Indywidualne warunki zatrudnienia wynikają z różnych źródeł. Część z nich zapisana jest tylko w umowie o pracę, niektóre zaś regulowane są przez przepisy zakładowe. W małych zakładach, wobec braku aktów zakładowych, warunki pracy określa też tzw. informacja dodatkowa. Zmiana danych określonych jej zakresem wymaga aktualizacji informacji.
Informacja dodatkowa do każdej umowy
W razie zawarcia umowy o pracę każdy pracodawca, niezależnie od stanu zatrudnienia, ma obowiązek sporządzić informację o warunkach zatrudnienia, zwaną potocznie informacją dodatkową. Wspomnianą informację należy przygotować w terminie 7 dni od zawarcia umowy o pracę, zawierając w niej dane o:
- obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
- częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
- wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
- obowiązującej długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
- układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty (art. 29 § 3 K.p.).
Pracodawca, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy (zatrudnia poniżej 20 pracowników) i który nie jest objęty układem zbiorowym pracy, musi przygotować informację dodatkową w wersji rozszerzonej. Uwzględnia ona te dane, które w większych zakładach znajdują się w przepisach zakładowych. Mały pracodawca informuje więc pracownika dodatkowo o:
- porze nocnej,
- miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,
- przyjętym sposobie potwierdzania przez pracownika przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Informacja o warunkach zatrudnienia powinna mieć charakter zindywidualizowany, odnoszący się do konkretnego pracownika. Może być sformułowana w sposób opisowy (z wyłączeniem informacji o układzie zbiorowym) lub poprzez odwołanie się do tych przepisów prawa pracy, które regulują dane warunki zatrudnienia.
W razie zmiany potrzebna aktualizacja
Celem wystawienia informacji dodatkowej jest przekazanie pracownikowi danych na temat niektórych warunków jego zatrudnienia. Zmiana tych warunków wymaga więc aktualizacji informacji, tak, aby była ona zgodna z rzeczywistym stanem rzeczy. Pracodawca ma obowiązek takiej aktualizacji w razie zmiany w zakresie:
- dobowej i tygodniowej normy czasu pracy,
- częstotliwości wypłaty wynagrodzenia,
- objęcia układem zbiorowym pracy,
- wymiaru urlopu i długości wypowiedzenia.
Modyfikacji informacji dodatkowej pracodawca powinien dokonać niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie miesiąca od wejścia w życie zmiany. Jeżeli termin ten przypadałby po dacie rozwiązania stosunku pracy, aktualizację należy dostarczyć pracownikowi do dnia zakończenia zatrudnienia (art. 29 § 32 K.p.).
Z formalnego punktu widzenia art. 29 § 32 K.p. nie wymaga aktualizacji danych zawartych w części rozszerzonej informacji dodatkowej. Wydaje się jednak, że mały pracodawca, z uwagi na brak wymogu posiadania przepisów zakładowych, powinien zaznajamiać pracownika ze zmianami również w tym zakresie.
Aktualizacja zbiorcza czy jednorazowa?
Kodeks pracy nie określa sposobu zamieszczania w informacji dodatkowej danych dotyczących warunków zatrudnienia, które ulegną zmianie w trakcie obowiązywania tej umowy o pracę, której dotyczy informacja. W szczególności brak jest regulacji przewidującej możliwość zbiorczego ujęcia w jednej informacji zmian warunków zatrudnienia mających nastąpić w okresie obowiązywania umowy. Taki „zbiorczy” sposób sporządzenia informacji dodatkowej z pewnością jest dogodniejszy dla pracodawców – oszczędza im formalności związanych z jej aktualizacją. Nie jest jednak jednoznacznie rozstrzygnięte, czy taka praktyka jest prawidłowa. Interpretacje w tej kwestii są niejednolite, w tym rozbieżne stanowiska zajmują tak ważne dla pracodawcy urzędy jak Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej oraz Główny Inspektorat Pracy.
Zgodnie z poglądem prezentowanym przez MPiPS, pracodawca może w informacji dodatkowej uwzględnić przyszłe zmiany warunków zatrudnienia objętych informacją, oczywiście w zakresie czasowym umowy o pracę, której dotyczy dana informacja. Z tak elastycznym podejściem do tematu aktualizacji informacji dodatkowej nie zgadza się natomiast GIP uważając, że pracodawca ma obowiązek informowania pracownika o zmianie jego warunków zatrudnienia na bieżąco, tj. w terminie określonym w art. 29 § 32 K.p. Nie może więc informować o przyszłej zmianie warunków zatrudnienia z czasowym wyprzedzeniem, nawet jeżeli skutkuje to zmniejszeniem obciążeń biurokratycznych ciążących na pracodawcy.
„Zbiorcza” aktualizacja informacji dodatkowej w opinii urzędów
Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej
„(…) można uznać, iż jeżeli pracodawca poinformował pracownika w pierwszej informacji dotyczącej warunków jego zatrudnienia (sporządzonej nie później niż w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę) także o dniu, w którym nastąpi zmiana tych warunków (np. wymiaru urlopu wypoczynkowego czy długości okresu wypowiedzenia), to powtórne zawiadomienie o tym pracownika w momencie, w którym faktycznie ona nastąpi, jest zbyteczne (…)” – pismo z dnia 22 lutego 2013 r.
Główny Inspektorat Pracy
„Aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia musi być zawsze sporządzana na bieżąco, po zaistnieniu zmian w warunkach zatrudnienia pracownika (…)” – pismo nr GNP-249-4560-3-1/13/PE/RP
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)
autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 56 (993) z dnia 2013-07-15
Porady ekspertów na temat rozliczania kosztów podatkowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl
