Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej generalnie powinna być udokumentowana paragonem. Przy czym przepisy o VAT dają możliwość udokumentowania tej sprzedaży fakturą. Jak ma zatem postąpić podatnik posiadający dwa dokumenty sprzedaży, tj. paragon i fakturę? Który z tych dokumentów powinien wykazać w pliku JPK_VAT?

Dokumentowanie sprzedaży

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zatem sprzedaż dla tych osób, co do zasady, potwierdzana jest paragonem, a sprzedawcy nie mają obowiązku wystawiania im faktur. Jednak na żądanie tych osób są oni generalnie zobowiązani do ich wystawienia. W przypadku osób prywatnych sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż oraz otrzymanie całości lub części zapłaty na żądanie nabywcy, pod warunkiem że żądanie to zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość albo część zapłaty.

Natomiast transakcje dokonywane pomiędzy podatnikami VAT są generalnie dokumentowane fakturą. Jak wynika z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w rt. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem,

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a,

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1,

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i pkt 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b ustawy o VAT.

Przy czym w ustawie o VAT przewidziano pewne wyjątki, kiedy podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury. Dotyczy to dokumentowania sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i ust. 9, art. 113a ust. 1 ustawy o VAT lub wydanych do ustawy przepisów wykonawczych. W takim przypadku podatnik zwolniony nie musi, co do zasady, wystawiać faktury, chyba że nabywca tego zażąda.

Wystawienie faktury na żądanie nabywcy jest wymagane, jeśli żądanie to zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę.

W podręczniku KSeF 2.0 cz. II pt. „Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF” dostępnym na stronie ksef.podatki.gov.pl Ministerstwo Finansów wskazało, że jeżeli żądanie zostało zgłoszone po terminie, wtedy podatnik nie jest zobowiązany do wystawienia faktury. W takim przypadku nie ma obowiązku udokumentowania takiej transakcji. Jeśli jednak podatnik wystawi dokument, to dokumentem tym powinna być faktura. Tożsamy sposób postępowania będzie stosował podatnik zwolniony, który z własnej woli dla innych celów będzie dokumentował daną czynność zwolnioną. Wtedy zawsze tym dokumentem będzie faktura, ponieważ rachunek nie stanowi ekwiwalentu faktury, a jego wystawienie nie zwalnia z obowiązku sporządzenia faktury. Podatnicy podatku VAT, także zwolnieni, podlegają pod zasady ustawy o VAT, więc skoro ona określa sposób dokumentowania czynności fakturą, to podatnik zwolniony wystawia w takim przypadku ten dokument, który zasadniczo podlega wystawieniu przy użyciu KSeF.

Należy ponadto podkreślić, że obowiązek wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż dla innego podatnika nie wyklucza możliwości zaewidencjonowania tej sprzedaży w kasie fiskalnej, czyli udokumentowania jej paragonem. Jednak na podstawie art. 106b ust. 5 ustawy o VAT, w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie rejestrującej potwierdzonej paragonem, fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawierał NIP nabywcy. Bez tego numeru nie jest możliwe wystawienie faktury do paragonu.

Faktura sporządzona do paragonu w pliku JPK_VAT

Jak przewiduje art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, czynny podatnik VAT jest obowiązany prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej, w szczególności dane dotyczące:

1) rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku,

2) kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego,

3) nabywców,

4) dowodów sprzedaży i zakupów.

Natomiast sprzedaż zaewidencjonowaną w kasie rejestrującej należy wykazać w ewidencji w wysokościach zbiorczych w podziale na stawki VAT oraz sprzedaż zwolnioną z podatku. Jak wynika z § 10 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku VAT (Dz. U. z 2019 r. poz. 1988 ze zm.), raport fiskalny w pliku JPK_VAT należy oznaczać symbolem „RO”, który przeznaczony jest dla dokumentów zbiorczych wewnętrznych zawierających informacje o sprzedaży z kas rejestrujących.

Przy czym w ewidencji VAT trzeba także ujmować odrębnie wszystkie faktury potwierdzające sprzedaż zaewidencjonowaną w kasie rejestrującej – zarówno te sporządzone dla innych podatników, jak i dla osób prywatnych. Na mocy art. 109 ust. 3d ustawy o VAT dla celów prowadzonej ewidencji, faktury dotyczące sprzedaży zarejestrowanej w kasie są ujmowane w okresie, w którym zostały wystawione. Faktury te nie zwiększają wartości sprzedaży oraz VAT należnego za okres, w którym zostały ujęte w tej ewidencji.

Ponadto w strukturze ewidencji w zakresie podatku należnego podatnicy zobowiązani są do odpowiedniego oznaczenia niektórych dowodów sprzedaży określonymi kodami. Faktury, o których mowa w art. 109 ust. 3d ustawy o VAT, tj. faktury wystawiane do paragonów, należy oznaczyć symbolem „FP”. Dodatkowo trzeba pamiętać, że oznaczeniu GTU podlegają również faktury z oznaczeniem „FP”.

W celu uniknięcia korekt JPK_VAT za okresy wcześniejsze przyjęto zasadę, że faktury sporządzone do paragonów fiskalnych ujmuje się w części ewidencyjnej pliku JPK_VAT za miesiąc, w którym je wystawiono, niezależnie od tego, w jakim okresie sprzedaż została ujęta w raporcie fiskalnym. W sumach kontrolnych ewidencji w zakresie VAT należnego nie uwzględnia się wysokości podstawy opodatkowania i VAT należnego z tytułu sprzedaży udokumentowanej fakturami, o których mowa w art. 109 ust. 3d ustawy o VAT (oznaczonych „FP”). Zatem podstawą ujęcia transakcji w pliku JPK_VAT zarówno w części ewidencyjnej, jak i deklaracyjnej jest raport okresowy z kasy. Z kolei wystawiona do tego paragonu faktura spełnia funkcję informacyjną i w pliku JPK_VAT musi być oznaczona symbolem „FP”.

Gazeta Podatkowa nr 61 (2353) z dnia 2026-07-30

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.KalkulatoryPodatkowe.pl