Dieta z tytułu podróży służbowej jest podstawowym świadczeniem przysługującym pracownikowi „w delegacji”. Prawo do niej występuje zarówno w krajowej, jak i w zagranicznej podróży służbowej, jednak rodzaj podróży zdecydowanie wpływa na wysokość diety. Wyjazd zagraniczny jest pod tym względem korzystniejszy dla pracownika, szczególnie jeżeli celem podróży jest kilka krajów.
Podróż od granicy do granicy
Można powiedzieć, że zagraniczna podróż służbowa rozpoczyna się i kończy na granicy. Jej momentem początkowym jest przekroczenie granicy kraju, z którego pracownik udaje się w taką podróż, a końcowym przekroczenie tej samej granicy w drodze powrotnej. W zależności od tego, jakiego użyto środka lokomocji, podróż służbowa obejmuje okres od:
- przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju – przy podróżowaniu środkami komunikacji lądowej,
- startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju – przy podróży drogą powietrzną,
- wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego – przy podróży morskiej.
Czas zagranicznej podróży służbowej liczy się więc w sposób ciągły od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę, do chwili przekroczenia tej granicy w drodze powrotnej do kraju. Za każdą pełną dobę podróży przysługuje cała dieta (ustalana w wysokości obowiązującej dla państwa docelowego podróży), a za niepełną dobę podróży:
- do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
- ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety ustalonej w podany sposób. Jeżeli pracownik otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, wówczas przysługuje mu na śniadanie – 15% diety, na obiad – 30% diety, na kolację – 30% diety, a na inne wydatki – 25% diety. Natomiast gdy otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Gdy jest on niższy od diety, pracownik ma prawo do wyrównania do wysokości należnej diety.
Należy zaznaczyć, że wysokość diety za zagraniczną podróż służbową może wynikać wprost z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności (…) z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju lub z przepisów zakładowych albo z umowy o pracę. Rozporządzenie muszą stosować w sposób ścisły pracodawcy sfery budżetowej, a inni pracodawcy tylko wtedy, gdy nie uregulowali samodzielnie zasad zwrotu kosztów za podróż służbową. Jednak nawet w przypadku, gdy przewidzieli takie zakładowe uregulowania, dieta za dobę podróży służbowej (w tym zagranicznej) nie może zostać ustalona poniżej poziomu diety za podróż krajową dla pracownika ze sfery budżetowej (art. 775 K.p.).
Podróż zagraniczna z elementami krajowej
Zagraniczna podróż służbowa z konieczności zawiera w sobie elementy podróży krajowej. Aby przekroczyć granicę kraju w drodze do państwa docelowego podróży, należy bowiem do tej granicy dotrzeć. Ta sama sytuacja dotyczy powrotu do kraju. Dojazdy do granicy kraju w drodze za granicę i od granicy kraju w drodze powrotnej zaliczamy więc do krajowej podróży służbowej. W związku z takim „mieszanym” charakterem podróży zagranicznej często sygnalizowane były wątpliwości co do tego, jak rozliczać dwa odcinki podróży krajowej, tj. czy należy je traktować jako jedną, czy dwie podróże służbowe. Wybór jednej z tych dwóch koncepcji ma poważny wpływ na wysokość diety krajowej, bowiem przy łącznym rozliczaniu krajowych odcinków podróży zagranicznej, kwota diety krajowej będzie na ogół wyższa. Główny Inspektorat Pracy rozpatrując przedstawioną kwestię ocenił, iż w przypadku pracownika wyjeżdżającego w zagraniczną podróż służbową, w czasie której w jednej dobie dojeżdża on do granicy państwa, a w innej dobie po zakończeniu tej podróży wraca z granicy państwa do miejsca zakończenia delegacji, odbywa on dwie podróże krajowe i jedną zagraniczną (pismo z dnia 2.02.2009 r., znak: GPP-417-4560-10/09/PE/RP).
Państwo tranzytowe się nie liczy
Zagraniczna podróż służbowa może obejmować jedno lub kilka państw. Bez względu jednak na to, do jakiego państwa (państw) został skierowany pracownik, dieta ustalana jest w wysokości obowiązującej dla docelowego miejsca podróży.
Jeżeli państw, przez które pracownik ma przejechać, jest więcej niż jedno, wówczas kryterium rozstrzygającym o wysokości diety jest to, w którym państwie pracownik ma do wykonania samodzielne, zlecone mu zadanie służbowe. Państwo „tranzytowe”, przez które pracownik tylko przejeżdża w drodze do właściwego państwa docelowego lub w którym wykonuje zadanie służbowe będące jedynie przygotowaniem do realizacji zadania podstawowego, nie wpływa na wysokość diety. Przeciwna sytuacja ma miejsce, gdy wystąpi kilka państw docelowych, tj. takich, w których pracownik ma do wykonania odrębne, samodzielne zadania służbowe. Wówczas wysokość diety jest ustalana od granicy danego państwa docelowego do granicy następnego państwa docelowego, w wysokości zgodnej z limitem obowiązującym dla danego państwa.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.)
autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 92 (924) z dnia 2012-11-15
Rozliczenie służbowych wyjazdów pracowników i przedsiębiorców. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl
