Od 1 stycznia 2019 r. gromadzenie dokumentów w aktach osobowych odbywa się na nowych zasadach. Wiele dokumentów – w porównaniu do poprzedniego stanu prawnego – zmieniło miejsce ich przechowywania. Nie oznacza to jednak konieczności porządkowania „starych” akt osobowych, założonych przed 1 stycznia 2019 r. i kontynuowanych po tym dniu.

Zmiana lokalizacji od 1 stycznia 2019 r.

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest założenie i prowadzenie akt osobowych pracownika oraz pozostałej dokumentacji ze stosunku pracy (art. 94 pkt 9a K.p.). Realizacja tego obowiązku następuje na zasadach wynikających z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369), obowiązującego od 1 stycznia 2019 r. Zastąpiło ono poprzednie rozporządzenie dotyczące dokumentacji pracowniczej, tj. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894).

W porównaniu do poprzedniego rozporządzenia, nowy akt wykonawczy wprowadził istotne zmiany m.in. w zakresie prowadzenia i podziału akt osobowych. Od 1 stycznia 2019 r. powiększyły się one o jedną część (D), przeznaczoną do przechowywania dokumentacji związanej z wymierzeniem pracownikowi kary porządkowej lub dyscyplinarnej. Ponadto niektóre z dokumentów zmieniły swoją lokalizację, jak np. wnioski o zastosowanie indywidualnego rozkładu czasu pracy, które do 31 grudnia 2018 r. przechowywane były w części B akt osobowych, a od 1 stycznia br. powinny być gromadzone w ramach dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy.

Ten ostatni typ dokumentacji (poprzednio ograniczony do karty ewidencji czasu pracy) też uległ istotnym zmianom. Aktualne rozporządzenie dokumentacyjne znacznie rozbudowało kartę ewidencji czasu pracy, jak też pozostałą dokumentację dotyczącą ewidencji czasu pracy. Zostały też wyodrębnione inne rodzaje dokumentów, tj.: związane z udzielaniem urlopów wypoczynkowych, dokonywaniem wypłat wynagrodzenia za pracę oraz przydzielaniem odzieży i obuwia roboczego. Po zmianie przepisów od 1 stycznia 2019 r. pracodawca stanął więc przed koniecznością gromadzenia dokumentów pracowniczych według „nowego klucza”. Nie oznacza to jednak konieczności porządkowania akt osobowych założonych przed 1 stycznia br.

Części A, B i C akt osobowych mogą być podzielone na mniejsze wyodrębnione tematycznie, a w części D taki podział (ze względu na rodzaj wymierzonej kary) jest obligatoryjny.

Przechowywanie według daty

Obecne rozporządzenie dokumentacyjne zawiera przepisy przejściowe dotyczące prowadzenia akt osobowych pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. (§ 19-22 rozporządzenia). Wynika z nich, że w stosunku do dokumentacji pracowniczej przechowywanej w aktach osobowych:

• pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., których stosunek pracy trwał w tym dniu i która została zgromadzona do 31 grudnia 2018 r., pracodawca stosuje nowe rozporządzenie, z wyjątkiem § 2-6, które dotyczą m.in. prowadzenia akt osobowych; w tym zakresie pracodawca stosuje poprzednie rozporządzenie, przy czym może on (choć nie musi) dostosować akta do nowego rozporządzenia na zasadzie dobrowolności,
• pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., których stosunek pracy trwał w tym dniu i która jest gromadzona od tego dnia, stosuje się nowe rozporządzenie,
• pracowników, których stosunek pracy ustał przed 1 stycznia 2019 r., stosowane są przepisy poprzedniego rozporządzenia,
• pracowników zatrudnionych począwszy od 1 stycznia 2019 r. stosuje się nowe rozporządzenie.

Przepisy przejściowe odnoszą się też do ewidencji czasu pracy. Pozwalały one na stosowanie do zakresu karty ewidencji czasu pracy prowadzonej w dniu 1 stycznia 2019 r., przepisów poprzedniego rozporządzenia.

Biorąc pod uwagę przytoczone regulacje przejściowe, pracodawca, umieszczając w aktach osobowych dokument wytworzony od 1 stycznia 2019 r., powinien kierować się przepisami nowego rozporządzenia – odpowiednio do tego rozporządzenia umieszczając dokument we właściwej części akt osobowych lub w innej dokumentacji. Natomiast dokumenty wytworzone do 31 grudnia 2018 r. i umieszczone w aktach osobowych zgodnie z poprzednim rozporządzeniem, może pozostawić bez zmian, tj. w tej części akt osobowych, w której były dotychczas przechowywane. O lokalizacji dokumentu decyduje więc data jego wystawienia. Dla większej przejrzystości akt można jedynie rozważyć przedzielenie (w części A, B i C akt) dokumentacji gromadzonej na nowych zasadach od tej, która została wytworzona do końca grudnia 2018 r.

Nowa umowa i nowe akta

Omawiając tematykę związaną ze sposobem prowadzenia akt osobowych założonych przed 1 stycznia 2019 r. należy odnieść się do sytuacji, w której pracodawca zatrudnił pracownika przed 1 stycznia 2019 r. (ale po 31 grudnia 1998 r.), kontynuował jego zatrudnienie w dniu 1 stycznia br. i zakończył lub zakończy je w bieżącym roku. Jeżeli zatrudnił/zatrudni tego samego pracownika ponownie, bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej umowy, nie ma/nie będzie miał możliwości kontynuowania dotychczasowych akt pracowniczych. W uwagi na brak raportu informacyjnego musi założyć nowe akta osobowe (pisaliśmy o tym w GP nr 48 z 2019 r.). Możliwość kontynuowania „starych” akt osobowych nie dotyczy więc tej sytuacji.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 59 (1621) z dnia 2019-07-25

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.UrlopyPracownicze.pl