Podatnik, który kończy używać kasę rejestrującą np. z powodu likwidacji działalności, musi pamiętać o dopełnieniu obowiązków związanych z zakończeniem jej pracy. Jest on bowiem zobowiązany dokonać, z chwilą zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym, odczytu jej pamięci oraz jej wyrejestrowania. Przy czym przy niektórych czynnościach musi uczestniczyć serwisant kasy oraz pracownik właściwego miejscowo urzędu skarbowego.

Obowiązki podatnika

Czynności, jakich podatnik powinien dokonać w związku z zakończeniem przez kasę pracy w trybie fiskalnym, wskazano w § 15 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.

Jak wynika z tego przepisu, w przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik:

1) wykonuje raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny),

2) składa w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia,

3) składa wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego,

4) dokonuje przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego.

Odczyt zawartości pamięci fiskalnej kasy powinien być zakończony protokołem z tej czynności sporządzonym przez pracownika urzędu skarbowego. Załącznik do protokołu stanowi raport rozliczeniowy. Wzór protokołu zawarty został w załączniku nr 4 do rozporządzenia.

W przypadku gdy serwisant kas dokonując odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy stwierdzi brak możliwości tego odczytu, przesyła niezwłocznie kasę do podmiotu prowadzącego serwis główny w celu dokonania odczytu. W tym przypadku podmiot prowadzący serwis główny dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy i sporządza protokół z tej czynności. Jednak gdy podmiot prowadzący serwis główny stwierdzi brak możliwości odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy, w protokole określa przyczyny tej okoliczności.

Protokół ten sporządza i podpisuje podmiot prowadzący serwis główny. Protokół musi być sporządzony czytelnie i opatrzony podpisem uprawnionego pracownika i pieczęcią podmiotu prowadzącego serwis główny. Oryginał protokołu przesyła się w terminie 7 dni od dnia jego sporządzenia do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego, a kopię protokołu do podatnika.

Natomiast w przypadku, gdy podmiot prowadzący serwis główny stwierdził brak możliwości odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy i w protokole określił przyczyny tej okoliczności, kopię tego protokołu przesyła do Prezesa Głównego Urzędu Miar.

Dokonanie odczytu pamięci kasy

Jak wskazano wcześniej, w przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik składa – w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym – wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy. We wniosku tym powinny zostać zawarte m.in.:

• dane podatnika,
• numery kasy fiskalnej: unikatowy, fabryczny, ewidencyjny,
• data fiskalizacji kasy, oraz
• adres, pod którym kasa była zainstalowana.

Ponadto we wniosku tym podatnik oświadcza czy korzystał z odliczenia ulgi z tytułu nabycia kasy fiskalnej oraz czy kasa nie była używana krócej niż trzy lata, co powodowałoby konieczność zwrotu ulgi, z jakiej skorzystał przy zakupie kasy.

Wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji

Kolejną czynnością, którą podatnik kończący użytkowanie kasy fiskalnej musi wykonać, jest złożenie wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego. Minister Finansów nie określił w drodze rozporządzenia ogólnego wzoru tego wniosku. Oznacza to, że może on być sporządzony w dowolnej formie. Niektóre organy podatkowe publikują na swoich stronach internetowych gotowy wzór tego wniosku (np. Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Katowicach). Wniosek ten powinien zawierać następujące informacje:

a) nazwę, adres, NIP podatnika,

b) dane kasy rejestrującej zgłaszanej do wyrejestrowania, w szczególności jej numer ewidencyjny.

Odczytanie zawartości pamięci kasy fiskalnej

Zakończenie używania kasy fiskalnej wymaga następnie dokonania odczytu zawartości jej pamięci. Odczyt zawartości pamięci fiskalnej kasy rejestrującej dokonywany jest w miejscu instalacji kasy lub w urzędzie skarbowym w obecności podatnika, serwisanta oraz pracownika urzędu skarbowego, w terminie przez nich uzgodnionym.

Podatnik dokonuje przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości jej pamięci fiskalnej przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres jej pracy. Ponadto czynności tej dokonuje się w obecności pracownika urzędu skarbowego. Odczyt powinien być zakończony protokołem sporządzonym przez tego pracownika. Protokół ten sporządzany jest w trzech egzemplarzach, które podpisuje i otrzymuje podatnik, serwisant i pracownik urzędu skarbowego. Wzór protokołu z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy rejestrującej stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.

Zwrot ulgi z tytułu zakupu kasy

Czynni podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania. Wynika to z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT.

Przy czym należy podkreślić, że w pewnych okolicznościach podatnik może utracić prawo do ulgi i w związku z tym zobowiązany będzie do jej zwrotu. Jak wskazano bowiem w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania lub nie dokonają w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis. Jest tak również w przypadku naruszenia warunków związanych z odliczeniem tych kwot, określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących.

Zdarzenia powodujące obowiązek zwrotu omawianej ulgi wymieniono w § 6 ust. 1 tego rozporządzenia. Wśród nich wskazano m.in.:

• zaprzestanie działalności,
• otwarcie likwidacji,
• ogłoszenie upadłości,
• sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału), w sytuacji gdy następca prawny nie będzie dokonywał sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Obowiązek zwrotu otrzymanych kwot dotyczy tylko tych kas, z którymi związane są zdarzenia, o których mowa w art. 111 ust. 6 ustawy oraz w przypadkach wymienionych w § 6 ust. 1 pkt 4 i 5 rozporządzenia, np. sprzedaż przedsiębiorstwa.

Czynny podatnik VAT zwrotu ulgi powinien dokonać w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po:

a) miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu, jeżeli podatnik rozlicza podatek za okresy miesięczne,

b) kwartale, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu, jeżeli podatnik rozlicza podatek za okresy kwartalne.

Natomiast podatnicy zwolnieni z VAT zwrotu ulgi powinni dokonać nie później niż do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.

Przykład W dniu 31 października 2015 r. podatnik zlikwidował działalność gospodarczą. Sprzedaż ewidencjonował przy użyciu kasy rejestrującej. W związku z tą likwidacją, w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym, podatnik ma obowiązek do złożenia do właściwego urzędu skarbowego wniosku o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej. Podatnik musi złożyć także wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego. Omawiane wnioski wypełni następująco:

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 363)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27.12.2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 163)

autor: Aleksandra Węgielska
Gazeta Podatkowa nr 89 (1234) z dnia 2015-11-05

Zasady dokonywania korekt w księgach rachunkowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl