Udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego nie można odkładać na bliżej nieokreślony termin. Prawo pracy pozwala na taką urlopową zwłokę tylko w pewnym, ograniczonym czasowo zakresie. W zamian za to ustala sztywne, graniczne terminy na udzielenie urlopu. Pracodawca i pracownik, co do zasady, nie powinni ich przekraczać, choć zdarzają się sytuacje wyjątkowe, uzasadniające udzielenie urlopu poza ustawowym grafikiem.

Wrześniowy termin na zaległy urlop

Prawo do urlopu wypoczynkowego należy do podstawowych uprawnień pracownika, jest to jednak w pewnym sensie uprawnienie obowiązkowe. Obligatoryjność urlopu wypoczynkowego wyraża się w tym, że pracownik ma nie tylko prawo, ale i obowiązek odpoczynku. Stąd wynika ustawowe uregulowanie terminu udzielenia urlopu oraz wymóg, aby co najmniej jedna jego część wynosiła nie mniej niż dwa tygodnie. Od inicjatywy pracownika zależy więc nie tyle wykorzystanie urlopu, co ustalenie, w porozumieniu z pracodawcą, terminu urlopowego wypoczynku. Takie uzgodnienia muszą jednak uwzględniać regulacje ustawowe. Wyznaczają one graniczny termin na rozliczenie urlopowych zaległości na wrzesień roku następnego po roku, za który przysługiwał urlop (art. 168 K.p.). Należy przy tym zwrócić uwagę, że termin ten dotyczy udzielenia, a nie wykorzystania zaległego urlopu. Pracodawca pozostanie więc w zgodzie z przepisami, jeżeli chociażby w ostatnim dniu września danego roku udzieli pracownikowi urlopu zaległego za poprzedni rok. W takiej sytuacji nie jest istotne, że wykorzystanie tego urlopu wykroczy poza koniec września.

Poza zakresem wrześniowego terminu pozostaje urlop na żądanie. Przy jego udzielaniu art. 168 K.p. nie ma zastosowania, nie ma też żadnej odrębnej regulacji, która określałaby termin na udzielenie czy wykorzystanie takiego urlopu. Wobec milczenia przepisów w tej kwestii przyjmuje się, że 4 dni urlopu na żądanie mogą być przez pracownika wykorzystane w ogólnym terminie przedawnienia roszczenia o ten urlop.

Terminy urlopowe na innych zasadach

Wrześniowy termin na udzielenie zaległego urlopu obowiązuje ogół pracowników, pod warunkiem, że nie odnoszą się do nich regulacje odrębne. W prawie pracy niektóre kategorie pracowników mają taki odrębny status, z uwagi na szczególne regulacje odnoszące się tylko do nich. Dotyczy to również terminów na udzielenie urlopu wypoczynkowego, choć odmienności w tym zakresie wynikają raczej z całokształtu przepisów urlopowych dla tych osób, a nie z konkretnej normy prawnej.

Z pewnością nie ma obowiązku (ani nawet możliwości) udzielenia zaległego urlopu we wrześniowym terminie pracownikowi, który pierwszy raz w życiu podjął zatrudnienie w ramach stosunku pracy. W jego przypadku nie ma bowiem mowy o zaległym urlopie, a urlop bieżący nabywany jest w wymiarze cząstkowym, sukcesywnie z upływem każdego miesiąca pracy. Nawet jeżeli pracownik skumuluje sobie kilka dni takiego urlopu, pracodawca nie musi ich udzielić do końca września danego roku. Ten termin stanie się aktualny dopiero w następnym roku, o ile urlop cząstkowy nie zostanie wykorzystany.

Nieudzielenie urlopu wypoczynkowego w ustawowym terminie jest wykroczeniem, niezależnie od przyczyny naruszenia terminu.

Inny termin na udzielenie urlopu występuje też w przypadku pierwszego dodatkowego urlopu z tytułu niepełnosprawności. Nabywa się go z dołu, po upływie roku pracy od dnia zaliczenia pracownika do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności. Po uzyskaniu prawa do tego urlopu pracodawca powinien go udzielić bez zbędnej zwłoki, w terminie uzgodnionym z pracownikiem. Przepisy w tym przypadku nie wyznaczają sztywnego terminu na udzielenie takiego urlopu. Byłoby to bowiem niezasadne, biorąc pod uwagę sposób nabywania do niego prawa. Dzień, w którym to następuje, jest „ruchomy”, zależny od upływu roku pracy po zaliczeniu pracownika do określonego stopnia niepełnosprawności. Taki sam charakter ma więc też termin na udzielenie dodatkowego urlopu z tego tytułu.

Podobną sytuację mają pracownicy młodociani, w odniesieniu do swoich pierwszych dwóch urlopów. Nabywają je etapami, po upływie 6 miesięcy pracy, a następnie z upływem pierwszego roku zatrudnienia. Dla nich (oraz ich pracodawcy) nie ma znaczenia wrześniowy termin na udzielenie urlopu, bo ten będzie miał zastosowanie dopiero wtedy, gdy niewykorzystany urlop z pierwszego roku zatrudnienia przekształci się w zaległy.

Zaległości urlopowe po rodzicielskiej absencji

Korzystanie przez pracownika z uprawnień rodzicielskich w większości nie ma wpływu na wymiar urlopu wypoczynkowego. Pracownik powracający do pracy po dłuższej przerwie spowodowanej np. urlopem rodzicielskim posiada nieuszczuplona pulę urlopu wypoczynkowego. Często jego wykorzystanie w roku powrotu do pracy jest jednak utrudnione lub całkowicie niemożliwe. Realne możliwości udzielenia urlopu zależą wówczas od terminu powrotu, wymiaru posiadanego urlopu, organizacji pracy, wreszcie od samego pracownika. Jeżeli złoży on wniosek o wykorzystanie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopach z tytułu macierzyństwa, pracodawca nie ma możliwości jego odrzucenia. Przy braku takiego wniosku termin udzielenia urlopu zależy od woli stron. Nie zawsze uda się go udzielić do końca września danego roku. Wprawdzie nawet w takich sytuacjach termin wrześniowy jest formalnie obowiązujący, ale długotrwała absencja rodzicielska z pewnością może być wykorzystana jako wytłumaczenie jego naruszenia.

Trzeba przy tym nadmienić, że co do zasady żadne porozumienie między pracodawcą a pracownikiem odnośnie wykorzystania urlopu po upływie granicznych terminów nie usprawiedliwi pracodawcy przed państwowym inspektorem pracy. To pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan wykorzystania urlopów w swojej firmie i w tym sensie powinien przypilnować pracownika, aby ten wykorzystał swoje uprawnienia urlopowe. Jedynym wyjątkiem jest możliwość przeniesienia (w drodze porozumienia) niewykorzystanego urlopu na czas kolejnego zatrudnienia, w razie rozwiązania umowy o pracę i podpisania kolejnej takiej umowy, bezpośrednio jedna po drugiej.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 74 (1115) z dnia 2014-09-15

Wynagrodzenia w 2014 r. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl