Od 1 kwietnia br. obowiązuje nowe rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. W rozporządzeniu tym doprecyzowano m.in., że obowiązek ewidencjonowania dotyczy każdej sprzedaży, w tym otrzymanej zaliczki. Uregulowano też zasady zwrotu towaru lub reklamacji, a także sposób postępowania w przypadku tzw. oczywistych pomyłek.
Prowadzenie ewidencji
W § 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących wskazano, że podatnicy prowadzą ewidencję każdej sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej przy użyciu kasy rejestrującej.
Doprecyzowano, że otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania.
Ponadto określono, że zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:
- datę sprzedaży,
- nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
- termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi,
- wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,
- zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,
- dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
- protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru bądź usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
Przy czym w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:
- błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego),
- krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.
Dodatkowo z § 4 omawianego rozporządzenia wynika, że podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z VAT ewidencjonują wartość sprzedaży jako sprzedaż zwolnioną.
Wskazano również, że podatnicy sporządzają raport fiskalny okresowy (miesięczny), po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu (§ 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia).
W przypadku podatników, dla których podstawą opodatkowania jest marża, dla potrzeb ewidencjonowania tego rodzaju sprzedaży wprowadzono tzw. „zero techniczne”.
Dane na paragonie
W § 8 ust. 1 rozporządzenia zawarto dane, jakie powinien zawierać paragon fiskalny (patrz ramka). W wykazie tym zamieszczono zapis, iż na żądanie nabywcy paragon fiskalny musi zawierać NIP nabywcy (§ 8 ust. 1 pkt 17). Jak wynika z uzasadnienia do projektu omawianego rozporządzenia, regulacja ta ma umożliwić podatnikom wystawianie za pomocą kasy paragonu, który ma pełnić rolę tzw. faktury uproszczonej (w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo 100 euro).
Problem jest jednak w tym, że kasy fiskalne dostępne obecnie na rynku nie są w stanie wypełnić tego obowiązku.
Ponadto w § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia wskazano, że paragon powinien zawierać nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację. Sformułowanie to budzi kontrowersje. Przepis bowiem nie precyzuje jak szczegółowo powinien na paragonie być opisany towar (usługa), aby wypełnić ten obowiązek.
Jak wyjaśniło Ministerstwo w komunikacie zamieszczonym na stronie internetowej (www.finanse.mf.gov.pl) dotyczącym najważniejszych zmian w zakresie kas rejestrujących, od 1 kwietnia 2013 r. podatnik powinien zadbać o takie zaprogramowanie kasy, aby konsument otrzymywał paragony z nazwami towarów lub usług, pozwalającymi na ich jednoznaczną identyfikację. To od podatnika zależy, w jaki sposób dobiera on nazwę towaru lub usługi, aby jednoznacznie je identyfikować. Jeśli przykładowo podatnik ma w sprzedaży 5 gatunków jabłek i wszystkie są w jednakowej cenie, podatnik może zaprogramować nazwę „jabłka”.
Paragon fiskalny powinien zawierać co najmniej:
- imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika,
- NIP podatnika,
- numer kolejny wydruku,
- datę oraz godzinę i minutę sprzedaży,
- oznaczenie „PARAGON FISKALNY”,
- nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację,
- cenę jednostkową towaru lub usługi,
- ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku,
- wartość rabatów lub narzutów, o ile występują,
- wartość sprzedaży brutto i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku po uwzględnieniu rabatów lub narzutów,
- wartość sprzedaży zwolnionej od podatku,
- łączną kwotę podatku,
- łączną kwotę sprzedaży brutto,
- oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto,
- kolejny numer paragonu fiskalnego,
- numer kasy i oznaczenie kasjera – przy więcej niż jednym stanowisku kasowym,
- NIP nabywcy – na żądanie nabywcy,
- logo fiskalne i numer unikatowy kasy.
Rozpoczęcie ewidencjonowania
W § 13 rozporządzenia określono czynności poprzedzające rozpoczęcie prowadzenia ewidencji. Nowością jest określenie wzoru zawiadomienia o liczbie i miejscu (adresie) używania kas, który stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.
W § 13 ust. 5 rozporządzenia wskazano tak jak dotychczas, 7-dniowy termin na zgłoszenie przez podatnika kasy do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy, według wzoru określonego w załączniku nr 2. Ponadto wzór ten stanowi również wniosek o zarejestrowanie kasy, w związku z wystąpieniem okoliczności skutkujących zmianą właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego (§ 14 ust. 4 rozporządzenia).
Przegląd techniczny
Obowiązkowy przegląd techniczny kasy, w myśl nowych przepisów ma być dokonywany nie rzadziej niż co 2 lata. Dotychczas termin ten wyznaczony był „co 24 miesiące”. Zmiana ta, jak wynika z uzasadnienia do projektu rozporządzenia, umożliwia podatnikom dokonywanie przeglądów technicznych w terminach wcześniejszych.
Termin ten liczy się zgodnie z art. 12 § 3-5 Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.).
Przepisy przejściowe
Jak wskazano w § 37 rozporządzenia, do dnia 30 września 2013 r. podatnicy mogą prowadzić ewidencję oraz zapewnić spełnienie warunków używania kas zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy o VAT obowiązującymi na dzień 31 marca 2013 r.
Przy czym Ministerstwo we wskazanym wcześniej komunikacie wyjaśniło, że podatnicy użytkujący kasy, które nie posiadają możliwości technicznych spełnienia wymagań dotyczących np. umieszczania na paragonie fiskalnym NIP nabywcy, będą mogli je stosować także po 30 września 2013 r.
Podstawa prawna
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 363)
autor: Aleksandra Węgielska
Gazeta Podatkowa nr 30 (967) z dnia 2013-04-15
Konsument i jego prawa. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl
