Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczenia chorobowego należnego pracownikowi uwzględnia się, oprócz wynagrodzenia zasadniczego, także inne składniki wynagrodzenia, w tym m.in. premie, nagrody oraz dodatki, wypłacone nie tylko za okresy miesięczne, ale i dłuższe niż miesiąc, np. kwartalne, roczne. Przy czym są one brane pod uwagę tylko wówczas, gdy pracownik nie zachowuje do nich prawa w okresie pobierania danego świadczenia.

Wynagrodzenie stanowiące podstawę świadczenia

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego pracownikowi, co do zasady, stanowi:

• przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone mu za okres 12 lub pełnych miesięcy kalendarzowych zatrudnienia poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy albo
• wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby pracował pełny miesiąc kalendarzowy.

Przez wynagrodzenie należy tu rozumieć przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz ubezpieczenie chorobowe.

Natomiast wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby pracował pełny miesiąc kalendarzowy, ustala się poprzez przyjęcie:

• wynagrodzenia miesięcznego określonego w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy, po odliczeniu wartości odpowiadającej zasadniczo 13,71% – jeśli wynagrodzenie przysługuje w stałej miesięcznej wysokości,
• wynagrodzenia miesięcznego obliczonego przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze (po odliczeniu wartości potrąconych składek) przez liczbę dni przepracowanych i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w tym miesiącu – jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie zmienne i przepracował choćby 1 dzień,
• kwoty zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości, wypłaconej za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (po pomniejszeniu o wartość potrąconych składek), pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku pracy u pracodawcy, u którego przysługuje zasiłek chorobowy – gdy pracownik z wynagrodzeniem zmiennym nie osiągnął żadnego wynagrodzenia albo
• odpowiedniej dla wymiaru świadczonej przez pracownika pracy najniższej podstawy wymiaru zasiłku – o ile nie można ustalić jego wynagrodzenia w żaden z powyższych sposobów.

Kwestie te regulują art. 36 ust. 1 i ust. 2 oraz art. 37 z uwzględnieniem art. 3 pkt 3 i art. 45 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2025 r. poz. 501 ze zm.), zwanej ustawą zasiłkową.

Inne świadczenia

Przedstawione zasady ustalania podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, za sprawą:

• art. 92 § 2 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.),
• art. 47 ustawy zasiłkowej oraz
• art. 7 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1644),

mają zastosowanie odpowiednio do: wynagrodzenia chorobowego, zasiłku opiekuńczego, zasiłku macierzyńskiego/w wysokości zasiłku macierzyńskiego oraz zasiłku wyrównawczego i świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia chorobowego, a także zasiłku chorobowego, zasiłku wyrównawczego i świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia wypadkowego.

Przy czym należy mieć na względzie, iż podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo była ona krótsza niż miesiąc kalendarzowy, chyba że w międzyczasie nastąpiła zmiana umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, polegająca na zmianie wymiaru czasu pracy (w takim przypadku bowiem podstawę wymiaru zasiłku stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy).

Mowa o tym w art. 43 i art. 40 ustawy zasiłkowej.

Pozostałe składniki wynagrodzenia

Przy ustalaniu podstawy zasiłku uwzględnia się nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale i inne oskładkowane składniki wynagrodzenia, z pominięciem tych wymienionych w art. 41 ustawy zasiłkowej, tj.:

• do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, gdy są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku, oraz
• przysługujących w myśl umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, tylko do określonego terminu albo, których wypłaty zaprzestano na podstawie układu zbiorowego pracy lub przepisów o wynagradzaniu – nie uwzględnia się ich przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku należnego za okres przypadający po terminie zaprzestania ich wypłaty.

Z tym że, jak precyzuje organ rentowy w swoim komentarzu do ustawy zasiłkowej, dostępnym na stronie www.zus.pl, w razie braku postanowień o zachowywaniu prawa do danego składnika wynagrodzenia za okres pobierania zasiłku:

• należy uznać, że składnik wynagrodzenia nie przysługuje za okres pobierania zasiłku i powinien być przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, ale
• jeśli pracodawca udokumentuje, że składnik wynagrodzenia jest pracownikowi wypłacany za okres pobierania zasiłku – składnika tego nie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku.

Składniki nie tylko miesięczne

Poszczególne składniki wynagrodzenia, uwzględniane w podstawie zasiłku, w tym premie i nagrody, często przyznawane są pracownikom za okresy dłuższe niż miesiąc.

O ile te przysługujące za okresy miesięczne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia tej podstawy, to w przypadku takich składników wynagrodzenia przysługujących za okresy:

• kwartalne – wlicza się je do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc powstania niezdolności do pracy/prawa do świadczenia,
• roczne – podlegają doliczeniu do podstawy wymiaru zasiłku w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc powstania niezdolności do pracy/prawa do świadczenia,
• inne niż ww. – stosuje się odpowiednio powyższe reguły.

Regułę tę, określoną w art. 42 ustawy zasiłkowej, nieco rozwija sam ZUS w swoim komentarzu do tej ustawy, choć nie zawsze w zakresie, który pozwala płatnikom składek uprawnionym do wypłaty zasiłków na rozwianie wszystkich wątpliwości dotyczących uwzględniania danego składnika wynagrodzenia.

Wyjaśnianie wątpliwości

Dla przykładu, dany składnik roczny może być obliczany z uwzględnieniem różnych składników wynagrodzenia. Otóż w jednej z firm kwota wyrównania dodatku stażowego została uwzględniona w podstawie wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego wypłaconego za 2025 r. Firma miała wątpliwości, w jaki sposób uwzględnić ten składnik roczny w podstawie wymiaru zasiłku należnego w 2026 r. O ich wyjaśnienie nasze Wydawnictwo zwróciło się do ZUS. Organ rentowy w odpowiedziach z dnia 11 i z dnia 13 lutego oraz z dnia 11 marca 2026 r. (patrz ramka) wskazał, iż z dodatkowego wynagrodzenia rocznego należy wyłączyć składniki, które nie są wliczane do podstawy wymiaru zasiłku.

Jest to zaskakujące i dość kontrowersyjne stanowisko ZUS, biorąc pod uwagę fakt, iż sama trzynastka (w tym z uwzględnianym dodatkiem stażowym) podlega zmniejszeniu za okres nieobecności w pracy.

Ponadto ustawa zasiłkowa ani nawet sam organ rentowy w swoim komentarzu do tej ustawy, czy choćby w innej publikacji na stronie www.zus.pl, nie przewidują analizowania we wskazany w odpowiedzi na pytanie naszego Wydawnictwa sposób składników wynagrodzenia wchodzących w skład premii rocznej i ich ewentualnego wyłączania przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku. Do tej pory, ustalając podstawę wymiaru zasiłku chorobowego, przyjmowano do niej wynagrodzenie roczne bez badania, jakie składniki zostały uwzględnione w podstawie tego wynagrodzenia. Istotne było jedynie to, czy wynagrodzenie roczne jako składnik wynagrodzenia jest zmniejszane (np. proporcjonalnie) za okresy pobierania świadczeń chorobowych. Jeśli tak – podlegało ono wliczeniu do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w pełnej wysokości (po ewentualnym uzupełnieniu). Taki tryb postępowania, zgodnie z sygnałami od naszych Czytelników, nie był kwestionowany przez inspektorów kontroli ZUS.

Dlatego też rekomenduję występowanie przez płatników składek w konkretnych (wątpliwych w tym zakresie) sprawach o zajęcie stanowiska lub wydania stosownej decyzji przez ZUS.

Gazeta Podatkowa nr 42 (2334) z dnia 2026-05-25

Otrzymane aporty według ustawy o rachunkowości i standardów międzynarodowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl