www.gazetapodatkowa.pl - podatki, rachunkowość, prawo pracy, składki, zasiłki, emerytury, księgowośćW przypadku ustania zatrudnienia pracodawca ma kilka obowiązków do wypełnienia wobec pracownika. Jednym z nich jest rozliczenie należnego pracownikowi urlopu wypoczynkowego. W sytuacji gdy taki urlop nie zostanie wykorzystany przez pracownika w naturze, za pozostałe dni urlopu należy wypłacić ekwiwalent pieniężny.

Metodyka obliczania

Pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 171 § 1 K.p.). Ekwiwalent ten powinien zostać wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia. Oblicza się go zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu… (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.). I tak, składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia do niego prawa. Z kolei składniki przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem stałych miesięcznych, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, przyjmuje się w średniej wysokości z tego okresu. Ostatnią grupę składników, czyli przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, wlicza się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.

Dopełnienie podstawy

Pracownikowi, który otrzymuje składniki zmienne (za okresy miesięczne, a także i dłuższe) i nie przepracuje w pełni okresu przyjmowanego do podstawy ekwiwalentu, należy tę podstawę dopełnić. Przyczynami, które wpływają na konieczność dopełnienia podstawy ekwiwalentu, jest np. nieobecność w pracy z powodu korzystania z urlopu czy choroby. Dopełnienie to polega na tym, że wynagrodzenie faktycznie wypłacone pracownikowi w okresie 3 lub 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (§ 16 ust. 2 wymienionego rozporządzenia). Wystarczy więc, że w jednym z miesięcy przyjmowanych do podstawy ekwiwalentu za urlop pracownik z powyższych powodów będzie nieobecny w pracy, aby pracodawca był obowiązany dopełnić podstawę ekwiwalentu. Przy czym przeliczenia dokonuje się za cały okres przyjmowany do podstawy, a nie za poszczególne miesiące wchodzące w jego skład (przykład 1).

Obliczanie ekwiwalentu

Ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się:

  • dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik urlopowy,
  • dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie,
  • mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika urlopowego dla pracownika pełnoetatowego obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy niepełnoetatowca (przykład 2). Skorygowanie wysokości współczynnika ma istotne znaczenie, w przeciwnym przypadku ekwiwalent urlopowy może mieć zaniżoną wartość.

Przykład 1

Z dniem 31 lipca 2020 r. pracownik rozwiąże umowę o pracę zawartą na pełny etat. Pracownik świadczy pracę od poniedziałku do piątku po 8 godzin na dobę. Pozostało mu 10 dni (80 godz.) niewykorzystanego urlopu. Pracownikowi przysługuje stałe miesięczne wynagrodzenie w kwocie 4.200 zł, dodatki nocne i zmienna miesięczna premia regulaminowa. Przez cały czerwiec 2020 r. pracownik przebywał na urlopie, a w maju 2020 r. przez 15 dni był chory. Do podstawy ekwiwalentu należy przyjąć składniki zmienne miesięczne z marca, kwietnia i maja 2020 r. (czerwiec 2020 r. należy pominąć, gdyż pracownik przez cały miesiąc był na urlopie). W okresie przyjmowanym do podstawy ekwiwalentu pracownik otrzymał premie i dodatki nocne odpowiednio: za marzec 2020 r. – 300 zł i 118 zł, za kwiecień 2020 r. – 200 zł i 74,40 zł oraz za maj 2020 r. – 100 zł i 52 zł. Pracownik przepracował cały marzec 2020 r. (22 dni) oraz kwiecień 2020 r. (21 dni), w maju 2020 r. przepracował 10 dni, a przez 15 dni był chory. Ustalenie wysokości ekwiwalentu za urlop:

(300 zł + 118 zł + 200 zł + 74,40 zł + 100 zł + 52 zł) : (22 dni + 21 dni + 10 dni) = 15,93 zł,
15,93 zł × (22 dni + 21 dni + 20 dni) = 1.003,59 zł,
1.003,59 zł : 3 = 334,53 zł,
(4.200 zł + 334,53 zł) : 21,08 (współczynnik urlopowy za 2020 r.) = 215,11 zł,
215,11 zł : 8 = 26,89 zł,
26,89 zł × 80 godz. = 2.151,20 zł.


Przykład 2

Z ostatnim dniem lipca 2020 r. pracownik zatrudniony na 4/5 etatu przechodzi na emeryturę i rozwiązuje umowę o pracę. Pozostało mu 8 dni (64 godz.) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie zasadnicze wynoszące 25 zł na godzinę oraz zmienna premia. W kwietniu 2020 r. pracownik otrzymał łącznie z premią 4.032 zł, w maju 2020 r. – 3.840 zł i w czerwcu 2020 r. – 3.696 zł. Obliczenie ekwiwalentu należnego pracownikowi za 8 dni (64 godz.) niewykorzystanego urlopu:

(4.032 zł + 3.840 zł + 3.696 zł) : 3 = 3.856 zł,
3.856 zł : 16,86 (współczynnik urlopowy obowiązujący w 2020 r. dla 4/5 etatu, tj. 21,08 × 4/5 etatu) = 228,71 zł,
228,71 zł : 8 (norma dobowa) = 28,59 zł,
28,59 zł × 64 godz. = 1.829,76 zł.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.)

autor: Ewa Madejek
Gazeta Podatkowa nr 58 (1724) z dnia 2020-07-20

Dokumentacja pracownicza po zmianach. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>