Popularną formą pomocy socjalnej w okresie letnim jest dofinansowanie różnych form letniego wypoczynku pracowników czy innych osób uprawnionych. U wielu pracodawców środki na działalność socjalną pochodzą z ZFŚS, niekiedy też świadczenia socjalne finansowane są ze środków obrotowych. Zarówno w jednym, jak i w drugim przypadku swoboda pracodawcy w przyznawaniu świadczeń jest ograniczona przez przepisy.

Dopłaty urlopowe z ZFŚS

Celem prowadzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest wsparcie socjalne pracowników i innych osób uprawnionych, z uwzględnieniem ich sytuacji materialno-bytowej. Środki Funduszu są przeznaczone na finansowanie m.in. różnych form wypoczynku. Pracodawca może dofinansować ze środków ZFŚS tego rodzaju aktywności, jeżeli przewidział dopłaty do określonej formy wypoczynku w regulaminie ZFŚS. W tym akcie prawnym powinny być określone zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń z Funduszu w danym zakładzie oraz przeznaczenie jego środków na poszczególne cele socjalne.

To, co jest ważne przy formułowaniu określonych zapisów regulaminowych, to konieczność przestrzegania przepisów ustawowych dotyczących działalności socjalnej, m.in. ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288 ze zm.). Postanowienia regulaminowe nie mogą naruszać zasad wynikających z tych przepisów, wśród których najważniejszą jest zasada udzielania ulgowych świadczeń socjalnych z uwzględnieniem tzw. kryterium socjalnego (patrz ramka). Wprowadza je art. 8 ustawy o ZFŚS, który stanowi, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Trzeba jednak nadmienić, że socjalne kryteria przyznawania ulgowych świadczeń i usług nie mają zastosowania do innych sposobów wydatkowania Funduszu (np. na organizację imprez integracyjnych czy pikników sportowo-rekreacyjnych), które na mocy regulaminu Funduszu może charakteryzować dostępność na równych prawach.

Pracodawca, konstruując poszczególne zapisy regulaminu ZFŚS, musi mieć też na uwadze, że regulamin ten nie może przyznawać prawa do konkretnych świadczeń socjalnych określonym osobom lub grupom osób uprawnionych. Świadczenia socjalne z ZFŚS mają bowiem charakter uznaniowy.

Kryteria niezgodne z ustawą

Jak już wspomniano, pracodawca nie może w regulaminie ZFŚS modyfikować regulacji ustawowych na niekorzyść osób uprawnionych czy też pomijać kryterium socjalnego przy określaniu warunków przyznawania ulgowych świadczeń. Ograniczenia w dostępie do świadczeń z Funduszu mogą wynikać jedynie z sytuacji socjalno-bytowej pracownika. W świetle tego kryterium niezgodny z ustawą o ZFŚS może być np. zapis o tym, że dopłaty urlopowe mogą otrzymać wyłącznie pracownicy o określonym stażu zakładowym.

W przypadku dopłat urlopowych z ZFŚS bardzo często spotykanym w praktyce rozwiązaniem jest powiązanie możliwości otrzymania dopłaty od wykorzystania – w przypadku pracownika – urlopu wypoczynkowego o określonej długości. W kontekście tego wymogu warto wspomnieć, że nie jest on ustawowym warunkiem przyznania dofinansowania wypoczynku. Jeżeli jednak pracodawca wprowadzi taki wymóg, nie powinien w regulaminie ZFŚS uzależniać dopłaty od skorzystania przez pracownika tylko z bieżącego lub, w zależności od zapisów regulaminowych, zaległego urlopu. Takie stanowisko zajęła Państwowa Inspekcja Pracy w odpowiedzi na pytanie dostępnej na stronie pip.gov.pl, wskazując, że: „(…) W praktyce regulaminy (ZFŚS – przyp. red.) często przewidują warunek wykorzystania określonej liczby dni nieprzerwanego urlopu, np. 14 kolejnych dni kalendarzowych wypoczynku, co – co do zasady – jest dopuszczalne i odpowiada funkcji regeneracyjnej świadczenia. Wątpliwości pojawiają się jednak wtedy, gdy regulamin przewiduje, że dopłata przysługuje wyłącznie za wykorzystanie urlopu bieżącego, z wyłączeniem urlopu zaległego. Takie ograniczenie nie wynika z przepisów prawa pracy ani ustawy o ZFŚS. (…)”.

Świadczenie urlopowe bez kryterium socjalnego

Drugim często spotykanym świadczeniem socjalnym związanym z wypoczynkiem pracownika jest świadczenie urlopowe. Mimo że przepisy dotyczące tego świadczenia znajdują się w ustawie o ZFŚS, jest ono wypłacane ze środków obrotowych pracodawcy.

Zgodnie z art. 3 ust. 5 ustawy o ZFŚS wspomniane świadczenie przysługuje raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Przy przyznawaniu świadczenia urlopowego pracodawca nie jest zobowiązany do stosowania kryterium socjalnego, co jest podstawową różnicą w porównaniu do świadczeń związanych z urlopem, wypłacanych ze środków ZFŚS. Świadczenie urlopowe nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego ustalanego stosownie do rodzaju zatrudnienia. Jego wysokość, z zastrzeżeniem świadczenia wypłacanego pracownikom młodocianym, ustala się proporcjonalnie do wymiaru etatu pracownika – w przeciwieństwie do dopłat urlopowych wypłacanych z ZFŚS.

Gazeta Podatkowa nr 57 (2349) z dnia 2026-07-16

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.Czas-Pracy.pl