Pracodawcy zgłaszają szereg problemów dotyczących sposobu ustalania wysokości diet delegacyjnych w sytuacji, gdy pracownikowi zapewniono częściowe wyżywienie. Jakie są najczęściej zgłaszane wątpliwości w tej kwestii?

Stawki zmniejszające dietę

Wysokość stawek zmniejszających diety z uwagi na zapewnienie pracownikowi bezpłatnego wyżywienia uzależniona jest od rodzaju posiłku oraz rodzaju podróży służbowej – i tak:

• w przypadku delegacji krajowej przyjmuje się, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
  • śniadanie – 25% diety,
  • obiad – 50% diety,
  • kolacja – 25% diety,
• w przypadku delegacji zagranicznej:
  • śniadanie odpowiada 15% diety,
  • obiad odpowiada 30% diety,
  • kolacja odpowiada 30% diety.

Jednocześnie § 7 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia MPiPS w sprawie należności przysługujących pracownikowi… (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), zwanego dalej rozporządzeniem delegacyjnym, stanowi, że dieta krajowa nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Zastrzeżenie to nie dotyczy delegacji zagranicznej – w tym przypadku, mimo zapewnienia całodziennego wyżywienia, pracownik zachowuje prawo do 25% diety.

Problemy z dietą częściową

W określonych sytuacjach pracownik może nabyć prawo do tzw. diety częściowej – w delegacji krajowej jest to 50% diety, a w przypadku delegacji zagranicznej 1/3 diety lub 50% diety.

Sposób pomniejszania niepełnych diet z uwagi na zapewnienie częściowego wyżywienia stanowi jedną z częściej zgłaszanych przez pracodawców wątpliwości. Dotyczy ona tego, czy stawki zmniejszające naliczać wówczas od pełnej diety, czy też od diety cząstkowej.

Jeżeli chodzi o diety krajowe, to wspomniane stawki naliczane są od pełnej diety, a nie od kwoty, która faktycznie przysługuje pracownikowi. Przepis § 7 ust. 4 rozporządzenia delegacyjnego, określający stawki zmniejszające, odnosi się bowiem do kwoty diety, o której mowa w ust. 1, a więc diety pełnej. Takie stanowisko prezentuje także MRPiPS w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 16 kwietnia 2023 r. (przykład 1).

Natomiast w przypadku zagranicznej podróży służbowej stawki zmniejszające nalicza się od faktycznie przysługującej diety, czyli od diety częściowej.

Następna ze zgłaszanych wątpliwości dotyczy sposobu traktowania – przy pomniejszaniu diet – innych posiłków niż śniadanie, obiad czy kolacja. Przykładem może tu być: lunch, podwieczorek czy też obiadokolacja. Są to nazwy niewystępujące w rozporządzeniu delegacyjnym, stąd też wątpliwości, czy tego rodzaju posiłek również zmniejsza wysokość przysługującej diety, a jeżeli tak, to według jakiej stawki.

W przypadku lunchu, będącego lekkim posiłkiem spożywanym w porze południowej, pracodawca powinien wystąpić do pracownika o złożenie pisemnego oświadczenia, z którego będzie wynikać charakter otrzymanego posiłku (przykład 2).

Podwieczorek jest z kolei formą przekąski przed kolacją, a więc jego zapewnienie nie ma wpływu na wysokość diet. Natomiast obiadokolacja jest obiadem spożywanym w porze kolacji, dlatego też dieta powinna być pomniejszona o stawkę przypisaną obiadowi.

Nieważne, kto zapewnia posiłek

Kolejna wątpliwość dotyczy możliwości obniżenia diety w sytuacji, jeśli dany posiłek jest zapewniony nie przez pracodawcę, a przykładowo przez kontrahenta, do którego pracownik udał się w ramach podróży służbowej.

Rozporządzenie delegacyjne mówi o konieczności obniżenia diety w przypadku zapewnienia bezpłatnego wyżywienia, nie wprowadzając ograniczenia tylko do posiłków zapewnionych przez pracodawcę. Dlatego też także w tym przypadku dieta powinna być pomniejszona.

Koszt posiłku przekraczający dietę

Często zdarza się, że koszt posiłku zagwarantowanego w ramach usługi hotelarskiej wyszczególniony na fakturze przekracza kwotę, o którą powinna być pomniejszona dieta zgodnie z rozporządzeniem delegacyjnym. Przykładowo, koszt śniadania wykazany na fakturze wynosi 30 zł, a stawka wynikająca z rozporządzenia delegacyjnego odpowiada kwocie 11,25 zł.

W związku z tym, że rozporządzenie to nakazuje dokonać pomniejszenia diety o określony procent, faktyczny koszt posiłku nie ma tu znaczenia. Dieta powinna być pomniejszona z zastosowaniem stawki przypisanej danemu posiłkowi.

Ostatnia z częściej zgłaszanych wątpliwości dotyczy zasad postępowania w sytuacji, jeśli pracownik oświadczy, że mimo zapewnienia bezpłatnego posiłku, nie korzystał z niego.

Z uwagi na to, że rozporządzenie delegacyjne uzależnia obowiązek pomniejszenia diety od zapewnienia (a nie skonsumowania) bezpłatnego posiłku, fakt, że pracownik nie skorzystał z danego posiłku, nie ma wpływu na wspomniany obowiązek.

autor: Bogdan Majkowski
Gazeta Podatkowa nr 49 (2132) z dnia 2024-06-17

Wypadki przy pracy i choroby zawodowe. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl