W celu omówienia warunków bieżącej lub przyszłej współpracy przedsiębiorcy uczestniczą w spotkaniach biznesowych z obecnymi lub potencjalnymi kontrahentami. Spotkania te mogą odbywać się w restauracji czy kawiarni, w której serwowany jest posiłek – obiad, lunch czy inny poczęstunek. Jak rozliczyć podatkowo i w księgach rachunkowych przedsiębiorcy fakturę za taką usługę gastronomiczną?

Przedsiębiorca nabywający usługę gastronomiczną podczas spotkania biznesowego z kontrahentem musi właściwie rozliczyć podatkowo ten zakup i ująć go w księgach. Należy zastrzec, że artykuł dotyczy nabywania usług gastronomicznych poza firmą, a nie usług kateringowych. Nie dotyczy również wydatków na posiłki podczas zorganizowanych imprez biznesowych, a podczas zwykłego spotkania biznesowego.

Rozliczenie VAT naliczonego od faktury za obiad z kontrahentem

W zakresie, w jakim usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi zasadniczo przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy ich nabyciu. Tak wynika z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.). Jednak, mimo że wydatki na spotkania biznesowe wykazują związek z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, ze względu na art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, nie może on odliczyć VAT z faktury za usługę gastronomiczną za posiłek serwowany w restauracji/kawiarni podczas takiego spotkania. Przepis ten stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika m.in. usług gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób. Stąd gdy podatnik poniesie wydatki na zakup usługi gastronomicznej w restauracji/kawiarni podczas spotkania biznesowego z kontrahentem, to nie ma prawa do odliczenia VAT z faktury zakupu tej usługi (patrz ramka pkt 1).

Warto dodać, że nie wykazuje się także VAT należnego z tytułu nieodpłatnego świadczenia usług w sytuacji sfinansowania kontrahentowi poczęstunku w restauracji. Opodatkowaniu VAT generalnie podlega nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika (art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT). W sytuacji gdy podatnik ponosi wydatki na zakup posiłków w związku ze spotkaniami biznesowymi z kontrahentami poza firmą (np. w restauracjach czy kawiarniach), podczas których omawiane są kwestie związane z bieżącą lub przyszłą współpracą, to wystąpi tu związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Ponadto podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia VAT od zakupu usług gastronomicznych nabywanych na potrzeby tych spotkań.

Ewidencja księgowa wydatków na obiad z kontrahentem

W ustawie o rachunkowości (Dz. U. z 2026 r. poz. 522 ze zm.) nie odniesiono się w sposób szczególny do ujmowania w księgach rachunkowych wydatków na zakup posiłków serwowanych podczas spotkań biznesowych z kontrahentami poza firmą, np. w restauracjach, kawiarniach. Wydatki te z reguły obciążają koszty działalności operacyjnej jednostki. Ujmuje się je zgodnie z zasadą memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości w kosztach miesiąca, którego dotyczą.

Warto zauważyć, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o pdop (Dz. U. z 2026 r. poz. 554 ze zm.) i art. 23 ust. 1 ustawy o pdof (Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.). Przyjmuje się także, iż kosztem podatkowym może być taki wydatek/koszt, który jest ekonomicznie uzasadniony i wynika z racjonalnego działania podatnika. Wyłączone z kosztów uzyskania przychodów są koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o pdop i art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof). Na potrzeby podatku dochodowego przyjmuje się, że za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, niestanowiące kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o pdop i art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof, należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań. Kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma tu żadnego znaczenia.

Obecnie organy podatkowe uznają generalnie, że zwyczajowe spotkania biznesowe z kontrahentami poza firmą (np. w restauracji, kawiarni), podczas których omawiane są warunki bieżącej lub przyszłej współpracy, dokonywane są negocjacje cenowe, przestawiana jest oferta firm, nie są wydatkami na reprezentację. Wydatki te zatem mogą na ogólnych zasadach zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (patrz ramka pkt 2). Wyjątkiem jest wydatek na alkohol podawany podczas takiego posiłku, gdyż uznaje się, że tego rodzaju koszt nie jest racjonalnie powiązany z przychodami podatnika i powinien być wyłączony z kosztów uzyskania przychodów.

Gdyby jednak spotkanie z kontrahentem w restauracji/kawiarni odbiegało od zwyczajowego, miało na celu wykreowanie określonego wizerunku firmy podatnika, wówczas poniesione na ten cel wydatki trzeba by było wyłączyć z kosztów podatkowych jako wydatki na reprezentację.

Niepodlegający odliczeniu VAT od usług gastronomicznych zakupionych podczas spotkania z kontrahentem w restauracji/kawiarni może stanowić koszt podatkowy, co można wywnioskować z art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a) ustawy o pdop i art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a) ustawy o pdof. Przepisy te stanowią, że nie stanowi kosztu uzyskania przychodów podatek VAT naliczony, z tym że jest kosztem uzyskania przychodów VAT naliczony w tej części, w której zgodnie z przepisami o VAT podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy VAT – jeżeli naliczony VAT nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej. Jedynie niepodlegający odliczeniu VAT naliczony od zakupu alkoholu podawanego podczas spotkań z kontrahentami w restauracji, moim zdaniem, nie powinien być rozliczany w kosztach uzyskania przychodów.

W księgach wydatki na zakup usługi gastronomicznej niestanowiącej reprezentacji można zaksięgować w zespole 4 na koncie 40-2 „Usługi obce”, a w zespole 5 na koncie 55 „Koszty zarządu”. Z kolei wydatki na reprezentację mogą być księgowane na koncie 40-6 „Pozostałe koszty rodzajowe” z dobrowolnie zaprowadzoną dalszą analityką, najczęściej z dodatkowym wyodrębnieniem m.in. kosztów reprezentacji. Z kolei w zespole 5 koszty reprezentacji można ujmować na koncie 55 „Koszty zarządu”. W celu prawidłowego rozliczenia podatku dochodowego jednostki mogą prowadzić dodatkową ewidencję analityczną w podziale na koszty stanowiące koszty uzyskania przychodów (KUP) i niestanowiące takich kosztów (NKUP).

Uwzględniając te wyjaśnienia, ewidencja faktury dokumentującej zakup usługi gastronomicznej na spotkaniu biznesowym z kontrahentem w restauracji/kawiarni może zostać ujęta w księgach rachunkowych jednostki w kwocie brutto, tj. wraz z niepodlegającą odliczeniu kwotą VAT naliczonego, zapisem:

– Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
– Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”.

Zakładając, że wydatki na posiłek podczas takiego spotkania nie stanowią kosztów reprezentacji, koszt brutto można ująć w księgach rachunkowych zapisami:

– Wn konto 40-2 „Usługi obce” (w analityce: KUP), a kwota brutto dotycząca zakupu alkoholu – konto 40-2 (w analityce: NKUP),
– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”

i równolegle

– Wn konto 55 „Koszty zarządu”,
– Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.

Gdyby nabyta usługa gastronomiczna stanowiła koszty reprezentacji, wówczas zarachowanie jej do kosztów bilansowych mogłoby przebiegać następująco:

a) wartość netto usługi – zarówno, gdy obejmuje napoje alkoholowe, jak i gdy ich nie obejmuje

– Wn konto 40-6 „Pozostałe koszty rodzajowe” (w analityce: Koszty reprezentacji – NKUP),
– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”

i równolegle

– Wn konto 55 „Koszty zarządu”,
– Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”,

b) kwota VAT naliczonego niepodlegająca odliczeniu

– Wn konto 40-6 „Pozostałe koszty rodzajowe” (w analityce: Koszty reprezentacji – KUP) albo konto 40-3 „Podatki i opłaty” (w analityce: KUP) – w zależności od przyjętego sposobu ewidencji, lecz część VAT przypadająca na alkohol – konto 40-6 lub 40-3 (w analityce: NKUP),
– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”

i równolegle

– Wn konto 55 „Koszty zarządu”,
– Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.

Gazeta Podatkowa nr 65 (2357) z dnia 2026-08-13

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.PoradnikKsiegowego.pl