Po zakończeniu 2023 r. płatnik powinien przekazać ubezpieczonym informację o składkach, które naliczył im do ZUS oraz o wykazanych przerwach w ich opłacaniu i wypłaconych świadczeniach. Jeśli natomiast zatrudniona osoba jest nauczycielem, to trzeba jej też przekazać informację o zgłoszonych w ZUS okresach wykonywania pracy nauczycielskiej.

Dla kogo roczna informacja?

Płatnik powinien przekazać informację o naliczonych składkach za rok ubiegły każdej osobie, którą miał obowiązek zgłosić w ZUS do ubezpieczeń oraz naliczać za nią składki (patrz ramka).

Roczną informację o naliczonych składkach za ubiegły rok płatnik jest zobligowany przekazać ubezpieczonemu w terminie do dnia 28 lutego roku następnego. Taki termin wynika z art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1230 ze zm.). We wcześniejszym terminie płatnik powinien ją przekazać osobie ubezpieczonej tylko, gdy wystąpi ona do niego z takim żądaniem. Wtedy przekazuje się ją nie częściej niż raz na miesiąc za miesiąc poprzedni.

Jakie dane w informacji?

W rocznej informacji sporządzonej dla ubezpieczonego płatnik powinien zawrzeć dane z raportów miesięcznych przesłanych do ZUS za daną osobę, w podziale na poszczególne miesiące roku, za który jest ona przekazywana. W informacji za 2023 r. trzeba więc podać dane o wszystkich składkach wykazanych za ubezpieczonego w raportach ZUS RCA sporządzonych za miesiące od stycznia do grudnia 2023 r. Z kolei ewentualne przerwy w opłacaniu składek należy podać z raportów ZUS RSA, a okresy pracy nauczycielskiej – z raportów ZUS RPA, sporządzonych za ten sam okres. Oprócz danych identyfikacyjnych płatnika i ubezpieczonego trzeba też w niej wykazać m.in.:

• należne składki społeczne z uwzględnieniem źródeł ich finansowania,
• kwotę obniżenia podstawy wymiaru składek społecznych z tytułu opłacania składki w ramach PPE lub PPK,
• należną składkę zdrowotną z uwzględnieniem podziału na podmioty, które ją finansują,
• zestawienie wypłaconych świadczeń i wynagrodzeń za czas absencji chorobowej oraz rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek,
• kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, stanowiącego podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych,
• kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, stanowiącego podstawę wymiaru składki wypadkowej,
• kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych,
• kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych i który jest należny za inny rok kalendarzowy,
• okres wykonywania pracy nauczycielskiej.

Roczną informację generalnie płatnik jest zobowiązany przekazać ubezpieczonemu w formie papierowej. W formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby odpowiedzialnej za przekazanie tych dokumentów płatnik może mu ją przesłać jedynie w przypadku, gdy ubezpieczony wyrazi na to zgodę.

Głównym celem rocznej informacji dla ubezpieczonego jest weryfikacja przez niego danych, które zostały w niej zawarte. Powinna ona więc zawierać dane, które płatnik faktycznie przekazał do ZUS. Musi ona uwzględniać wszelkie przekazane przez płatnika do ZUS korekty dokumentów rozliczeniowych. W omawianej informacji wykazuje się składki naliczone, a nieopłacone. Zatem płatnik powinien ją przekazać swoim ubezpieczonym bez względu na to, czy uiścił za nich do ZUS należne składki za dany okres czy nie.

Informację o naliczonych składkach za 2023 r. płatnicy powinni przekazać ubezpieczonym do 28 lutego 2024 r.

Kto bez rocznej informacji?

Informacji o składkach nie trzeba przekazywać tym ubezpieczonym, za których płatnik opłacał wyłącznie składkę na ubezpieczenie zdrowotne (np. zleceniobiorcom podlegającym tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu), chyba że wystąpią o jej wydanie. Nie muszą natomiast tego robić płatnicy pobierający składkę zdrowotną z emerytur i rent (takiej informacji nie otrzymają więc np. osoby pobierające emeryturę/rentę z ZUS).

Obowiązku przekazania rocznej informacji o składkach nie ma też płatnik, który z własnej inicjatywy przekazywał ubezpieczonym w ciągu roku kalendarzowego co miesiąc informację o naliczonych składkach. Powinien im ją wydać tylko wtedy, gdy ubezpieczeni zwrócą się do niego o jej wydanie – mimo że otrzymywali informacje miesięczne.

autor: Dorota Wyderska
Gazeta Podatkowa nr 13 (2096) z dnia 2024-02-12

Elektronizacja dokumentacji pracowniczej. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl