Faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich jej elementów, czyli np. NIP nabywcy. Jak postąpić w sytuacji, gdy wskazano błędny NIP nabywcy?

Faktura ustrukturyzowana

Jak wynika z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek ten nie dotyczy wystawiania faktur:

1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,

2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,

3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 9 ustawy o VAT, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach,

4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej,

5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT,

6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT.

Elementy, jakie powinna zawierać faktura, zostały wymienione w art. 106e ustawy o VAT.

Korekta faktury

W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy po wystawieniu faktury okazuje się, że faktura zawiera błędy lub wystąpią zdarzenia, które mają wpływ na jej treść. Wówczas należy ją sprostować poprzez wystawienie faktury korygującej.

W świetle art. 106j ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

1) podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,

2) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,

3) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT,

4) stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury,

podatnik wystawia fakturę korygującą.

Z kolei w myśl art. 106j ust. 2 ustawy o VAT faktura korygująca powinna zawierać:

a) numer kolejny oraz datę jej wystawienia,

b) numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur,

c) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:

• określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5 ustawy o VAT,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą,

jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej, w pozostałych przypadkach prawidłową treść korygowanych pozycji.

Ponadto faktura korygująca może zawierać:

a) wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA”,

b) przyczynę korekty.

Istotą faktur korygujących jest więc korekta faktur pierwotnych, tak aby dokumentowały one rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych. Fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej albo faktury, o której mowa w art. 106nda ust. 1 ustawy o VAT (offline24).

Zdarza się, że sprzedawca, sporządzając fakturę dokumentującą dostawę towarów czy świadczenie usług, wpisze przez pomyłkę błędny NIP nabywcy. Jak wskazano wcześniej, faktury są dokumentami o charakterze sformalizowanym. W związku z tym muszą być wystawione zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Faktura musi odzwierciedlać prawdziwe zdarzenie gospodarcze.

Trzeba podkreślić, że wystawiając fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur dla swojego kontrahenta, aby ona do niego „dotarła”, sprzedawca musi wpisać jego prawidłowy NIP (NIP nabywcy jest elementem obowiązkowym faktury zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 5 i pkt 26 ustawy o VAT). Tym bardziej, że KSeF nie sprawdza poprawności danych kontrahenta.

W związku z tym, gdy faktura ustrukturyzowana zawiera błędny NIP kontrahenta, nie będzie prawidłowo dokumentowała sprzedaży i nie dotrze do nabywcy. W takim przypadku należy zatem sporządzić korektę faktury pierwotnej.

Korekta NIP nabywcy

Poprawnym i generalnie jedynym rozwiązaniem w sytuacji, gdy faktura zawiera błędny NIP kontrahenta, jest wystawienie faktury korygującej do zera z błędnym NIP kontrahenta i wystawienie nowej faktury ustrukturyzowanej na poprawne dane kontrahenta. W przypadku podania na fakturze sprzedaży błędnego NIP nabywcy, przyczyna zaistnienia korekty wystawionej faktury ma miejsce w momencie wystawienia faktury pierwotnej. Skoro korekta spowodowana jest przyczynami istniejącymi już w momencie wystawienia faktury pierwotnej, to powinna ona zostać rozliczona w deklaracji podatkowej za okres, w którym została wykazana pierwotna faktura ustrukturyzowana.

Jednocześnie podatnik powinien rozliczyć dokonaną sprzedaż zgodnie z momentem powstania obowiązku podatkowego dla danej sprzedaży. Sporządzenie nowej faktury służy prawidłowemu udokumentowaniu tej samej czynności na rzecz właściwego nabywcy, a nie wykazaniu dodatkowej sprzedaży. Tym samym nowa faktura sprzedaży wystawiona na prawidłowego nabywcę powinna być ujęta w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy dla tej sprzedaży.

W konsekwencji podatnik jest zobowiązany do uwzględnienia faktury korygującej pierwotną fakturę ustrukturyzowaną do zera oraz nowej poprawnie wystawionej faktury ustrukturyzowanej z poprawnym NIP nabywcy w okresie rozliczeniowym, w którym wystąpiła przyczyna korekty, tj. w okresie, w którym została ujęta faktura pierwotna zawierająca błędy.

Sporządzenie faktury korygującej do zera w tym przypadku wynika, co do zasady, z ograniczeń technicznych Krajowego Systemu e-Faktur, a przyczyną wystawienia faktury korekty nie jest błąd co do wysokości podstawy opodatkowania czy podatku należnego. Korekta w tym przypadku powinna obejmować jedynie dane formalne, jednak jest to niemożliwe z powodu ograniczeń systemowych.

Jak wskazano w Broszurze informacyjnej dotyczącej struktury JPK_VAT z deklaracją [JPK_V7M(3), JPK_V7K(3)] udostępnionej na stronie internetowej www.gov.pl., tego rodzaju korekt (dotyczących danych formalnych) dokonuje się poprzez stornowanie, tj. wpisanie ze znakiem przeciwnym całego wpisu oraz ponowne dodanie prawidłowego wpisu z podaniem pierwotnego numeru dokumentu (np. DowodSprzedazy, NrKontrahenta lub NazwaKontrahenta). Natomiast gdy podatnik jeszcze nie przesłał pliku za dany okres rozliczeniowy, dopuszczalne jest ujęcie tylko jednego zapisu z poprawnymi danymi.

Gazeta Podatkowa nr 59 (2351) z dnia 2026-07-23

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.OdliczeniaVAT.pl