Wykonywanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza siedzibą pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy wiąże się z poniesieniem dodatkowych wydatków. Pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z taką podróżą, do których zalicza się m.in. koszty wyżywienia w podróży, na które przysługuje dieta.
Wysokość diety w podróży krajowej
Warunki przyznania diet za podróż służbową w sferze budżetowej, m.in. w podróży krajowej, zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), dalej zwanym rozporządzeniem delegacyjnym. Pracodawcy spoza sfery budżetowej także podlegają przepisom tego aktu prawnego, jeżeli w przepisach wewnątrzzakładowych lub w umowach o pracę nie uregulowali samodzielnie zasad zwrotu należności z tytułu podróży służbowych.
Dieta za dobę podróży krajowej wynosi 30 zł i jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia.
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego. Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Natomiast gdy podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości (§ 7 ust. 2 rozporządzenia delegacyjnego).
Prawodawca określił też przypadki, w których dieta nie przysługuje. Ma to miejsce w sytuacji, gdy:
- pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie,
- pracownika delegowano do miejscowości jego stałego lub czasowego pobytu,
- pracownik przebywający w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni skorzystał z prawa do powrotu, w dniu wolnym od pracy, do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu (dieta nie przysługuje za czas pobytu w miejscu zamieszkania).
Przyznanie diet następuje po uwzględnieniu całego czasu podróży służbowej, począwszy od godziny wyjazdu do godziny powrotu, według podanych wyżej zasad. Przy czym dobę podróży służbowej liczy się jako kolejne 24 godziny od momentu jej rozpoczęcia.
Zmniejszanie wysokości diety
Kwotę diety w wysokości 30 zł za dobę krajowej podróży służbowej zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie – 25% diety;
- obiad – 50% diety;
- kolacja – 25% diety (§ 7 ust. 4 rozporządzenia delegacyjnego).
Także w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, znajdują zastosowanie podane zasady zmniejszania diety.
Trzeba dodać, że niezależnie od tego, w jakiej wysokości pracownikowi przysługuje dieta, kwotę zmniejszenia diety z tytułu zapewnienia pracownikowi określonego posiłku oblicza się od pełnej kwoty diety, czyli od 30 zł (przykład 1). Taki pogląd przyjęło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w piśmie przekazanym naszemu Wydawnictwu 16 kwietnia 2013 r.
Ustalanie diet odbywa się w odniesieniu do doby podróży służbowej, w czasie której pracownik może mieć zapewnione nawet całodzienne wyżywienie. Trwa ona od momentu jej rozpoczęcia do chwili zakończenia i upływa po 24 godzinach od rozpoczęcia podróży. Doba podróży służbowej nie pokrywa się więc z dobą astronomiczną. Jednak biorąc pod uwagę przepisy rozporządzenia delegacyjnego, w razie zapewnienia pracownikowi w tak rozumianej dobie posiłków w zwyczajowo spożywanych porach, wysokość diety trzeba odpowiednio zmniejszyć (przykład 2).
Należy zasygnalizować, że posiłki profilaktyczne należne pracownikowi w czasie podróży służbowej nie powodują obniżenia diety. Wydanie takiego posiłku nie może być traktowane jako zapewnienie przez pracodawcę bezpłatnego wyżywienia w czasie tej podróży, gdyż posiłki te przysługują na innej podstawie prawnej, tj. na mocy art. 232 K.p. Tak też uznało Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w swoim stanowisku udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 16 kwietnia 2013 r.
| Przykład 1
Pracownik odbył krajową podróż służbową, która trwała od godz. 700 pierwszego dnia do godz. 1700 drugiego dnia. Pracownik miał zapewnione w pierwszym dniu śniadanie i kolację, a w drugim dniu tylko śniadanie. Z uwagi na czas podróży (1 doba i 10 godzin) pracownikowi przysługiwało prawo do 2 diet (30 zł × 2 = 60 zł). Uwzględniając stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, kwotę zmniejszającą należy ustalić od 30 zł. Dietę należy zmniejszyć: za pierwszą dobę o 50% i o 25% za drugą dobę, tj. 60 zł – [(30 zł × 50%) + (30 zł × 25%)] = 60 zł – [15 zł + 7,50 zł] = 37,50 zł.
Pracownik wyjechał w podróż służbową o godz. 1700 pierwszego dnia a zakończył ją po trzech dniach o godz. 2100. Pracodawca uznał, że pierwsza doba podróży zakończyła się o godzinie 2400 tego samego dnia. Następne dni podróży liczył pracownikowi jako dni kalendarzowe. Od tak ustalonych diet dokonywał ich zmniejszenia w danym dniu w zależności od rodzaju posiłków zapewnionych pracownikowi, czyli śniadania, obiadu czy kolacji. Pracodawca błędnie ustalił doby podróży służbowej. Należało je liczyć jako kolejne 24 godziny od godziny rozpoczęcia delegacji. Pierwsza doba rozpoczętej przez pracownika podróży o godz. 1700 upłynęła następnego dnia o godz. 1700, a kolejna następnego dnia o tej samej godzinie. W odniesieniu do tak liczonych dób należało ustalać diety i zmniejszać je odpowiednio do zapewnionych pracownikowi bezpłatnych posiłków, tj. śniadań, obiadów i kolacji. |
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666)
autor: Ewa Madejek
Gazeta Podatkowa nr 96 (1346) z dnia 2016-12-01
GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.SerwisBudzetowy.pl
Dobrze ze zostały umieszczone w tym artykule przykłady. Wszystko od razu stało się bardziej zrozumiałe. :)