Celem urlopu wypoczynkowego jest regeneracja sił psychofizycznych pracownika. W związku z tym powinien on być udzielany na bieżąco, w ramach tego roku kalendarzowego, za który przysługuje. W razie niedotrzymania tego terminu pracodawca powinien udzielić urlopu zaległego do końca września roku następnego. Jeżeli skorzysta ze specustawy w sprawie COVID-19, termin tego urlopu może wyznaczyć jednostronnie.

Kodeksowe terminy udzielenia urlopu

Generalnie pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 K.p.). Kodeks pracy wprowadza jednak od tej zasady wyjątki, stanowiąc w art. 168 K.p., że udzielenie urlopu zaległego za dany rok może nastąpić do końca września roku następnego. Upływ trzeciego kwartału danego roku wyznacza więc graniczny termin udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego za poprzedni rok. Należy podkreślić, że art. 168 K.p. posługuje się sformułowaniem „należy pracownikowi udzielić”, pracodawca nie naruszy więc tego przepisu, jeżeli zaległego urlopu za dany rok udzieli nawet w ostatnim dniu września następnego roku. Przy czym wrześniowy termin na udzielenie zaległego urlopu nie dotyczy 4 dni urlopu na żądanie. W przypadku tego rodzaju urlopu przepisy Kodeksu pracy nie wskazują do kiedy maksymalnie może on być udzielony/wykorzystany. Wobec braku odpowiednich regulacji przyjmuje się, że może to nastąpić do upływu terminu przedawnienia roszczenia o ten urlop.

Zasadniczo urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, choć prawo pracy nie wprowadza bezwzględnego obowiązku ich tworzenia. Jeżeli w danej firmie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa, odstąpienie od planu urlopów zależy od jej zgody. W zakładach, gdzie nie funkcjonują związki zawodowe, o tworzeniu planu urlopów decyduje wyłącznie pracodawca (art. 163 K.p.). Jeżeli nie jest tym zainteresowany, termin wykorzystania urlopu ustala po porozumieniu z pracownikiem.

Trzeba podkreślić, że ostateczna decyzja w sprawie terminu urlopu należy do pracodawcy i tylko w nielicznych przypadkach nie ma on wpływu na to, kiedy pracownik skorzysta z wypoczynku. Taka sytuacja występuje w przypadku wniosku o wykorzystanie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego. Strony stosunku pracy nie mają też wyboru w sprawie terminu udzielenia urlopu pracownikowi młodocianemu. Obligatoryjnie należy to uczynić w czasie ferii szkolnych (art. 205 § 3 K.p.).

Jednostronny termin urlopu

Ogólne przepisy prawa pracy pozwalają pracodawcy na jednostronne wyznaczenie terminu urlopu tylko w jednej sytuacji, określonej w art. 167¹ K.p. Stanowi on, że w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca mu go udzieli. Biorąc jednak pod uwagę, że pracodawca odpowiada za stan urlopów w zakładzie, a wykorzystanie urlopu wypoczynkowego jest nie tylko prawem, ale i swojego rodzaju obowiązkiem pracownika, ukształtował się pogląd, że pracodawca ma prawo zażądać od pracownika wykorzystania zaległego urlopu.

Takie stanowisko prezentował Sąd Najwyższy, który w wyroku z dnia 24 stycznia 2006 r., sygn. akt I PK 124/05, orzekł, iż: „Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody”. Na to orzeczenie powołał się, akceptując je, również Główny Inspektorat Pracy w piśmie z dnia 14 lipca 2017 r., udostępnionym naszemu Wydawnictwu. W okresie obowiązywania epidemii w związku z COVID-19 pracodawca otrzymał jednak prawne instrumenty do narzucenia prawnikowi terminu wykorzystania zaległego urlopu – bez konieczności sięgania do orzecznictwa czy opinii urzędowych. Taką możliwość daje mu art. 15gc ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1842 ze zm.), zwanej specustawą w sprawie COVID-19.

Urlop przymusowy z powodu COVID-19

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii, wprowadzonych w związku z COVID-19 pracodawca może jednostronnie, bez zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, udzielić zaległego urlopu w wymiarze do 30 dni. Termin wykorzystania urlopu w takim przypadku wyznacza pracodawca. Wspomniana ustawa nie określa formy przekazania pracownikowi informacji o wyznaczonym terminie urlopu, zasadne dla celów dokumentacyjnych i dowodowych jest jednak poinformowanie pracownika na piśmie (patrz ramka). W art. 15gc specustawy w sprawie COVID-19 brak jest wskazania, do kiedy maksymalnie pracodawca może wyznaczyć termin wykorzystania zaległego urlopu – w szczególności, czy może to nastąpić po upływie września roku następnego po roku, za który przysługuje urlop. Moim zdaniem nie powinien on jednak wykraczać poza 30 września, art. 15gc specustawy w sprawie COVID-19 dotyczy bowiem tylko przymusowego wyznaczenia terminu urlopu, a nie zmiany kodeksowej regulacji przewidującej wrześniowy termin na udzielenie zaległego urlopu.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 19 (1790) z dnia 2021-03-08

Zakończenie stosunku pracy – wybrane aspekty. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl