Świadectwo pracy jest jednym z podstawowych dokumentów potwierdzających zatrudnienie. Były pracownik przedstawia je następnemu pracodawcy lub odpowiedniemu urzędowi, stąd terminowe wystawienie świadectwa pracy należy do podstawowych obowiązków pracodawcy. Od 1 stycznia 2019 r. wraz ze świadectwem pracodawca wydaje pracownikowi również informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i możliwości jej odbioru po jego upływie.

Terminowe wydanie świadectwa

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. Wydanie świadectwa nie jest wymagane tylko w przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. W takiej sytuacji pracodawca wydaje świadectwo pracy za zakończony okres zatrudnienia wyłącznie na wniosek pracownika (art. 97 § 1¹ K.p.).

Pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika niezwłocznie – w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych jest to niemożliwe, w ciągu 7 dni od dnia ustania zatrudnienia przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub upoważnionej osobie za pośrednictwem poczty. Może też doręczyć je w inny sposób.

W świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i z ubezpieczenia społecznego. Szczegółowy wykaz tych informacji zawarty jest w § 2 ust. 1 rozporządzenia MRPiPS w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1289). Należy podkreślić, że wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się z pracownikiem. Pracodawca, który wbrew obowiązkowi nie wydaje pracownikowi świadectwa pracy, dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

Informacja razem ze świadectwem

Od 1 stycznia 2019 r. w Kodeksie pracy pojawił się nowy przepis – art. 94⁶ K.p. – dodany na mocy ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357). Stanowi on, że w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany wraz ze świadectwem pracy wydać pracownikowi informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w ww. okresie.

Wprowadzenie tej regulacji było konsekwencją innych zmian w przepisach, dotyczących skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 94 pkt 9b K.p., w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2019 r., pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej). Jeżeli w tym okresie pracodawca nawiązał stosunek pracy z tym samym pracownikiem, 10-letni okres przechowywania dokumentacji rozpoczyna się od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązał się lub wygasł ostatnio nawiązany stosunek pracy (art. 94⁵ K.p.). Przy czym trzeba nadmienić, że wskazany przepis znajduje bezpośrednie zastosowanie do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. Dla pracowników zatrudnionych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., okres przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy – chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników raportów informacyjnych (ZUS RIA) oraz raporty te faktycznie do ZUS złoży. Moim zdaniem obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 94⁶ K.p., nie dotyczy tej grupy zatrudnionych, jak też pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1998 r.

Pracodawca może przygotować informację o okresie przechowywania dokumentacji i terminie jej odbioru w postaci papierowej lub elektronicznej. Zgodnie z art. 94⁷ K.p. pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na jej odbiór przez byłego pracownika. W tym terminie, o ile dokumentacja nie zostanie już zniszczona, pracodawca może ją jeszcze wydać byłemu pracownikowi.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 6 (1568) z dnia 2019-01-21

Ubezpieczenia i świadczenia dla przedsiębiorców. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl