Już niedługo zaczną obowiązywać przepisy Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej. Nowe regulacje są dość obszerne i jeszcze przed ich wejściem w życie wywołują wiele pytań w zakresie ich praktycznego stosowania. Na niektóre z nich odpowiedzi udzieliło Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, publikując je na swojej stronie internetowej.
Zakres zwrotu kosztów
Na mocy ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240) w Kodeksie pracy po raz pierwszy pojawią się przepisy dotyczące wykonywania pracy zdalnej. Uzyskają one moc obowiązującą z dniem 7 kwietnia 2023 r. (zastępując regulacje o telepracy), jednak już dziś budzą wiele wątpliwości. Jedno z nich dotyczy zakresu zwrotu kosztów pracy zdalnej przez pracodawcę.
Zgodnie z ustawą nowelizującą obowiązkiem pracodawcy w związku z wprowadzeniem w zakładzie pracy zdalnej (z wyjątkiem pracy zdalnej okazjonalnej) będzie m.in. pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych.
Praca zdalna w zdecydowanej większości przypadków wykonywana jest w miejscu zamieszkania pracownika. Oprócz kosztów świadczenia pracy zdalnej wskazanych wcześniej, takich jak koszty prądu czy usług telekomunikacyjnych, pracownik ponosi jeszcze inne koszty związane z użytkowaniem pomieszczenia (domu), jak chociażby koszty zużycia wody. Powstało więc pytanie, czy pracodawca jest zobowiązany zwrócić w odpowiednim zakresie również takie koszty. Z odpowiedzi resortu rodziny wynika, że nie, chyba że korzystniejsze zasady wynikają z aktów zakładowych regulujących pracę zdalną (patrz ramka).
Krzesło do pracy zdalnej
Pracodawca będzie zobowiązany do zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (z wyjątkiem okazjonalnej pracy zdalnej). Nowe regulacje nie dają jednak jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, czy w ramach realizacji tego obowiązku pracodawca musi zapewnić pracownikowi pracującemu zdalnie biurko i krzesło do takiej pracy.
Resort rodziny, odpowiadając na powyższe pytanie wskazał, że to pracownik dokonuje oceny swoich warunków lokalowych i technicznych. Jeżeli zatrudniony stwierdzi, że posiada odpowiednie warunki do tego rodzaju pracy (z uwzględnieniem biurka i krzesła), to pracodawca nie ma podstaw do weryfikowania ani podważania takiego oświadczenia. Tym samym w takiej sytuacji nie musi zapewniać pracownikowi wyposażenia stanowiska pracy zdalnej typu biurko czy krzesło, chyba że inne ustalenia wynikają z porozumienia lub regulaminu w sprawie takiej pracy.
Praca zdalna okazjonalna
Ustawa nowelizująca przewiduje możliwość wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej na podstawie wniosku pracownika. Jest to najmniej sformalizowany sposób świadczenia pracy zdalnie, w tym przypadku nie jest bowiem wymagane uregulowanie pracy zdalnej na poziomie zakładowym czy zawarcie indywidualnego porozumienia z pracownikiem. Strony muszą jedynie ustalić zasady wykonywania kontroli pracy zdalnej, kontroli z zakresu bhp i kontroli przestrzegania procedur ochrony danych osobowych. Pracodawca jest natomiast zwolniony z większości obowiązków związanych z wykonywaniem przez jego pracowników pracy zdalnej.
Pracownik będzie mógł skorzystać z okazjonalnej pracy zdalnej na podstawie swojego wniosku przez 24 dni w roku kalendarzowym. Pojawiła się jednak wątpliwość, czy 24-dniowa pula okazjonalnej pracy zdalnej podlega proporcjonalnemu ustaleniu do niepełnego etatu, jeżeli pracownik jest zatrudniony na część etatu. Ponadto nie było jasne, czy pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia wniosku. Obie te kwestie były przedmiotem rozstrzygnięcia resortu rodziny. Ministerstwo uznało, że roczna pula pracy zdalnej okazjonalnej w wymiarze 24 dni nie podlega proporcjonalnej redukcji do niepełnego etatu, a pracodawca ma prawo odmówić uwzględnienia wniosku o taką pracę.
|
Praca zdalna w wyjaśnieniach Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej » Zwrot kosztów użytkowania pomieszczeń przy pracy zdalnej „Obowiązkowe pokrycie kosztów w zakresie kosztów zużycia mediów, dotyczy wyłącznie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Zatem nie obejmuje ono kosztów zużycia wody lub użytkowania powierzchni w domu, o ile regulacje dotyczące obowiązku zwrotu takich kosztów nie zostały wprowadzone do wewnątrzzakładowych aktów prawnych (porozumienia lub regulaminu)”. » Biurko i krzesło dla pracownika zdalnego „Bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej – pracownik będzie musiał złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy. Należy zaznaczyć, iż to pracownik dokonuje oceny swoich warunków lokalowych i technicznych, co oznacza, iż pracodawca nie będzie mógł jej weryfikować ani podważać. Ponadto, zgodnie z dodawanym art. 6724 § 1 pkt 3 K.p. pracodawca ma obowiązek pokryć koszty inne niż niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w poleceniu pracy zdalnej, regulaminie lub porozumieniu”. » Okazjonalna praca zdalna „Wymiar pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie wynosi nie więcej niż 24 dni w roku kalendarzowym i jest niezależny od wymiaru czasu pracy pracownika (wymiaru etatu), jak również liczby godzin wynikających z rozkładu czasu pracy w dniu, w którym pracownik wykonuje pracę w ww. trybie. (…) Wniosek pracownika dotyczący pracy zdalnej okazjonalnej nie jest wiążący dla pracodawcy, pracodawca może więc odmówić jego uwzględnienia”. |
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.)
autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 25 (2004) z dnia 2023-03-27
Jak przygotować się do kontroli UODO w zakresie powoływania IOD? Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl
