Przepisy Kodeksu pracy wyraźnie określają jakich danych może żądać pracodawca na etapie zatrudnienia od kandydata do pracy. Katalog tych danych uległ zmianom już po wejściu w życie unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). Pracodawca może przetwarzać również inne dane kandydatów do pracy, jeśli zezwala mu na to przepis prawa, a także gdy zgodę na takie przetwarzanie wyrazi sam kandydat.
Regulacje unijne…
Motyw 155 preambuły do RODO stanowi, że w prawie państwa członkowskiego lub w porozumieniach zbiorowych, w tym w zakładowych porozumieniach z przedstawicielami pracowników, mogą być przewidziane przepisy szczegółowe o przetwarzaniu danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem. W szczególności chodzi tu o warunki, na których dane osobowe w związku z zatrudnieniem można przetwarzać za zgodą pracownika do celów procedury rekrutacyjnej, wykonywania umowy o pracę, w tym wykonywania obowiązków określonych w przepisach lub w porozumieniach zbiorowych, zarządzania, planowania i organizacji pracy, równości i różnorodności w miejscu pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy, a także do celów indywidualnego lub zbiorowego wykonywania praw i korzystania ze świadczeń związanych z zatrudnieniem oraz do celów zakończenia stosunku pracy. Potwierdzenie tej reguły znajduje się w art. 88 ust. 1 RODO. Stanowi on, że państwa członkowskie mogą zawrzeć w swoich przepisach lub w porozumieniach zbiorowych bardziej szczegółowe przepisy mające zapewnić ochronę praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem, w szczególności do celów rekrutacji i wykonania umowy o pracę. Każde państwo członkowskie było zobowiązane do powiadomienia Komisji Europejskiej o przepisach przyjętych na podstawie art. 88 ust. 1 RODO. Musi też niezwłocznie informować o każdej zmianie tych przepisów. Polskie przepisy dotyczące tych regulacji znajdują się w Kodeksie pracy.
…i krajowe
Katalog danych, których pracodawca może żądać od kandydata do pracy, w celu podjęcia działań zmierzających do zawarcia z nim umowy, określa art. 221 § 1 Kodeksu pracy. W związku z tym, iż jest to dopiero proces rekrutacji, do zawarcia umowy o pracę wcale nie musi ostatecznie dojść.
Katalog ten obejmuje:
- imię (imiona) i nazwisko,
- datę urodzenia,
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
- wykształcenie,
- kwalifikacje zawodowe,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Dane dotyczące wykształcenia kandydata do pracy, jego kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia muszą być przekazane pracodawcy tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Warto w tym miejscu przytoczyć wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 stycznia 2017 r., sygn. akt I PK 25/16, w którym sąd stwierdził, że przepis art. 221 § 1 pkt 6 K.p. mówi o przebiegu zatrudnienia, a nie pracy. Pojęcie to należy rozumieć szeroko, nie jako jedynie zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, ale również jako zatrudnienie na podstawie umów cywilnoprawnych (umów zlecenia, o dzieło itp.).
Trzeba zwrócić uwagę, iż w wyniku nowelizacji Kodeksu pracy, wprowadzonej przez tzw. ustawę wdrażającą RODO, podawane uprzednio miejsce zamieszkania kandydata do pracy zamieniono na dane kontaktowe wskazane przez kandydata, mając na uwadze przede wszystkim względy praktyczne. Na etapie rekrutacji pracownika pracodawca nie musi przetwarzać informacji o miejscu zamieszkania tej osoby, potrzebuje jedynie danych zapewniających mu kontakt z nią. Za wystarczający może być uznany kontakt telefoniczny lub e-mail.
Brak zgody kandydata na przekazanie jego danych nie może być podstawą niekorzystnego traktowania go, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia.
Zgoda kandydata do pracy na przetwarzanie jego danych osobowych nie jest potrzebna, gdy chodzi o zakres danych wynikających z art. 221 K.p., bowiem w procesie rekrutacyjnym uprawnienie do przetwarzania danych osobowych wynika z tego przepisu. Zakres tych danych jest szeroki i jednocześnie powinien być wystarczający do oceny kwalifikacji kandydata do zatrudnienia. Kandydat nie ma obowiązku udostępniania wobec rekrutującego innych (poza wymienionymi w art. 221 K.p.) danych, a jeśli podaje pracodawcy dane ograniczone co do zakresu przepisem z art. 221 K.p. – nie ma obowiązku wyrażać odrębnej zgody na ich przetwarzanie, a pracodawca takiej zgody nie powinien żądać (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 17 października 2018 r., sygn. akt II PK 178/17).
Inne podstawy przetwarzania
Opisane zasady nie oznaczają, że pracodawca nie może żądać od kandydata do pracy innych danych osobowych niż te wymienione w art. 221 Kodeksu pracy. Pracodawca może bowiem zażądać podania innych danych osobowych, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Przykładowo, pracodawca nie może domagać się danych dotyczących ewentualnej ciąży pracownicy, jednak wyjątkowo jest to dopuszczalne, gdy chodzi o zatrudnienie przy pracy wzbronionej pracownicom ciężarnym. Może się też zdarzyć, że osoba kandydująca na konkretne stanowisko będzie musiała spełnić pewne określone prawem wymogi, np. wymóg dotyczący niekaralności i wówczas pracodawca będzie uprawniony do pozyskania informacji o niej w tym zakresie.
Na przekazanie swoich danych osobowych kandydat na pracownika może również wyrazić zgodę. Przy czym na podstawie zgody nie mogą być przetwarzane dane dotyczące wyroków i skazań (ich przetwarzanie może dopuszczać tylko przepis prawa).
Natomiast do przetwarzania danych szczególnych kategorii (inaczej wrażliwych np. o stanie zdrowia) określonych w art. 9 ust. 1 RODO może dojść wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.)
autor: Marta Stefanowicz – Wasilewska
Gazeta Podatkowa nr 85 (1647) z dnia 2019-10-24
GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.VademecumKsiegowego.pl
