Nagroda jubileuszowa to specyficzny rodzaj świadczenia pieniężnego, które jest przyznawane pracownikom z tytułu przepracowania przez nich pewnego okresu czasu. Świadczenie to obowiązkowo przysługuje pracownikom sfery budżetowej. Także niektóre prywatne firmy (na zasadzie dobrowolności) przyznają zatrudnionym osobom taką gratyfikację poprzez odpowiednie zapisy, np. w regulaminie wynagradzania, regulaminie nagród lub w układzie zbiorowym pracy. Gdy zostaną spełnione określone warunki, takie świadczenie może być wyłączone ze składek ZUS.

Nasza firma wypłaca pracownikom nagrody jubileuszowe nie częściej niż co 5 lat. Dla celów ich wypłaty uwzględniamy poprzednie zatrudnienie danego pracownika (taki zapis mamy zawarty w regulaminie wynagradzania). Pracownik, któremu w sierpniu 2021 r. wypłaciliśmy jubileuszówkę za 10 lat pracy, przedłożył dokumenty, które poświadczają jego dodatkowy staż pracy w innym zakładzie. W efekcie w październiku br. nabędzie on prawo do kolejnej nagrody za 15 lat pracy. Czy taka nagroda będzie zwolniona ze składek ZUS?

TAK. Nagroda jubileuszowa, która zostanie wypłacona wskazanemu w pytaniu pracownikowi, nie będzie oskładkowana.

Z podstawy wymiaru składek ZUS wyłączone są m.in. nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat. Zwolnienie to określa § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 316), zwanego rozporządzeniem składkowym. Dla celów zastosowania tego zwolnienia istotne znaczenie ma periodyczne (nie częstsze jednak niż co 5 lat) nabywanie przez pracownika prawa do takiej nagrody na podstawie wewnętrznych przepisów obowiązujących u pracodawcy.

Od powyższej zasady organ rentowy dopuszcza kilka wyjątków. Zwalnia bowiem ze składek ZUS także nagrodę jubileuszową wypłacaną częściej niż co 5 lat. Ma to miejsce wtedy, gdy m.in. pracownik w czasie oczekiwania na następną nagrodę jubileuszową (zgodnie z przepisami płacowymi obowiązującymi u pracodawcy) przedstawił pracodawcy dokumenty potwierdzające np. fakt wcześniejszego zatrudnienia (m.in. świadectwo pracy z poprzedniego miejsca pracy), które nie były brane pod uwagę przy ustalaniu prawa do wcześniejszej takiej nagrody. W takim przypadku kwota wypłaconego pracownikowi świadczenia jest zwolniona ze składek ZUS na podstawie § 2 ust. 1 pkt 1 powołanego rozporządzenia.

Wypłacamy pracownikom nagrody jubileuszowe. Zgodnie z zapisami zawartymi w regulaminie wynagradzania prawo do pierwszej wypłaty tego świadczenia następuje po przepracowaniu przez pracownika w naszej firmie 5 lat (kolejna po 10, 15, 20 itd. latach pracy). Niedługo w naszym zakładzie dojdzie do zwolnień grupowych. Pracownicy objęci tym zwolnieniem, którzy nabędą prawo do ww. nagrody z tytułu upływu 5 lat pracy w firmie w ciągu 12 miesięcy od dnia rozwiązania umowy, otrzymają wcześniej nagrody jubileuszowe. Czy będą one oskładkowane?

TAK. Przekazane pracownikom, o których mowa w pytaniu, świadczenie powinno zostać uwzględnione w podstawie wymiaru składek ZUS.

Jak wskazano w odpowiedzi na pierwsze pytanie, dla celów zwolnienia nagrody jubileuszowej z oskładkowania decydujące znaczenie ustawodawca przypisał okresowemu, nie częstszemu niż co 5 lat, nabywaniu przez pracownika prawa do tego świadczenia na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych obowiązujących w zakładzie pracy. Gdy jednak dochodzi do wypłaty wspomnianej nagrody przed upływem kolejnych 5 lat z tytułu rozwiązania umowy o pracę w ramach zwolnień grupowych, to organ rentowy prezentuje stanowisko, że niezależnie od długości okresu, jaki upłynie do uzyskania przez pracownika prawa do nabycia kolejnej nagrody jubileuszowej, taka wypłata podlega składkom ZUS (patrz ramka).

Będziemy przyznawać pracownikom nagrody jubileuszowe w formie rzeczowej (tj. voucher na pobyt w hotelu wraz z osobą towarzyszącą) po przepracowaniu minimum 5 lat w naszej firmie i każdych kolejnych następnych 5 lat. Zasady przyznawania tych świadczeń oraz ich wartość na każdy jubileusz szczegółowo opiszemy w regulaminie wynagradzania. Czy takie świadczenie będzie oskładkowane?

NIE. Nagrody jubileuszowe (tu: przekazywane pracownikom w formie rzeczowej), do których pracownicy nabędą prawo nie częściej niż co 5 lat, będą wyłączone ze składek ZUS.

Zwolnienie określone w § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia składkowego ma zastosowanie również w stosunku do jubileuszówek przekazywanych pracownikom z co najmniej 5-letnią częstotliwością, mających formę rzeczową. Takie też stanowisko przedstawił Oddział ZUS w Gdańsku w interpretacji indywidualnej z dnia 18 lutego 2025 r., znak DI/100000/43/1222/2024. Organ ten wyjaśnił w niej, że: „(…) wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nagrody jubileuszowe podlegają jedynie wtedy, gdy zasady (warunki) ich przyznawania zostaną uregulowane w zakładowych źródłach prawa pracy (np. w regulaminie wynagradzania, zakładowym układzie zbiorowym pracy czy w regulaminie nagród jubileuszowych). Nagroda jubileuszowa w postaci rzeczowej, jeżeli jest przyznawana periodycznie według zasad określonych w zakładowych źródłach prawa pracy, nie stanowi również podstawy wymiaru składek na te ubezpieczenia. (…)”.

Z uwagi na to, że w tym przypadku prawo do nagród jubileuszowych będzie zagwarantowane w regulaminie wynagradzania i wobec okoliczności, że według zasad określających warunki ich przyznawania tam zawartych będą one przysługiwać wszystkim pracownikom na równych zasadach – nie częstej niż co 5 lat – wspomniane nagrody jubileuszowe za staż pracy spełnią przesłanki do zwolnienia ich ze składek ZUS na mocy § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia składkowego.

We wrześniu 2025 r. nasza firma będzie obchodziła 20-lecie istnienia. Dyrektor wypłaci wszystkim pracownikom (w zależności od ich stażu pracy) nagrody jubileuszowe. W zakładowych przepisach o wynagradzaniu zawarł zapis o tym, że wypłatę tego świadczenia otrzyma osoba, która przepracowała w firmie co najmniej 5 lat. Czy ww. wypłata będzie zwolniona ze składek ZUS?

NIE. Wypłacona pracownikom nagroda będzie podlegała składkom ZUS na ogólnych zasadach.

Treść § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia składkowego jednoznacznie wskazuje, że zwolniona ze składek ZUS jest nagroda związana z jubileuszem pracy pracownika (wypłacana nie częściej niż co 5 lat), a nie świadczenie wypłacane pracownikowi z tytułu jubileuszu zakładu pracy. Wobec tego kwota wypłaconej pracownikom nagrody będzie stanowić dla nich podstawę wymiaru składek ZUS.

autor: Aneta Dąbrowska
Gazeta Podatkowa nr 67 (2255) z dnia 2025-08-21

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.SkladkaZUS.pl