W przypadku ustania zatrudnienia pracodawca ma kilka obowiązków do wypełnienia wobec pracownika. Jednym z nich jest rozliczenie należnego pracownikowi urlopu wypoczynkowego. W sytuacji gdy taki urlop nie zostanie wykorzystany przez pracownika w naturze, za pozostałe dni urlopu należy wypłacić ekwiwalent pieniężny.

Metodyka obliczania

Pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 171 § 1 K.p.). Ekwiwalent ten powinien zostać wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia. Oblicza się go zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu… (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.). I tak, składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia do niego prawa. Z kolei składniki przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem stałych miesięcznych, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, przyjmuje się w średniej wysokości z tego okresu. Ostatnią grupę składników, czyli przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, wlicza się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.

Dopełnienie podstawy

Pracownikowi, który otrzymuje składniki zmienne (za okresy miesięczne, a także i dłuższe) i nie przepracuje w pełni okresu przyjmowanego do podstawy ekwiwalentu, należy tę podstawę dopełnić. Przyczynami, które wpływają na konieczność dopełnienia podstawy ekwiwalentu, jest np. nieobecność w pracy z powodu korzystania z urlopu czy choroby. Dopełnienie to polega na tym, że wynagrodzenie faktycznie wypłacone pracownikowi w okresie 3 lub 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (§ 16 ust. 2 wymienionego rozporządzenia). Wystarczy więc, że w jednym z miesięcy przyjmowanych do podstawy ekwiwalentu za urlop pracownik z powyższych powodów będzie nieobecny w pracy, aby pracodawca był obowiązany dopełnić podstawę ekwiwalentu. Przy czym przeliczenia dokonuje się za cały okres przyjmowany do podstawy, a nie za poszczególne miesiące wchodzące w jego skład (przykład 1).

Obliczanie ekwiwalentu

Ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się:

• dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik urlopowy,
• dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie,
• mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika urlopowego dla pracownika pełnoetatowego obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy niepełnoetatowca (przykład 2). Skorygowanie wysokości współczynnika ma istotne znaczenie, w przeciwnym przypadku ekwiwalent urlopowy może mieć zaniżoną wartość.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.)

autor: Ewa Madejek
Gazeta Podatkowa nr 58 (1724) z dnia 2020-07-20

Dokumentacja pracownicza po zmianach. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl