Zatrudnienie w ramach stosunku pracy jest związane z licznymi obowiązkami dokumentacyjnymi po stronie pracodawcy. Dotyczy to wszystkich etapów zatrudnienia, w tym nawiązania stosunku pracy. Z tym etapem wiąże się m.in. wymóg przekazania pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia. … więcej o Wypełnianie informacji o warunkach zatrudnienia

Niektóre uprawnienia pracownicze, w tym większość uprawnień z tytułu rodzicielstwa i niektóre uprawnienia z zakresu czasu pracy, mają charakter wnioskowy. Aby zatem z nich skorzystać, zainteresowany pracownik musi złożyć odpowiedni wniosek, co wiąże się z dopełnieniem określonych wymogów formalnych. Wniosek pracownika może być wiążący lub niewiążący dla pracodawcy. Po jego otrzymaniu pracodawca jest zobowiązany przechowywać go w odpowiedniej części dokumentacji pracowniczej. … więcej o Składanie, rozpatrywanie i przechowywanie wniosków pracowniczych

Obowiązkiem pracodawcy jest założenie, a następnie prowadzenie akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej. Realizacja tego obowiązku następuje według zasad określonych w odpowiednim akcie wykonawczym. Nie wyklucza to jednak wątpliwości na gruncie praktycznego stosowania przepisów regulujących przechowywanie dokumentacji pracowniczej. … więcej o Gromadzenie dokumentów kadrowych w aktach osobowych

W związku z zatrudnieniem pracownika w ramach stosunku pracy, pracodawca jest zobowiązany założyć i prowadzić dokumentację pracowniczą. Wymaga to gromadzenia szeregu danych dotyczących pracownika, których źródłem są m.in. świadectwa pracy, kwestionariusze osobowe, świadectwa szkolne i inne dokumenty uzyskiwane przez pracodawcę. Wszystkie te dane muszą być przechowywane zgodnie z obowiązującym prawem. … więcej o Przechowywanie danych nadmiarowych w dokumentacji pracowniczej

W wielu zakładach przełom roku kalendarzowego to czas upływu terminowych umów o pracę i zawierania nowych umów. Do częstych przypadków należy nawiązywanie kolejnego stosunku pracy z tym samym pracownikiem, bezpośrednio po zakończeniu jego poprzedniej umowy o pracę. Pojawić się może wówczas pytanie o możliwość kontynuacji dotychczasowych akt pracowniczych. … więcej o Warunki kontynuacji akt osobowych

Od 1 stycznia 2019 r. gromadzenie dokumentów w aktach osobowych odbywa się na nowych zasadach. Wiele dokumentów – w porównaniu do poprzedniego stanu prawnego – zmieniło miejsce ich przechowywania. Nie oznacza to jednak konieczności porządkowania „starych” akt osobowych, założonych przed 1 stycznia 2019 r. i kontynuowanych po tym dniu. … więcej o Gromadzenie dokumentów w aktach osobowych założonych przed 1 stycznia 2019 r.

Świadectwo pracy jest jednym z podstawowych dokumentów potwierdzających zatrudnienie. Były pracownik przedstawia je następnemu pracodawcy lub odpowiedniemu urzędowi, stąd terminowe wystawienie świadectwa pracy należy do podstawowych obowiązków pracodawcy. Od 1 stycznia 2019 r. wraz ze świadectwem pracodawca wydaje pracownikowi również informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i możliwości jej odbioru po jego upływie. … więcej o Świadectwo pracy wraz z informacją

W dniu 1 stycznia 2019 r. weszła w życie ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Znowelizowała ona m.in. Kodeks pracy w zakresie formy tworzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Nowelizacja wprowadziła do szerokiego stosowania dokumenty pracownicze w postaci elektronicznej. Szczegółowe zasady prowadzenia e-dokumentacji określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. … więcej o Prowadzenie e-akt osobowych

Zdecydowana większość dokumentów pracowniczych jest tworzona i przechowywana w formie pisemnej. Mimo że w praktyce forma ta jest najczęściej używana, prawo pracy nie wyklucza też innych sposobów przechowywania dokumentów kadrowych czy składania oświadczeń woli w sprawach pracowniczych. W określonym zakresie możliwe jest stosowanie formy dokumentowej, a w jednostkowych przypadkach można przygotować dokument w postaci elektronicznej. Ta ostatnia forma tworzenia dokumentacji pracowniczej znajdzie szerokie zastosowanie od 1 stycznia 2019 r. … więcej o Elektronizacja dokumentacji pracowniczej

W okresie zatrudniania pracownika wytwarzana jest duża ilość dokumentów związanych z wykonywaniem pracy. Mają one różny charakter, różny jest też czas ich przechowywania. Za prowadzenie dokumentacji pracowniczej i jej przechowywanie w odpowiednich warunkach odpowiada pracodawca. To on musi zapewnić, aby była przetrzymywana przez odpowiednio długi okres. … więcej o Dokumentacja pracownicza w archiwum pracodawcy