Gazeta PodatkowaW codziennej pracy wykorzystywanych jest wiele drobnych sprzętów służbowych, na ogół związanych z obsługą komputera i obiegiem dokumentów. Drukarki, faksy czy kserokopiarki należą do standardowego wyposażenia stanowiska pracy. Zazwyczaj ich użytkowanie nie jest uregulowane odrębną umową, a ich przekazanie pracownikowi następuje wraz z rozpoczęciem pracy na danym stanowisku. Pracownik, któremu udostępniono w ten sposób sprzęt służbowy, ponosi jednak za niego odpowiedzialność materialną.

Odpowiedzialność za straty nawet bez umowy

Pracownicza odpowiedzialność materialna często kojarzy się z podpisaniem umowy o odpowiedzialności materialnej. Wbrew potocznym sądom nie jest ona jednak niezbędnym warunkiem obciążenia pracownika odpowiedzialnością materialną za szkody w mieniu pracodawcy. Choć nie wszyscy zatrudnieni zdają sobie z tego sprawę, ogólną odpowiedzialność materialną ponosi każdy pracownik świadczący pracę w ramach stosunku pracy. Nie potrzeba do tego odrębnej umowy ani innych dokumentów potwierdzających przekazanie mienia pracodawcy pod pieczę pracownika. Wystarczy, że pracownik korzysta z niego w celach służbowych. Wspomniana odpowiedzialność oparta jest na zasadach dość łagodnych dla zatrudnionych. Warunkiem pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności materialnej na zasadach ogólnych jest:

  • wystąpienie szkody w mieniu pracodawcy,
  • niewykonanie lub nieprawidłowe wykonanie obowiązku pracowniczego,
  • związek przyczynowy pomiędzy zawinionym działaniem bądź zaniechaniem pracownika a powstałą szkodą.

Pracodawca, który nie podpisał z pracownikiem umowy o odpowiedzialności materialnej ani nie przekazał mu w innej formie mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, musi się liczyć z tym, że szkoda w mieniu może zostać wyrównana tylko częściowo. Ogólna odpowiedzialność materialna pracownika charakteryzuje się bowiem tym, że pracownik jest zobowiązany do wyrównania szkody obejmującej tylko realny uszczerbek w mieniu, z wyłączeniem utraconych przez pracodawcę przyszłych pożytków z rzeczy. Nie odpowiada też za takie szkody, które wynikły z nietypowych następstw jego zawinionego działania lub zaniechania. Ponadto, bez względu na wielkość szkody, pracodawca może wyegzekwować od winnego pracownika nie więcej niż równowartość jego trzymiesięcznych poborów. Jedynie w przypadku, gdy pracownik umyślnie wyrządził szkodę w mieniu pracodawcy, jest zobowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości (art. 122 K.p.). Przy czym przez umyślność rozumie się działanie podjęte celowo (lub celowe zaniechanie) albo też godzenie się przez pracownika na to, że jego określone zaniedbanie może spowodować powstanie szkody.

Inne przypadki wyrządzenia szkody w mieniu – głównie przez brak należytej staranności czy lekkomyślność pracownika – związane są z winą nieumyślną po jego stronie. Ustalenie rodzaju winy (umyślna czy nieumyślna) ma decydujące znaczenie dla zakresu odpowiedzialności materialnej pracownika. Przy winie umyślnej odpowiada on za całość szkody, łącznie z utraconymi pożytkami, przy nieumyślnej – do wysokości swojego trzymiesięcznego wynagrodzenia.

Wyższa konieczność wyłącza winę

Ogólna odpowiedzialność materialna nie daje pracodawcy zbyt dużej swobody w egzekwowaniu zwrotu szkody w mieniu wyrządzonej przez pracownika. Ograniczenia kwotowe czy konieczność wykazania związku przyczynowego między zaniedbaniem pracownika a powstaniem szkody to nie jedyne krępujące go ograniczenia. Zakres odpowiedzialności zależy też od ewentualnego przyczynienia się osób trzecich do zaistnienia szkody.


Na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia okoliczności uzasadniających ogólną odpowiedzialność materialną pracownika oraz wysokość szkody.

Zgodnie z art. 117 K.p., pracownik nie ponosi odpowiedzialności materialnej za szkodę wyrządzoną pracodawcy w takim zakresie, w jakim on lub inna osoba przyczynili się do jej powstania. Przy czym w piśmiennictwie oraz orzecznictwie z zakresu prawa pracy przyjmuje się, że pracodawca może przyczynić się do powstania szkody lub do jej zwiększenia, jeżeli nie sprawuje należytej kontroli i nadzoru nad podległymi mu pracownikami. Może się to przejawiać poprzez tolerowanie wadliwej organizacji procesu pracy bądź dokonywanie nietrafnych decyzji kadrowych. Ponadto pracownik nie ponosi odpowiedzialności związanej z ryzykiem wynikającym z działalności pracodawcy.

Wspólna dla obu rodzajów odpowiedzialności materialnej – ogólnej i za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się – jest zasada, że pracownik nie ponosi odpowiedzialności materialnej za szkodę powstałą w konsekwencji podjęcia przez niego działań w ramach obrony koniecznej lub w stanie wyższej konieczności.

Przekazanie mienia zaostrza odpowiedzialność

Pracownicza odpowiedzialność materialna może przybrać postać odpowiedzialności za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się. Przy tego rodzaju odpowiedzialności wystarczającymi przesłankami pozwalającymi obciążyć nią pracownika są: powierzenie pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się oraz powstanie szkody w tym mieniu. Pracownik za powierzone mu mienie odpowiada do pełnej wysokości szkody, wliczając w nią utracone pożytki z rzeczy. Przekazanie mienia powinno jednak nastąpić w sposób prawidłowy. Uchybienia pracodawcy w tym zakresie mogą wpłynąć na zakres odpowiedzialności pracownika, choć przypadki jej całkowitego wyłączenia są raczej rzadkie.

Powierzenie mienia może przybrać różne formy – inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej, odbioru przez pracownika rzeczy za pokwitowaniem, spisu z natury czy powierzenia mienia pracownikowi za potwierdzeniem przyjęcia dostawy towaru. Odpowiedzialność materialna pracownika za szkodę w mieniu powierzonym jest odpowiedzialnością o zaostrzonym rygorze, nie wymaga bowiem udowodnienia przez pracodawcę zawinionego działania pracownika. Oparta jest na zasadzie domniemania winy osoby odpowiedzialnej – pracownik musi udowodnić, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 86 (1231) z dnia 2015-10-26

Podróże służbowe w tym kierowców. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>