Wykonywanie obowiązków zawodowych przez pracownika wymaga czasami odbycia podróży służbowej. W zależności od sytuacji taka podróż może się zaliczać do czasu pracy, choć nie jest to zasadą. W trakcie podróży służbowej pracownik nie wykonuje bowiem swojej stałej pracy ani nie pozostaje w dyspozycji pracodawcy, co generalnie wyklucza taką podróż z czasu pracy.

Podróż służbowa a grafik

Podróż służbowa, co do zasady, nie jest zaliczana do czasu pracy, choć istnieją w tym zakresie pewne wyjątki. Dotyczą one dwóch sytuacji, tj. gdy:

• podróż służbowa nakłada się na godziny pracy wynikające z rozkładu czasu pracy danego pracownika – podróż zalicza się wówczas do czasu pracy w zakresie nakładającym się na rozkładowe godziny pracy,
• pracownik w czasie podróży służbowej wykonuje pracę – do czasu pracy zalicza się w takiej sytuacji cały okres faktycznie wykonywanej pracy.

W pozostałych przypadkach czas spędzony w podróży służbowej nie jest czasem pracy. W związku z tym również czas podróżowania (przemieszczania się) do miejsca delegowania i z powrotem nie jest czasem pracy, chyba że przypada na godziny rozkładowe pracownika lub w tym czasie pracownik wykonuje czynności służbowe. W tym ostatnim przypadku pracownikowi, w zależności od sytuacji, może przysługiwać również rekompensata za pracę nadliczbową (przykład). Należy zasygnalizować, że praca w nadgodzinach w czasie podróży służbowej występuje dopiero wówczas, gdy w trakcie doby podróży, w której miała miejsce ta praca, pracownik przepracuje swoją normę dobową lub podróż zostanie mu zaliczona do czasu pracy w zakresie tej normy. W konsekwencji, jeżeli np. podróż służbowa pracownika zatrudnionego w systemie podstawowym (po 8 godzin na dobę) nałoży się na jego grafik tylko w zakresie 2 godzin, a poza tym grafikiem pracownik efektywnie przepracuje jeszcze 3 godziny, to praca nadliczbowa nie wystąpi.

W nieco innej sytuacji – dla celów zaliczenia czasu przejazdu do czasu pracy – jest pracownik, który nie jest zatrudniony na stanowisku kierowcy, ale kieruje pojazdem, którym on i inni pracownicy (pasażerowie) udają się w podróż służbową. Wówczas czas prowadzenia pojazdu przez kierującego pracownika jest jego czasem pracy, pod warunkiem, że pracodawca wydał mu polecenie dowiezienia i odwiezienia innych pracowników (i siebie) do miejsca delegowania i z powrotem.

Delegacja w wolną sobotę i niedzielę

Za czas podróży służbowej przypadający na godziny, w których pracownik zgodnie z rozkładem miał świadczyć pracę, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za pracę. Natomiast za czas podróży służbowej przypadającej poza godzinami pracy – niezaliczany do czasu pracy – pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie ani czas wolny od pracy. Jednak w razie efektywnego wykonywania pracy w trakcie podróży, cały okres, w którym pracownik ją świadczył (przypadający także poza jego grafikiem czasu pracy), zalicza się do czasu pracy i przysługuje za nią wynagrodzenie. Gdyby taka praca okazała się pracą w godzinach nadliczbowych, to przysługuje za nią dodatek do wynagrodzenia lub czas wolny, a w niektórych sytuacjach dzień wolny od pracy. Dotyczy to przypadku wykonywania efektywnej pracy w czasie podróży służbowej przypadającej w dzień wolny dla pracownika z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (na ogół jest to sobota) lub w wolną niedzielę.

W takich sytuacjach zazwyczaj nie dochodzi do przekroczenia dobowej normy czasu pracy (w tym celu praca musiałaby być wykonywana dłużej niż zasadniczo 8 godzin). Pracodawca jest jednak zobowiązany do udzielenia pracownikowi dnia wolnego w przypadku wykonywania w trakcie podróży służbowej efektywnej pracy w:

• dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy – do końca okresu rozliczeniowego, w którym wystąpiła ta praca (art. 151³ K.p.),
• w wolną dla pracownika niedzielę – w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli; jeżeli nie jest to możliwe, pracownikowi przysługuje dzień wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego, a w razie braku takiej możliwości – 100% dodatek do wynagrodzenia (art. 151¹¹ K.p.).

W przypadku nieudzielenia dnia wolnego za pracę w wolną sobotę lub niedzielę może wystąpić przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Za każdą godzinę pracy powyżej tej normy przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100%. W razie nieudzielenia dnia wolnego za pracę w niedzielę pracodawca musi się też liczyć z wypłatą drugiego dodatku w tej samej wysokości – za fakt pracy w niedzielę.

Praca mobilna a podróż służbowa

Pracownicy, którzy swoje normalne obowiązki służbowe wykonują w większości poza siedzibą pracodawcy, zaliczani są do kategorii tzw. pracowników mobilnych. Zgodnie z ukształtowaną linią orzecznictwa w tym zakresie pracownicy mobilni w trakcie wykonywania swoich zwykłych obowiązków nie są w podróży służbowej – co powoduje konieczność zaliczenia ich przejazdów służbowych do czasu pracy. Takie stanowisko zajął m.in. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 24 lutego 2021 r., sygn. akt III PSKP 4/21, oraz w wyroku z dnia 6 maja 2014 r., sygn. akt II PK 219/13.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 79 (1954) z dnia 2022-10-03

Działalność produkcyjna i usługowa w księgach rachunkowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl