Jednostki przygotowujące sprawozdanie finansowe w postaci ustrukturyzowanej muszą wpisać w formularzu tego sprawozdania datę jego sporządzenia. Jaka powinna to być data, aby była zgodna z obowiązującymi przepisami?

Termin sporządzenia sprawozdania

Zasadniczo sprawozdanie finansowe należy sporządzić w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Jednak w przypadku sprawozdania finansowego na dzień bilansowy 31 grudnia 2020 r. wydłużono datę jego sporządzenia o dodatkowe 3 miesiące ze względu na trudności spowodowane epidemią COVID-19. Wydłużenie takie dotyczy jednostek, o których mowa w art. 2 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości, z wyjątkiem jednostek sektora finansów publicznych posiadających osobowość prawną oraz jednostek prowadzących działalność, do której stosuje się przepisy ustaw określonych w art. 1 ust. 2 ustawy o nadzorze nad rynkiem finansowym. Tak wynika z § 3a ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji (Dz. U. z 2020 r. poz. 570 ze zm.). Zatem sprawozdanie finansowe na dzień 31 grudnia 2020 r. należy sporządzić do 30 czerwca 2021 r.

Podpisanie sprawozdania finansowego

W strukturach logicznych określonych dla sprawozdań finansowych i udostępnionych w BIP na stronie internetowej Ministerstwa Finansów przewidziano, że data sporządzenia sprawozdania finansowego powinna być wpisana w odrębnym polu formularza sprawozdania finansowego. Sporządzenie sprawozdania finansowego wieńczy jego podpisanie. W myśl art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, to wszyscy członkowie tego organu. Na pewno więc datę sporządzenia sprawozdania finansowego należy wiązać z datą jego podpisania, problem jednak jest w tym, że często zdarza się, iż sprawozdanie finansowe sporządzane w postaci elektronicznej, podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, ma różne daty poszczególnych podpisów.

Zgodnie z wyjaśnieniami przedstawionymi na stronie internetowej MF (www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/pytania-i-odpowiedzi), data sporządzenia sprawozdania finansowego powinna być traktowana jako oświadczenie wiedzy, potwierdzające występowanie określonego stanu majątkowego i finansowego na konkretny dzień bilansowy, według stanu tej wiedzy na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego. Zatem jest to data, w jakiej jednostka, tj. w praktyce osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, ujęła zdarzenia mające wpływ na kształt sprawozdania, znane jednostce w tej właśnie dacie. Za datę taką należy więc przyjąć dzień, w którym osoba ta podpisała sprawozdanie finansowe. Równocześnie data ta, w zakresie oświadczenia wiedzy, powinna obowiązywać wszystkie osoby wchodzące w skład organu będącego kierownikiem jednostki, niezależenie od faktycznego – np. późniejszego – terminu złożenia wymaganego podpisu przez poszczególne, odpowiedzialne osoby. Oznacza to, że dopuszcza się, iż kierownictwo jednostki może złożyć podpisy pod sprawozdaniem finansowym w dacie innej niż data sporządzenia sprawozdania – przy czym trzeba mieć na względzie, co podkreślono w wyjaśnieniach MF, że data złożenia wszystkich wymaganych podpisów nie może być późniejsza niż ostateczny termin sporządzenia sprawozdania finansowego. W odniesieniu do sprawozdania finansowego za 2020 r. wszystkie podpisy pod tym sprawozdaniem muszą więc zostać złożone do dnia 30 czerwca 2021 r., choć mogą być składane w różnych datach (przykład 1).

Korekty po sporządzeniu sprawozdania

Trzeba też wspomnieć o sytuacji, w której po sporządzeniu sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, wystąpi konieczność dokonania jego korekty, polegającej na wprowadzeniu odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku, za który sporządzono sprawozdanie (por. art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Zmiany te spowodują konieczność powtórnego sporządzenia sprawozdania finansowego i jego podpisania. Data sporządzenia (i podpisania) kolejnej wersji sprawozdania może wtedy przypadać po ostatecznym terminie określonym na jego sporządzenie, czyli w odniesieniu do sprawozdania finansowego za 2020 r. – po 30 czerwca 2021 r. (przykład 2). Jest to prawidłowa sytuacja, dopuszczona przepisami ustawy o rachunkowości. W przypadku gdy nowa wersja sprawozdania finansowego za dany rok zostanie sporządzona (i podpisana) w dacie przypadającej po ostatecznym terminie określonym na jego sporządzenie, wersję poprzednią (sporządzoną w odpowiednim terminie) przechowuje się dla celów dowodowych wraz z nową wersją sprawozdania. Jednak poza tym ta poprzednia wersja nie jest ujawniana dla żadnych innych celów – do zatwierdzenia, złożenia w KRS, KAS czy MSiG przedstawia się wyłącznie najnowszą, ostateczną wersję sprawozdania finansowego.

Warto podkreślić, że data sporządzenia nowej wersji sprawozdania finansowego przypadać musi przed datą zatwierdzenia tego sprawozdania finansowego. Należy przypomnieć, że ostateczny termin zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2020 r. to zasadniczo 30 września 2021 r. (por. § 3a ust. 1 i § 3b przywołanego wcześniej rozporządzenia). Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok nie można dokonywać w księgach tego roku ani w tym sprawozdaniu żadnych zmian.

autor: Dorota Przybyszewska
Gazeta Podatkowa nr 49 (1820) z dnia 2021-06-21

Prezentacja wybranych operacji gospodarczych w sprawozdaniu finansowym. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl