W przepisach w zakresie VAT sformułowane zostały zarówno zasady dokumentowania transakcji, jak również terminy wystawiania dokumentów dla potrzeb tego podatku oraz wskazane zostały elementy, jakie powinny zawierać określone dokumenty. Mimo stosownych regulacji podatnicy niejednokrotnie popełniają błędy w dokumentowaniu transakcji. Pojawiają się wówczas wątpliwości, w jaki sposób i w jakiej formie można je poprawić.

Faktura

Podatnik jest zasadniczo zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą dostawę towarów i świadczenie usług dla innego podatnika. Wynika to z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT. Obowiązku wystawiania faktur, co do zasady, nie ma na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jeżeli jednak nabywca w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dokonano sprzedaży, wystąpi z żądaniem wystawienia faktury, sprzedawca dokument taki musi wystawić. Przy czym zasada ta nie dotyczy czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, czyli mediów, najmu itp.

Faktura, niezależnie od podmiotu, dla którego jest wystawiana, powinna być prawidłowa pod względem formalnym i odzwierciedlać rzeczywisty przebieg transakcji.

Faktury korygujące

Ujawniony w wystawionej czy otrzymanej fakturze błąd można i należy poprawić. Sposób eliminacji błędu zależy od jego wagi i okoliczności. W niektórych przypadkach, dotyczących zasadniczo drobnych błędów i pomyłek, wystarczające jest wystawienie noty korygującej. W sytuacji gdy uchybienia są poważniejsze, konieczne jest wystawienie faktury korygującej, o której mowa w art. 106j ustawy o VAT.

Wśród przyczyn wystawienia faktury korygującej wymienia się:

• obniżkę ceny po dokonaniu sprzedaży,
• zwrot podatnikowi towarów i opakowań,
• zwrot nabywcy całości lub części zapłaty otrzymanej przed dokonaniem sprzedaży,
• podwyżkę ceny,
• pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Przykładowe wzory faktur korygujących dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Podatek VAT.

Istotne jest, że niezależnie od tego, czy przyczyną wystawienia faktury korygującej jest udzielenie rabatu, zwrot towarów i opakowań, podwyższenie ceny czy stwierdzenie pomyłki w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, to powinna ona zawierać informacje wymienione w art. 106j ust. 2 ustawy o VAT (patrz ramka).

Inaczej rzecz ujmując, faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Tym samym, istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych, tak aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych. Faktury korygujące wystawia się w celu udokumentowania ostatecznej wielkości sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym.

Noty korygujące

Wprawdzie wszystkie błędy w fakturach można poprawić poprzez wystawienie faktury korygującej, ustawodawca umożliwił jednak poprawienie drobnych błędów w fakturach notą korygującą. Notę taką wystawić może nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę i stwierdził, że zawiera ona błędy dotyczące określenia transakcji, bądź też danych sprzedawcy czy nabywcy, albo oznaczenia towaru (usługi) będącego przedmiotem transakcji. Są to z reguły drobne błędy, niemające wpływu na identyfikację podmiotów będących stronami transakcji ani też na kwoty (wartość sprzedaży i kwotę podatku). W przedstawiony sposób nie ma możliwości poprawienia następujących danych:

• miary i ilości towarów lub zakresu wykonanych usług,
• ceny jednostkowej netto,
• kwoty wszelkich opustów czy też obniżek ceny,
• wartości sprzedaży netto,
• stawki podatku,
• kwoty podatku,
• sumy wartości sprzedaży netto,
• kwoty należności ogółem.

Nota korygująca zawierać musi dane wskazane w art. 106k ust. 3 ustawy o VAT, czyli m.in. datę i numer kolejny jej wystawienia, dane podatnika i nabywcy, ich adresy i numery identyfikacji podatkowej, dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6, a także treść korygowanej informacji oraz treść prawidłową.

Anulowanie faktury

Ustawodawca w przepisach ustawy o VAT nie uregulował kwestii dotyczących anulowania wystawionych faktur. W praktyce dopuszcza się takie rozwiązanie, jednakże tylko w sytuacji, gdy udokumentowana fakturą czynność nie została dokonana. Istotne jest, że anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów, które nie zostały wprowadzone do obrotu prawnego. Wprowadzenie faktury do obrotu prawnego oznacza, że dokument został przekazany nabywcy towaru lub usługi i przez niego zaakceptowany.

Anulowanie faktury sprowadza się do przekreślenia obu egzemplarzy faktury oraz dokonania na nich adnotacji uniemożliwiającej ich powtórne wykorzystanie. Na fakturze należy podać datę anulowania, można także wskazać przyczynę anulowania. Faktury, które zostały przez podatnika anulowane, należy przechowywać w dokumentacji podatkowej, ale nie ujmuje się ich w ewidencji sprzedaży i deklaracji VAT.

Taki tryb postępowania akceptują także organy podatkowe, w tym Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 17 lipca 2018 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.330.2018.2.AP. Organ podatkowy stwierdził, że w praktyce – w drodze wyjątku – dopuszczalne jest anulowanie faktury, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji (o przyczynie i okolicznościach anulowania) uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego. Anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.

Zdecydowana większość podatników wystawia faktury za pomocą programów księgowych. Jeżeli zaistnieje konieczność anulowania faktury, wówczas – w celu „usunięcia” takiej faktury z programu:

1) wprowadzają w księgach zapisy przeciwne (ze znakiem „minus” – np. na podstawie dokumentu PK – polecenie księgowania) lub

2) wystawiają faktury korygujące (takie korekty nie są jednak potwierdzane przez podmiot wskazany na fakturze jako nabywca, gdyż do transakcji nie doszło).

W związku z tym pojawiła się wątpliwość, czy faktura, która została anulowana w przedstawiony sposób, powinna być wykazana w ewidencji VAT i w JPK_VAT („in plus” i „in minus” – na podstawie PK lub faktury korygującej), czy też nie powinna być w ogóle wykazywana. O wyjaśnienie tej kwestii nasze Wydawnictwo zwróciło się do Ministerstwa Finansów.

W odpowiedzi z dnia 8 marca 2018 r. Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że w praktyce, w drodze wyjątku, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną, dopuszcza się anulowanie faktury. Podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zdarzeń gospodarczych, a w przypadku anulowania faktur powinien opatrzyć je odpowiednią adnotacją o przyczynie i okolicznościach anulowania uniemożliwiającą ich wykorzystanie oraz pozostawić w swojej dokumentacji dla celów dowodowych, bez wprowadzania ich do ewidencji i wykazywania w deklaracji VAT.

Brak faktury

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli w zasadzie przez okres pięcioletni.

Podatnicy winni przechowywać zarówno otrzymane, jak i wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury. Przechowywanie faktur otrzymanych (zakupu) ma znaczenie z uwagi na fakt, iż dokumenty te stanowią podstawę do odliczenia zawartego w nich VAT.

Może się zdarzyć sytuacja, że podatnik skorzysta z przysługującego mu prawa do odliczenia VAT z faktury, po czym dokument zaginie bądź ulegnie zniszczeniu. W takim przypadku (gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie), zazwyczaj na wniosek nabywcy, sprzedawca lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia wystawia ją ponownie. Faktura wystawiana jest zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu sprzedawcy. Przy czym powinna ona zawierać wyraz „Duplikat” oraz datę jej wystawienia.

Duplikat faktury w przedstawionej sytuacji stanowi dowód potwierdzający prawo do odliczenia VAT, jakiego podatnik dokonał na podstawie pierwotnej faktury.

Natomiast gdy oryginał faktury nie dotrze do nabywcy, duplikat traktowany jest jak oryginał faktury. Należy stosować wówczas ogólne zasady odliczania VAT. Inaczej mówiąc, gdy pierwotna faktura nigdy nie dotarła do nabywcy, to odliczenie VAT z duplikatu faktury możliwe jest w dacie jego otrzymania, ewentualnie w rozliczeniu za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221 ze zm.)

autor: Małgorzata Smolnik
Gazeta Podatkowa nr 80 (1537) z dnia 2018-10-04

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.SerwisBudzetowy.pl