Urlopy pracownicze kojarzą się przede wszystkim z urlopami wypoczynkowymi. Prawo pracy zna jednak jeszcze inne rodzaje urlopów, których celem nie jest wypoczynek pracownika. Urlopy macierzyńskie, wychowawcze czy ojcowskie udzielane są na odrębnych, właściwych tylko dla siebie zasadach. Podobnie jest z urlopem szkoleniowym, który poza odwołaniem się do urlopu w nazwie, posiada mało cech wspólnych z typowym urlopem.

Nauka nie zawsze uprawnia do urlopu

Prawo do urlopu szkoleniowego nie jest uzależnione od spełnienia zbyt wygórowanych wymogów. Podstawowym warunkiem jest podjęcie dokształcania przez pracownika za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy (art. 1031 K.p.). W praktyce nie jest trudno spełnić ten warunek, o ile pracodawca przyznał pracownikowi chociażby minimalną pomoc rzeczową lub finansową w związku z nauką. Zgoda na pokrycie kosztów czesnego (również w części) czy dofinansowanie wydatków związanych np. z zakupem podręczników, wystarczy do uznania, że pracodawca zaakceptował naukę pracownika. To zaś jest podstawą nabycia prawa do urlopu szkoleniowego. Jest to uprawnienie o charakterze ustawowym i odpłatnym, pracownik zachowuje bowiem prawo do wynagrodzenia za czas urlopu. Nie jest konieczne przyznanie go pracownikowi w umowie szkoleniowej. Ewentualne wykluczenie prawa do omawianego urlopu w treści tej umowy będzie nieskuteczne prawnie.

Uzyskanie zgody pracodawcy na dokształcanie, choć jest warunkiem niezbędnym do skorzystania z urlopu szkoleniowego, nie jest wymogiem jedynym. Urlop szkoleniowy powiązany jest bowiem z konkretnymi formami kształcenia, które muszą kończyć się określonym przez Kodeks pracy rodzajem egzaminu. Urlop ten nie przysługuje więc w każdym bez wyjątku przypadku podnoszenia kwalifikacji zawodowych, ale tylko wówczas, gdy dokształcanie:

• kończy się egzaminem eksternistycznym, potwierdzającym kwalifikacje zawodowe, lub maturalnym – wymiar urlopu wynosi wówczas 6 dni,
• odbywa się w formie studiów – wymiar urlopu, przysługującego tylko na ostatnim roku studiów, wynosi 21 dni (art. 1032 K.p.).

Przez pewien czas wątpliwości budziła kwestia prawa do urlopu szkoleniowego w razie podjęcia przez pracownika studiów podyplomowych. Nie są one bowiem typową formą studiów i nie były do takich zaliczane w systematyce przyjętej przez przepisy oświatowe. Po zmianie rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie tytułów zawodowych nadawanych absolwentom studiów… (Dz. U. z 2011 r. nr 196, poz. 1167), która weszła w życie 1 października 2011 r., wykształciło się jednak jednolite stanowisko w tej sprawie. Uznaje się, że studia podyplomowe, jako że od tej daty nie kończą się one obroną pracy podyplomowej, ale złożeniem pracy końcowej lub egzaminu końcowego, nie uprawniają do urlopu szkoleniowego.

Przepisy urlopowe nie dla szkolącego

Urlop szkoleniowy udzielany jest na dni robocze pracownika. Pracownik uczestniczący w zajęciach odbywających się w sobotę lub w niedzielę nie ma więc z tego tytułu żadnych udogodnień. Zasada udzielania urlopu szkoleniowego na dni pracy jest wspólna dla urlopu szkoleniowego i wypoczynkowego, na tym jednak kończą się podobieństwa między tymi dwoma rodzajami urlopów. Urlop szkoleniowy jest uprawnieniem typowo wnioskowym, które zależy od inicjatywy zainteresowanego pracownika. Jeżeli nie złoży on wniosku o jego udzielenie, pracodawca nie będzie miał tego obowiązku. Nie występuje więc tutaj „przymus urlopowy”, co ma miejsce w przypadku urlopu wypoczynkowego, który musi być wykorzystany przez pracownika – czego powinien dopilnować pracodawca.

W odniesieniu do urlopu szkoleniowego nie stosuje się też zasady udzielania urlopu w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy w dniu, w którym urlop ma być wykorzystany. Na wymiar urlopu szkoleniowego nie ma też wpływu wymiar etatu danego pracownika.

Pracodawca i pracownik nie muszą ustalać terminu wykorzystania urlopu szkoleniowego w ramach ogólnego planu urlopów czy też w osobnym dokumencie. Nie obowiązują w tym przypadku kodeksowe terminy na udzielenie urlopu, nie ma też mowy o wystąpieniu urlopu zaległego. Pracownik, który nie zawnioskuje w odpowiednim czasie o przysługujący mu urlop szkoleniowy, ryzykuje, że utraci do niego prawo. Należy bowiem pamiętać, że urlop ten powinien zostać wykorzystany w powiązaniu czasowym ze zdarzeniem, które do niego uprawnia (np. w czasie bezpośrednio poprzedzającym egzamin zawodowy lub w semestrze, w którym ma nastąpić obrona pracy dyplomowej). Dokształcający się pracownik nie ma przy tym obowiązku wystąpienia o urlop szkoleniowy. To, czy i w jakim wymiarze wykorzysta to uprawnienie, zależy od jego inicjatywy. Zdejmuje to z pracodawcy ciężar odpowiedzialności za realizację uprawnienia do urlopu szkoleniowego. Jeżeli nie wpłynie do niego stosowny wniosek, może pozostać „bierny” w tej sprawie.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

autor: Agata Barczewska

Gazeta Podatkowa nr 82 (1019) z dnia 2013-10-14

Koszty i przychody bilansowe – zasady ewidencji i rozliczania. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl