Umowy na czas określony często zawierane są na pełne lata lub na rok – tak, aby ich końcowy termin przypadał na koniec roku kalendarzowego. Wiele takich umów zakończy się z ostatnim dniem bieżącego roku. Oznacza to dla pracodawcy kilka dodatkowych obowiązków natury formalnej oraz konieczność rozliczenia się z pracownikiem w zakresie niektórych świadczeń.

Najważniejsze jest świadectwo

Rozwiązanie stosunku pracy kończące zatrudnienie w danym zakładzie musi być należycie udokumentowane. Potwierdzenie okresu zatrudnienia i związanych z nim ważniejszych okoliczności następuje przede wszystkim w świadectwie pracy. To podstawowy dokument, który otrzymuje pracownik kończący pracę u danego pracodawcy. Kopia świadectwa pozostaje w dokumentacji pracowniczej przechowywanej w zakładzie pracy. Natomiast oryginał z założenia powinien służyć byłemu pracownikowi do różnych celów pracowniczo-ubezpieczeniowych. Dlatego tak ważne jest jego terminowe wydanie i prawidłowe wypełnienie. Ustalenie terminu wydania świadectwa przy definitywnym ustaniu zatrudnienia nie przysparza na ogół większych problemów – co do zasady przypada on na ostatni dzień pracy, a jeżeli niemożliwe jest wydanie świadectwa w tym czasie, pracodawca powinien to uczynić w ciągu 7 dni od daty rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

W przypadku umów terminowych sprawa z wydaniem świadectwa pracy jest znacznie bardziej skomplikowana. Zastosowanie znajduje wówczas art. 97 § 11 K.p. dotyczący tzw. „zbiorczego” świadectwa pracy. Zgodnie z przywołanym przepisem, w przypadku gdy pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na czas określony, na czas wykonania określonej pracy lub na okres próbny, świadectwo pracy obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie tych umów wydaje się z upływem 24 miesięcy od zawarcia pierwszej z nich. Jeżeli umowa terminowa, zawarta przed zakończeniem wspomnianych 24 miesięcy, jest dłuższa i ma ulec rozwiązaniu po ich upływie, świadectwo wydaje się w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia takiej umowy.

Kodeks pracy nie reguluje sytuacji, w której umowa wymieniona w art. 97 § 11 K.p. kończy się przed upływem 24 miesięcy od jej zawarcia i zatrudnienie w danym zakładzie nie jest kontynuowane na podstawie następnej umowy o pracę. W praktyce powstaje wówczas wątpliwość, czy pracodawca może „poczekać” ze sporządzeniem świadectwa do upływu wspomnianych 24 miesięcy, czy też powinien wydać świadectwo pracy bezzwłocznie. Wydaje się, biorąc pod uwagę cel wydania świadectwa jakim jest udokumentowanie okresu pracy w danym zakładzie dla potrzeb dalszego zatrudnienia lub uzyskania określonych świadczeń, że powinno to nastąpić z dniem definitywnego zakończenia zatrudnienia.

Wydanie świadectwa pracy oraz wypłata ekwiwalentu i odprawy nie zależy od rozliczenia się pracownika z zakładem pracy.

Z odprawą i ekwiwalentem nie można czekać

Wraz z końcem zatrudnienia powinno nastąpić rozliczenie się pracodawcy z pracownikiem. Nie oznacza to wprawdzie konieczności natychmiastowej wypłaty wszystkich świadczeń należnych pracownikowi, jednak niektóre z nich powinien on otrzymać w ostatnim dniu pracy.

Pracownik, który przed rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy o pracę nie zdążył wykorzystać przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w naturze, ma prawo do ekwiwalentu za niego. Prawo do ekwiwalentu powstaje z dniem ustania zatrudnienia, ponieważ Kodeks pracy wiąże zaistnienie wspomnianego prawa z faktem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 171 § 1 K.p.). Za wypłatą ekwiwalentu w tym dniu przemawia również fakt, że przepisy prawa pracy nie wyznaczają żadnego konkretnego terminu do wypłaty ekwiwalentu. Jedynie wyjątkowo, gdy strony podjęły decyzję o podpisaniu kolejnej, bezpośrednio następującej umowy o pracę, zaległy urlop może zostać wykorzystany w naturze w trakcie kolejnego zatrudnienia. Strony muszą się jednak w tej sprawie porozumieć.

Podobne zasady obowiązują przy wypłacie odprawy emerytalno-rentowej czy przysługującej na podstawie tzw. ustawy o zwolnieniach grupowych. Ponieważ prawo do tych odpraw powstaje w związku z rozwiązaniem stosunku pracy z określonych przyczyn, wypłata powinna nastąpić przy zwolnieniu pracownika. Przepisy wprowadzające prawo do tych świadczeń nie ustalają bowiem określonego terminu ich wypłaty. Inaczej przedstawia się kwestia wypłaty wynagrodzenia za pracę przysługującego za dany miesiąc. W tym przypadku, w przeciwieństwie do ekwiwalentu za urlop czy wspomnianych powyżej odpraw, Kodeks pracy wskazuje do kiedy wypłata powinna nastąpić. Zgodnie z art. 85 K.p., wynagrodzenie miesięczne wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Konkretny termin wypłaty wyznaczony jest w regulacjach zakładowych lub na mocy decyzji pracodawcy. Kodeksowe przepisy prawa pracy w przypadku rozwiązania stosunku pracy nie zobowiązują do wypłaty wynagrodzenia za pracę w dacie ustania zatrudnienia. Dlatego wydaje się, że w takiej sytuacji wypłata wynagrodzenia może nastąpić w dniu przyjętym w danym zakładzie pracy jako dzień wypłaty.

Dodatkowe dokumenty dla zwolnionego

W niektórych przypadkach, oprócz wystawienia świadectwa pracy czy zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, pracodawca musi także wypełnić wniosek o emeryturę lub rentę i wraz z całą potrzebną dokumentacją złożyć go w ZUS. Obowiązek ten aktualizuje się, jeżeli zainteresowany pracownik złoży wniosek o pomoc zakładu w tej sprawie. Pracodawca nie musi jednak pośredniczyć w składaniu wniosków o emeryturę przyznawaną na tzw. „nowych” zasadach dla pracowników urodzonych po 31 grudnia 1948 r. Ta grupa ubezpieczonych zgłasza bowiem wnioski emerytalne bezpośrednio w ZUS. Termin na złożenie przez pracodawcę wniosku o emeryturę lub rentę na rzecz pracownika – ubezpieczonego przypada odpowiednio na 30 dni przed planowanym przez niego przejściem na emeryturę lub ustaniem prawa do zasiłków chorobowych.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

autor: Agata Barczewska

Gazeta Podatkowa nr 103 (935) z dnia 2012-12-24

Układy zbiorowe i regulaminy stosowane w zakładach pracy. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl