Na spółkach handlowych prowadzących pełną księgowość ciąży obowiązek przekazania do sądu rejestrowego sprawozdania finansowego wraz z wymaganymi dokumentami. Spółki muszą wywiązać się z tej powinności w terminach określonych przez ustawę o rachunkowości. Przy tym według danych Ministerstwa Sprawiedliwości większość podmiotów składa sprawozdania od maja do września kolejnego roku. W przypadku tych podmiotów, które realizują obowiązek po upływie ustawowego terminu, spełnia się jednak zasada, że lepiej późno niż wcale. Natomiast brak złożenia sprawozdania do KRS może skutkować negatywnymi konsekwencjami dla spółki, a także dla osób, które pełnią w spółce funkcję kierownika jednostki.
Sąd rejestrowy kontroluje
Sprawozdanie finansowe wraz z wymaganymi dokumentami za ubiegły rok musi trafić do sądu rejestrowego w terminach wskazanych w art. 69 ust. 1 i ust. 2 (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.).
Sprawozdania finansowe i inne składane dokumenty trafiają do akt rejestrowych. Natomiast o ich złożeniu sąd czyni wzmiankę w rejestrze KRS. Sąd rejestrowy prowadzi kontrolę terminowości składania sprawozdań finansowych i innych dokumentów, o których mowa w art. 40 pkt 2-5 i pkt 7 ustawy o KRS. Trzeba pamiętać, że obecnie w rejestrze ujawniane są informacje o dniu kończącym rok obrotowy. Dzięki temu system informatyczny KRS może na bieżąco wyłapywać podmioty, które uchylają się od terminowego przekazywania sprawozdania finansowego i wymaganych dokumentów. Kierownik sekretariatu, na podstawie danych uzyskanych z systemu, zawiadamia przewodniczącego wydziału o każdym zaniedbaniu w spełnieniu omawianego obowiązku.
Kara grzywny
W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, że sprawozdanie finansowe bądź inne dokumenty nie zostały złożone pomimo upływu terminu, sąd rejestrowy wzywa obowiązanych do ich złożenia, wyznaczając dodatkowy 7-dniowy termin, pod rygorem zastosowania grzywny. Wezwanie to jest elementem postępowania przymuszającego. Poza ewentualnością wdrożenia tego postępowania sąd rejestrowy ma do dyspozycji także inne możliwości dyscyplinowania spółki (patrz ramka).
Jeżeli jednak wspomniane wezwanie trafi na adres spółki, to należy w podanym terminie spełnić obowiązek rejestrowy albo pisemnie usprawiedliwić jego niespełnienie. Usprawiedliwienie to powinno nastąpić w szczególności poprzez wykazanie obiektywnych okoliczności uniemożliwiających złożenie wniosku bądź dokumentów.
Bierność osoby obowiązanej do złożenia wniosku bądź dokumentów będzie skutkować nałożeniem grzywny na obowiązanych. Sąd rejestrowy może ponawiać grzywnę. Na początku (2 razy) nałożona grzywna nie może przekroczyć 10.000 zł. Ogólna suma grzywien w tej samej sprawie nie może przewyższać miliona złotych. Co istotne, w razie wykonania obowiązku rejestrowego lub umorzenia postępowania grzywny niezapłacone do tego czasu ulegają umorzeniu.
Odpowiedzialność karna
Osoby, które w danej spółce są kierownikiem jednostki, muszą pamiętać także o ewentualnych sankcjach karnych. Sąd rejestrowy może zawiadomić organy ścigania o popełnieniu przestępstwa z art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem grzywnie albo karze ograniczenia wolności podlega ten, kto wbrew przepisom ustawy nie składa m.in. sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym.
Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 8 stycznia 2016 r., sygn. akt V KK 380/15, wskazał, że brzmienie art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości wskazuje, że zawarta w nim norma ma charakter blankietowy w zakresie zawartym w sformułowaniu „wbrew przepisom ustawy”. Odsyła ona do innych unormowań, w których określa się, w jakich warunkach podmiot typu przestępstwa jest zobowiązany do złożenia wymienionych sprawozdań. Kwestie te reguluje art. 69 ustawy o rachunkowości. Nakazuje się w nim wszystkim kierownikom jednostek objętych normowaniem ustawy składanie w rejestrze sądowym m.in. rocznego sprawozdania finansowego.
SN podkreślił także, że obowiązek złożenia sprawozdania finansowego w rejestrze sądowym jest niezależny od tego, czy podlegało ono uprzedniemu badaniu przez biegłego rewidenta.
Definicję kierownika jednostki zawiera art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. Księgowy spółki, który jednocześnie nie pełni w spółce funkcji wymienionej w tym przepisie, nie może ponieść odpowiedzialności karnej za niezłożenie sprawozdania finansowego do KRS (por. wyrok SN z dnia 16 października 2014 r., sygn. akt II KK 279/14).
Są wyroki skazujące
Skazanie na podstawie art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości zależy od okoliczności, jakie mają miejsce w spółce. Przykładowo, przekazanie do akt rejestrowych właściwych dokumentów ponad rok po terminie (bez uzasadnionego obiektywnego powodu takiej sytuacji) może być zakwalifikowane jako lekceważenie omawianej powinności i tym samym uniemożliwienie kontrahentom uzyskania kompleksowych informacji o działalności spółki. Pogląd taki wyraził Sąd Okręgowy w Sieradzu w wyroku z dnia 16 grudnia 2015 r., sygn. akt II Ka 223/15 (zob. też wyrok SO w Poznaniu z dnia 9 marca 2016 r., sygn. akt IV Ka 25/16).
Z drugiej strony może zdarzyć się, że sąd warunkowo umorzy postępowanie w takiej sprawie, a nawet nie dopatrzy się znamion przestępstwa.
| Skutki niezłożenia sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe w świetle ustawy o KRS
Sytuacja, gdy mimo wezwania sądu rejestrowego podmiot wpisany do KRS nie złoży rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe stanowi podstawę do wszczęcia przez sąd rejestrowy z urzędu postępowania o rozwiązanie takiego podmiotu bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego (zob. art. 25a-25e ustawy o KRS). Podstawą do wszczęcia takiego postępowania jest także sytuacja, gdy sąd rejestrowy zrezygnuje z przeprowadzania postępowania przymuszającego bądź je umorzy (por. art. 24 ust. 3-5 ustawy o KRS). |
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2017 r. poz. 700 ze zm.)
autor: Ewelina Mentel-Wyrzychowska
Gazeta Podatkowa nr 61 (1415) z dnia 2017-07-31
Obowiązki i uprawnienia Administratora Bezpieczeństwa Informacji (ABI). Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl
