Zwolnienia okolicznościowe, zwane potocznie urlopami okolicznościowymi, są udzielane w związku z określonymi przez przepisy zdarzeniami rodzinnymi. Przepisy prawa pracy wprowadzając prawo do takich zwolnień, nie odnoszą się szczegółowo do zasad i trybu ich udzielania. Dlatego w praktyce pojawiają się czasami wątpliwości, czy w danej sytuacji pracownikowi przysługuje to zwolnienie.
Albo urlop albo zwolnienie
Urlop okolicznościowy to w sensie prawnym zwolnienie od pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Udzielany jest pracownikowi na jego wniosek, jeżeli zaistnieją okoliczności wskazane w § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1632). Są one powszechnie znane – chodzi tu o urodzenie się dziecka pracownika, jego ślub (lub osób z jego najbliższej rodziny) bądź też pogrzeb jego bliskich. W zależności od zdarzenia pracownik może zawnioskować o jeden lub dwa dni urlopu okolicznościowego. Przepisy milczą jednak na temat trybu składania wniosku i ewentualnej możliwości jego nieuwzględnienia przez pracodawcę.
Biorąc pod uwagę literalne brzmienie przepisu można odnieść wrażenie, że w każdym przypadku wystąpienia wskazanych w nim zdarzeń pracownik ma prawo do zwolnienia okolicznościowego. Z takiego też założenia wychodzą pracownicy, składając niekiedy wniosek o udzielenie zwolnienia (np. na ślub), będąc w trakcie urlopu wypoczynkowego. Pracodawca chcąc być w zgodzie z przepisami nie powinien w takiej sytuacji udzielić urlopu okolicznościowego, co może spotkać się z niezrozumieniem ze strony pracownika. Trzeba mieć jednak na uwadze, że urlop okolicznościowy jest zwolnieniem od pracy udzielanym po to, aby pracownik mógł wziąć udział w ważnym zdarzeniu rodzinnym. Jeżeli więc w trakcie wystąpienia tego zdarzenia pracownik dysponuje już czasem wolnym z racji przebywania na urlopie wypoczynkowym lub z tytułu korzystania z innego zwolnienia od pracy, to nie ma potrzeby udzielania urlopu okolicznościowego. Jedynym wyjątkiem od powyższej zasady może być sytuacja, kiedy zdarzenie, np. ślub pracownika, przypadło pod koniec korzystania z urlopu bądź innego zwolnienia od pracy. Wówczas urlop okolicznościowy może być udzielony, jeżeli pracownik „nie zmieścił się” z załatwieniem spraw formalnych związanych ze zdarzeniem w ramach trwającego już urlopu (lub innego zwolnienia). Ponadto w odniesieniu do urlopu wypoczynkowego trzeba zauważyć, że art. 166 K.p. nie przewiduje jego przerwania przez udzielenie zwolnienia okolicznościowego.
W dużej odległości od zdarzenia
Przepisy rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy (…) nie określają terminu złożenia wniosku o urlop okolicznościowy ani granicznego terminu jego wykorzystania. Ponieważ zwolnienie to ma charakter celowościowy, przedział czasowy, w którym można udzielić urlopu okolicznościowego powinien być wyznaczany w odniesieniu do zdarzenia, które było przyczyną jego udzielenia.
Prawo do urlopu okolicznościowego z tytułu ślubu dotyczy tylko ślubu cywilnego lub tzw. konkordatowego.
Przeznaczeniem urlopu okolicznościowego jest nie tylko umożliwienie pracownikowi uczestnictwa w ważnej uroczystości rodzinnej, ale także załatwienie związanych z nią formalności. Urodzenie się dziecka, ślub czy pogrzeb to zdarzenia, które wymagają wizyt w wielu urzędach czy innych instytucjach. Z tego względu urlop okolicznościowy może być udzielony w okresie poprzedzającym lub następującym po danym zdarzeniu. W jakiej odległości czasowej od zdarzenia może być spożytkowany, to zależy od konkretnej sytuacji. Czasami dopuszczalne jest udzielenie zwolnienia okolicznościowego nawet w tydzień czy dwa po zdarzeniu, jeżeli pracownik uzasadni, że jest mu ono potrzebne dla załatwienia określonych formalności. Znacznie bardziej wątpliwa może być przykładowo sytuacja, w której pracownik „przypomniał sobie” o dniach lub dniu niewykorzystanego urlopu okolicznościowego w kilka miesięcy po zdarzeniu. Złożenie wniosku o jego udzielenie będzie raczej w takiej sytuacji podyktowane chęcią uzyskania dla siebie dodatkowego dnia wolnego. Takie wykorzystanie omawianego zwolnienia jest jednak niezgodne z jego przeznaczeniem, pracodawca powinien więc odmówić jego udzielenia.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.)
autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 55 (1200) z dnia 2015-07-09
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w ewidencji księgowej. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl
Dla mnie takie typowe L4 to się kojarzy z kacem…
No ale na kaca najlepsza praca…
…podobno…