Pracownik zatrudniony w ramach stosunku pracy, jako tzw. pracownik etatowy, jest organizacyjnie podporządkowany swoim przełożonym. Podporządkowanie to przejawia się m.in. poprzez możliwość wymierzania pracownikowi kar porządkowych przewidzianych przez przepisy prawa pracy i w trybie określonym przez to prawo. Pracodawca nie może wykroczyć poza ustawowe regulacje dotyczące nakładania kar porządkowych, co dotyczy również kar dyscyplinarnych, wymierzanych w ramach odrębnego postępowania.

Kary porządkowe z Kodeksu

Zasady odpowiedzialności porządkowej, której podlega ogół pracowników zatrudnionych w ramach stosunku pracy, zostały uregulowane w Kodeksie pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.). Przewiduje on trzy rodzaje kar porządkowych.

Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bhp oraz przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy pracodawca może wymierzyć pracownikowi karę upomnienia (art. 108 § 1 Kodeksu pracy). Za te same przewinienia, choć różniące się co do wagi naruszenia, pracodawca może nałożyć karę nagany. Ponadto w określonych sytuacjach możliwe jest zastosowanie kary pieniężnej. Zgodnie z art. 108 § 2 K.p. może być ona wymierzona za:

• nieprzestrzeganie przepisów bhp lub przeciwpożarowych,
• opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia,
• stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu lub spożywanie alkoholu lub zażywanie środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy.

Wymierzenie kary pieniężnej obwarowane jest pewnymi ograniczeniami. Kara ta za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie może być wyższa od 1-dniowego wynagrodzenia pracownika, ustalanego według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy… (Dz. U. z 2017 r. poz. 927). Łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po ewentualnym dokonaniu potrąceń należności egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych oraz zaliczek pieniężnych. Dodatkowo po dokonaniu potrącenia kary pieniężnej pracownikowi musi pozostać kwota wolna, czyli 90% wynagrodzenia minimalnego, po odliczeniach składkowo-podatkowych (art. 87¹ § 1 pkt 3 K.p.).

Trzeba podkreślić, że za to samo przewinienie nie można jednocześnie ukarać pracownika karą porządkową, tj. upomnieniem lub naganą i karą pieniężną. Dopuszczalne jest natomiast wdrożenie przez pracodawcę, niezależnie od wymierzenia kary porządkowej, innych działań dyscyplinujących, np. nieprzyznanie lub obniżenie premii przysługującej pracownikowi.

Procedura nałożenia kary

Przy wymierzaniu kary z odpowiedzialności porządkowej pracodawca musi przestrzegać określonego trybu. Kara porządkowa nie może zostać wymierzona po upływie 2 tygodni od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o naruszeniu obowiązków przez pracownika i maksymalnie po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się przez pracownika tego uchybienia (art. 109 § 1 K.p.). Przed jej zastosowaniem pracodawca jest obowiązany wysłuchać pracownika. Jeżeli z powodu nieobecności w pracy pracownik nie może być wysłuchany, bieg 2-tygodniowego terminu na ukaranie nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy (art. 109 § 3 K.p.).

Regulacja zawarta w art. 109 § 3 K.p. dotyczy tylko 2-tygodniowego terminu na wysłuchanie pracownika, a nie 3-miesięcznego, maksymalnego terminu na wymierzenie kary. W konsekwencji, gdy nieobecność pracownika w pracy, uniemożliwiająca wysłuchanie go przez pracodawcę, będzie dłuższa niż 3 miesiące od dopuszczenia się danego naruszenia, pracodawca nie będzie mógł ukarać pracownika (przykład). O wymierzeniu kary porządkowej pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, wskazując rodzaj dokonanego naruszenia, datę dopuszczenia się go przez pracownika oraz informując go o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia.

Pracownik może w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu wnieść do pracodawcy sprzeciw. O uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej.

Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od jego wniesienia oznacza uwzględnienie go przez pracodawcę. Natomiast odrzucenie sprzeciwu przez pracodawcę powoduje, że pracownik w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia go o tym fakcie może wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej kary porządkowej.

Karę porządkową uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca może z własnej inicjatywy lub na wniosek zakładowej organizacji związkowej reprezentującej pracownika uznać karę za niebyłą, wcześniej niż przed upływem roku. Ponadto jest zobowiązany uznać karę za niebyłą po uchyleniu jej przez sąd pracy.

Uchybienia będące powodem wymierzenia kary porządkowej mogą być również przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę.

Przykładowe zawiadomienie o ukaraniu pracownika

Odrębna odpowiedzialność dyscyplinarna

Niektóre grupy pracowników podlegają odpowiedzialności dyscyplinarnej określonej w odrębnych przepisach.

Pracownicy zatrudnieni w samorządowej sferze budżetowej podlegają odpowiedzialności porządkowej na ogólnych zasadach wynikających z Kodeksu pracy. Natomiast urzędnicy państwowi mianowani ponoszą odpowiedzialność porządkową i dyscyplinarną na podstawie art. 34-37¹ ustawy o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1459 ze zm.). Odpowiedzialność porządkowa jest tu stosowana w przypadku przewinień mniejszej wagi, a karą porządkową jest wówczas upomnienie. Poważniejsze kary są wymierzane w ramach postępowania dyscyplinarnego, które przewiduje możliwość ukarania wspomnianego urzędnika karą:

• nagany,
• nagany z ostrzeżeniem,
• nagany z pozbawieniem możliwości awansowania przez okres do dwóch lat do wyższej grupy wynagrodzenia lub na wyższe stanowisko,
• przeniesienia na niższe stanowisko,
• wydalenia z pracy w urzędzie.

Upomnienia udziela kierownik urzędu. Natomiast w sprawach dyscyplinarnych orzekają komisje dyscyplinarne I i II instancji.

Postępowanie dyscyplinarne wobec mianowanego urzędnika państwowego nie może być wszczęte po upływie miesiąca od dnia uzyskania wiadomości o popełnieniu czynu uzasadniającego odpowiedzialność dyscyplinarną. Drugim terminem – wyznaczającym czasową granicę na ukaranie urzędnika, niezależnym od daty uzyskania informacji o jego przewinieniu – jest upływ roku od dnia jego popełnienia.

Jeśli z powodu nieobecności w pracy urzędnik nie ma możliwości złożenia wyjaśnień, bieg miesięcznego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się urzędnika do pracy. Jednak, gdy czyn zawiera znamiona przestępstwa, przedawnienie dyscyplinarne nie następuje wcześniej niż przedawnienie karne.

Karę dyscyplinarną, z wyjątkiem kary wydalenia z pracy w urzędzie, uważa się za niebyłą i wykreśla z akt po upływie 2 lat od uprawomocnienia się orzeczenia o ukaraniu. Przy czym komisja dyscyplinarna może na wniosek pracownika lub jego przełożonego uznać karę za niebyłą i zarządzić jej wykreślenie w terminie wcześniejszym.

Kary dyscyplinarne w korpusie

Osoby zatrudnione w korpusie służby cywilnej ponoszą odpowiedzialność dyscyplinarną na podstawie art. 113-131 ustawy o służbie cywilnej (Dz. U. z 2026 r. poz. 590). Ustawa ta określa katalog kar dyscyplinarnych, a o wymierzeniu kary decyduje komisja dyscyplinarna po przeprowadzeniu postępowania. Kary dyscyplinarne wobec urzędników służby cywilnej, tj. członków służby cywilnej zatrudnionych na podstawie mianowania, to:

• upomnienie lub nagana,
• pozbawienie możliwości awansowania przez okres dwóch lat na wyższy stopień służbowy,
• obniżenie wynagrodzenia zasadniczego, nie więcej niż o 25% przez okres do 6 miesięcy,
• obniżenie stopnia służbowego służby cywilnej,
• wydalenie ze służby cywilnej.

Kary dyscyplinarne dla osób zajmujących wyższe stanowiska w służbie cywilnej oraz dla pracowników służby cywilnej są takie same jak katalog kar dla urzędników tej służby (wskazany powyżej), z wyłączeniem jednak kary pozbawienia możliwości awansowania przez okres dwóch lat na wyższy stopień służbowy i kary obniżenia stopnia służbowego służby cywilnej.

Postępowanie dyscyplinarne w służbie cywilnej nie może być wszczęte po upływie trzech miesięcy od dnia powzięcia przez dyrektora generalnego urzędu wiadomości o naruszeniu obowiązków członka korpusu służby cywilnej ani po upływie dwóch lat od popełnienia tego czynu. W przypadku gdy członek korpusu służby cywilnej z powodu nieobecności w pracy nie ma możliwości złożenia wyjaśnień, bieg 3-miesięcznego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia jego stawienia się w pracy. Członka korpusu nie można pociągnąć do odpowiedzialności dyscyplinarnej, o ile od czasu popełnienia przewinienia minęły 4 lata. Jednak, gdy czyn zawiera znamiona przestępstwa, przedawnienie następuje nie wcześniej niż przedawnienie przewidziane w przepisach Kodeksu karnego.

Odpowiedzialność nauczycieli

Nauczyciele podlegający przepisom Karty Nauczyciela (Dz. U. z 2026 r. poz. 515) ponoszą odpowiedzialność porządkową i dyscyplinarną zgodnie z art. 75-85z Karty Nauczyciela. Kary dyscyplinarne dla nauczycieli to:

• nagana z ostrzeżeniem,
• zwolnienie z pracy,
• zwolnienie z pracy z zakazem przyjmowania ukaranego do pracy w zawodzie nauczyciela w okresie 3 lat od ukarania,
• wydalenie z zawodu nauczyciela.

Natomiast za uchybienia przeciwko porządkowi pracy, w rozumieniu art. 108 K.p., wymierza się nauczycielom kary porządkowe zgodnie z Kodeksem pracy. Z tym że kar porządkowych nie wymierza się w razie popełnienia czynu naruszającego prawa i dobro dziecka.

Gazeta Podatkowa nr 58 (2350) z dnia 2026-07-20

Poradnik pracodawcy w zakresie BHP. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl