Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych upoważnia pracodawców do tworzenia takiego ZFŚS lub do wypłaty pracownikom świadczenia urlopowego. Pozwala ona też niektórym pracodawcom spoza sfery budżetowej, tzw. małym pracodawcom, czyli firmom zatrudniającym poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, na rezygnację z tworzenia Funduszu i wypłatę świadczenia urlopowego.

Warunki rezygnacji

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzą pracodawcy (spoza sfery budżetowej) zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Obowiązek taki nakłada na pracodawców art. 3 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Także pracodawcy pozabudżetowi zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Natomiast pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz lub wypłacać świadczenie urlopowe na zasadzie dobrowolności (art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS).

Wymienione powyżej grupy pracodawców mogą zrezygnować z tworzenia Funduszu i/lub z wypłaty świadczenia urlopowego. Muszą o tym fakcie powiadomić w określony sposób i w określonym czasie swoich pracowników, gdyż niedopełnienie tych warunków formalnych spowoduje obowiązek prowadzenia Funduszu/wypłaty świadczenia urlopowego bez względu na to, czy Fundusz ten tworzą obowiązkowo czy dobrowolnie.

Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

I tak, pracodawcy zatrudniających co najmniej 50 pracowników (na 50 etatach), przy co najmniej 50 pracownikach liczonych osobowo (gdyż pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników w ujęciu osobowym są zobowiązani do tworzenia m.in. regulaminu wynagradzania), objętych układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawierają w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli u takich pracodawców pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania. Obowiązują one do czasu ich odwołania.

Natomiast inne zasady rezygnacji z tworzenia Funduszu i/lub z wypłacania świadczenia urlopowego dotyczą pracodawców spoza sfery budżetowej, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i jednocześnie poniżej 50 pracowników w ujęciu osobowym. Taka liczebność załogi zwalnia ich z obowiązku tworzenia m.in. regulaminu wynagradzania. U takich pracodawców powiadomienia o nietworzeniu Funduszu i/lub rezygnacji z wypłaty świadczenia urlopowego dokonuje się w pierwszym miesiącu danego roku, w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie (art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚS).

Istotne jest, że taka rezygnacja obejmuje jednak tylko ten rok kalendarzowy, w którym jest dokonana. W razie podtrzymania takiej decyzji w następnych latach, wymagane jest złożenie nowej rezygnacji – też w pierwszym miesiącu danego roku.

Rezygnacja z ZFŚS u małego pracodawcy

Przepisy ustawy o ZFŚS nie odnoszą się do trybu rezygnacji z tworzenia Funduszu i/lub wypłaty świadczenia urlopowego przez tzw. małych pracodawców, których stan zatrudnienia nie obliguje do tworzenia regulaminów zakładowych (w tym wynagradzania), jednak posiadają je na zasadzie dobrowolności. Wyjaśnień w tej kwestii na zapytanie naszego Wydawnictwa udzieliło Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z dnia 23 stycznia 2017 r. Stwierdziło w nim, że tzw. mały pracodawca, który posiada regulamin wynagradzania, powinien dokonać rezygnacji z tworzenia ZFŚS i/lub z wypłacania świadczenia urlopowego przez wprowadzenie zapisu do tego regulaminu. Wówczas zmiana takiego regulaminu wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania jej do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Uwzględniając stanowisko resortu pracy i ustawowy termin na dokonanie rezygnacji przez tzw. małego pracodawcę z tworzenia Funduszu lub z wypłaty świadczenia urlopowego, zasadne wydaje się, aby pracodawca, który posiada regulamin wynagradzania dobrowolnie, dokonał rezygnacji z tworzenia Funduszu z zachowaniem terminu styczniowego. Przy czym generalnie rezygnacja z tworzenia ZFŚS lub z wypłaty świadczenia urlopowego wymaga zgody zakładowej organizacji związkowej lub, w razie jej braku, przedstawiciela pracowników.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 998 ze zm.)

autor: Ewa Madejek-Nowakowska
Gazeta Podatkowa nr 4 (2087) z dnia 2024-01-11

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.ZFSS.pl