Faktura ustrukturyzowana do systemu będzie przesyłana w postaci pliku XML, który musi być zgodny ze strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej – od 1 lutego 2026 r. będzie to struktura FA(3). System KSeF będzie weryfikował zgodność przesyłanego pliku XML z dedykowaną dla danego typu faktury strukturą xsd. Będzie także sprawdzał czy osoba lub podmiot, która przesłała fakturę do KSeF, ma do tego odpowiednie uprawnienie. Odrzucenie faktury przez system może wystąpić z powodu niezgodności struktury pliku ze wzorem struktury logicznej lub z powodu wprowadzania jej do systemu przez osobę nieuprawnioną. Poprawnie sporządzonej fakturze natomiast zostanie nadany numer KSeF oraz do pobrania będzie dostępne UPO. … więcej o Potwierdzenie skutecznego wystawienia faktury w KSeF

Podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży towarów czy wykonanie usługi przez podatników jest faktura. Przepisy o VAT przewidują jednak wyjątki od tej zasady. Istnieje bowiem możliwość wystawienia faktury w imieniu i na rzecz dostawcy towaru czy usługodawcy przez nabywcę danego towaru lub usługi. KSeF również umożliwia stosowanie samofakturowania. … więcej o Wystawianie faktur przez nabywców w KSeF

W przypadku osób fizycznych, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, system KSeF automatycznie przypisze im tzw. uprawnienia właścicielskie, a co za tym idzie – osoba ta nie będzie musiała nic zgłaszać ani o nic wnioskować, aby korzystać z KSeF jako właściciel. Podatnik (osoba fizyczna) posiadający NIP będzie miał dostęp do KSeF automatycznie. Natomiast podatnik niebędący osobą fizyczną, np. spółka, posiadający kwalifikowaną pieczęć z NIP, będzie mógł korzystać z KSeF na podstawie domyślnych uprawnień właścicielskich. W sytuacji gdy pieczęci nie posiada, wówczas musi złożyć ZAW-FA, wskazując osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. … więcej o Nadawanie uprawnień do korzystania z KSeF

KSeF to system służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Po wejściu w życie obowiązku korzystania z tego systemu, co do zasady, podatnik nie będzie już wystawiał np. faktur uproszczonych, pro forma, duplikatów faktur czy not korygujących. Nie będzie miał także możliwości anulowania e-Faktury. … więcej o Faktura uproszczona i inne dokumenty a KSeF

Od 1 listopada 2025 r. podatnicy mogą występować o wydanie w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) certyfikatu, czyli cyfrowego narzędzia kryptograficznego potwierdzającego tożsamość osoby lub podmiotu. Posiadanie certyfikatu pozwoli na bezpieczne, wydajne i zautomatyzowane korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). … więcej o Występowanie o certyfikat KSeF i jego rodzaje

MPP to szczególna forma zapłaty za nabyte towary czy usługi, która polega na uiszczeniu kwoty netto z faktury generalnie na rachunek bankowy sprzedawcy, a kwoty VAT na rachunek VAT. Od 1 lutego 2026 r. w związku z wprowadzeniem KSeF komunikat przelewu będzie musiał zawierać dodatkowe dane. … więcej o Stosowanie mechanizmu podzielonej płatności w 2026 r.

KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym m.in. do wystawiania, otrzymywania, przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Przez fakturę ustrukturyzowaną (e-fakturę) rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Czy kontrahentom zagranicznym podatnik będzie miał obowiązek sporządzania e-Faktur? … więcej o e-Faktury wystawiane kontrahentom zagranicznym

Początkowo podczas prac nad wprowadzaniem przepisów dotyczących obowiązkowego sporządzania faktur ustrukturyzowanych nie brano pod uwagę możliwości przesyłania załączników do e-Faktur. Wychodząc jednak naprzeciw potrzebom, głównie dostawców mediów (energii, gazu itp.) oraz świadczących usługi telekomunikacyjne, zgłaszanym w ramach konsultacji nad nowelizacją ustawy o obligatoryjnym KSeF, dodano przepisy, na podstawie których została wprowadzona dodatkowa funkcjonalność polegająca na umożliwieniu dla tego rodzaju działalności przesyłania do KSeF faktury z załącznikiem. … więcej o Faktura ustrukturyzowana z załącznikiem

Od 1 lutego 2026 r. wejdzie w życie obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych, przez które rozumie się faktury wystawione przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym te faktury w tym systemie. Pomimo że od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych będzie dotyczył dużych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r., co do zasady, pozostałych podatników, to od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy muszą być przygotowani do odbioru faktur ustrukturyzowanych. … więcej o Ważne daty przy wprowadzaniu KSeF

Obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF będzie wprowadzony od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 mln zł, zaś od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników. MF planuje wprowadzić możliwość dobrowolnego stosowania przez podatników sporządzania e-faktur w trybie offline24. … więcej o Projekt zmian dotyczący e-faktur offline24

Projekt ustawy o zmianie ustawy o VAT oraz zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw (druk nr UD158 z wykazu RCL) zawiera propozycję zmian w zakresie obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF (tzw. e-faktur). Projekt ten jest wynikiem licznych konsultacji MF z przedsiębiorcami. W artykule omówiono niektóre zmiany, które mają być wprowadzone do ustawy o zmianie ustawy o VAT… (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598 ze zm.) wprowadzającej KSeF. … więcej o Proponowane zmiany dotyczące KSeF

Od 1 lipca 2024 r. podatnicy VAT czynni, a od 1 stycznia 2025 r. pozostali podatnicy zwolnieni z VAT mieli mieć obowiązek sporządzania faktur w KSeF. Jednak MF poinformowało, że obowiązkowy KSeF nie zostanie wprowadzony od 1 lipca 2024 r. i uruchomiło konsultacje z podatnikami. Informacje uzyskane podczas tych konsultacji mają być podstawą do prac nad zmianami legislacyjnymi, które MF przedstawiło w projekcie rozwiązań dotyczących KSeF. Dodatkowo MF przeprowadziło zewnętrzny audyt KSeF, który wykazał liczne nieprawidłowości. Z uwagi na to MF zdecydowało, że proces legislacyjny będzie podzielony na dwa etapy. … więcej o Planowane zmiany dotyczące KSeF