Ostatnia zmiana przepisów z zakresu wystawiania świadectw pracy miała miejsce ponad dwa lata temu. Pracodawcy powinni więc wdrożyć się już do aktualnie obowiązujących regulacji i stosować je bez większych problemów. Praktyka pokazuje jednak, że zasady wystawiania świadectwa pracy za okresy umów terminowych w dalszym ciągu budzą wątpliwości i przysparzają trudności przy sporządzaniu świadectwa.

Świadectwo pracy po dwóch latach

Pracodawca, na którym ciąży obowiązek wystawienia świadectwa pracy w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, najmniej trudności z jego realizacją ma w przypadku zakończenia umowy bezterminowej. Problematyczne bywa natomiast przygotowanie świadectwa za okresy pracy terminowej. W tym przypadku zastosowanie znajduje dość skomplikowany art. 97 § 11 K.p., zgodnie z którym, w przypadku gdy pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę:

• na czas określony,
• na czas wykonania określonej pracy,
• na okres próbny,

świadectwo pracy, obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie tych umów, wydaje się z upływem 24 miesięcy od zawarcia pierwszej z nich. Co do zasady, świadectwo pracy przy zatrudnieniu terminowym wydaje się więc z upływem 2 lat od zawarcia pierwszej z rzędu umowy tego typu. Jest to jednak ogólna zasada, od której przewidziano wyjątek, zawarty w art. 97 § 12 K.p. Wynika z niego, że jeżeli rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy terminowej, zawartej przed upływem 24 miesięcy od podpisania pierwszej z rzędu takich umów, następuje po tych 24 miesiącach, świadectwo wydaje się w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia takiej umowy. Oznacza to, że jeżeli np. z pracownikiem zawarto dwie następujące po sobie umowy na czas określony – pierwszą na rok, a drugą na dwa lata (co daje łącznie 3 lata zatrudnienia terminowego), pracodawca wyda świadectwo pracy dopiero po zakończeniu ostatniej, drugiej umowy. Jest to konsekwencją ogólnej zasady dotyczącej sporządzania świadectwa pracy, wiążącej obowiązek jego wystawienia z faktem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Nie można więc wydać świadectwa za okres zatrudnienia, które jeszcze trwa (przykład).

 Przykład

Pracodawca zatrudnił pracownika na podstawie umowy na czas określony od 1 stycznia 2012 r. do 31 maja 2013 r. Następnie zawarł z nim kolejną umowę na czas określony od 1 czerwca 2013 r. do 31 grudnia 2014 r. Dwuletni okres zatrudnienia terminowego podjętego na podstawie wyżej wymienionych umów mija 31 grudnia 2013 r., tj. w trakcie obowiązywania drugiej umowy terminowej. Ponieważ została ona nawiązana przed upływem 24 miesięcy od zawarcia pierwszej umowy na czas określony, ale jej termin końcowy przypada po upływie tych 24 miesięcy, świadectwo pracy należy wydać dopiero w dniu jej zakończenia. Nie ma przy tym znaczenia, że łączny okres zatrudnienia terminowego wskazany w świadectwie przekroczy dwa lata.

Przy krótszej umowie nie trzeba czekać

Z przepisów Kodeksu pracy wynikają reguły wydawania świadectwa pracy w sytuacji, gdy ostatnia z rzędu umowa terminowa kończy się po upływie 24 miesięcy od zawarcia pierwszej z nich (lub gdy jedyna umowa terminowa została podpisana na okres dłuższy niż 2 lata). Zapisy kodeksowe nie odniosły się natomiast do sytuacji odwrotnej, tj. przypadku, gdy ostatnia terminowa umowa o pracę rozwiązuje się przed upływem 24 miesięcy od zawarcia pierwszej z takich umów i jednocześnie zatrudnienie w danej firmie zostaje definitywnie zakończone. Patrząc na literalne brzmienie art. 97 § 11 K.p. wydawać by się mogło, że świadectwo pracy należy wydać dopiero po upływie 24 miesięcy od podjęcia pracy na podstawie umowy terminowej, nawet jeżeli została ona zawarta na krótszy okres. Przyjęcie takiego założenia prowadziłoby jednak do problematycznej sytuacji „czekania” na świadectwo pracy, co nie jest korzystne ani dla byłego pracownika (ze względu np. na wymogi rejestracji w urzędzie pracy), ani dla pracodawcy. Trzeba pamiętać, że ten ostatni jest zobowiązany stosować nie tylko art. 97 § 11 K.p., ale również art. 97 § 1, który stanowi, że w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy świadectwo pracy należy wydać niezwłocznie. Definitywne ustanie zatrudnienia w danej firmie powinno więc wiązać się z wystawieniem świadectwa, co nie może być traktowane jako podstawa do postawienia zarzutu pracodawcy. W razie potrzeby pracodawcę może też „wspomóc” pracownik, składając wniosek o wydanie świadectwa, który jest wiążący dla pracodawcy (art. 97 § 13 K.p.).

Umowa bezterminowa poprzedzona świadectwem

Zasady wystawiania świadectwa potwierdzającego okres zatrudnienia czasowego dotyczą tylko umów o charakterze terminowym. Przepis art. 97 § 11 K.p. nic nie wspomina o umowie na czas nieokreślony. Powoduje to dylematy związane z sytuacją, kiedy ciąg umów terminowych albo jedna taka umowa kończy się przed upływem 24 miesięcy od jej zawarcia (albo od zawarcia pierwszej z nich), a następną umową ma być umowa na czas nieokreślony. Powstaje wówczas pytanie, czy pracodawca powinien wydać świadectwo pracy za okresy zatrudnienia terminowego, w szczególności w sytuacji, kiedy kolejna umowa (na czas nieokreślony) następuje bezpośrednio po poprzednich.

Rozpatrując takie przypadki należy brać pod uwagę, że art. 97 § 11 K.p., określając warunki wydawania świadectwa pracy po upływie 24 miesięcy zatrudnienia terminowego, zakłada wystąpienie ciągu umów wyłącznie o charakterze czasowym. Dlatego świadectwo pracy w trybie art. 97 § 11 K.p. powinno obejmować okresy zatrudnienia tylko o charakterze terminowym. Oznacza to konieczność sporządzenia świadectwa po definitywnym zakończeniu takiego zatrudnienia (bez względu na jego długość), także jeżeli następną umową ma być umowa na czas nieokreślony.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

autor: Agata Barczewska

Gazeta Podatkowa nr 69 (1006) z dnia 2013-08-29

Rozwiązywanie umów o pracę w orzecznictwie SN. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl