Na pracodawcach tworzących zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej Fundusz) spoczywają obowiązki związane z jego prowadzeniem. Należą do nich m.in. naliczanie odpisów na Fundusz i coroczne korygowanie ich wysokości. Ustalenia odpisów dokonuje się w oparciu o przeciętną liczbę zatrudnionych w zakładzie, skorygowaną pod koniec roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych.

Zasady naliczania odpisów na Fundusz

Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej planowanej w danym roku kalendarzowym liczby zatrudnionych u pracodawcy. Obejmuje ona pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Przy czym liczbę zatrudnionych należy skorygować w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. Korekta liczby zatrudnionych może pociągnąć za sobą korektę przekazanych odpisów na Fundusz.

Procentowe wskaźniki wysokości odpisów na Fundusz ze względu na warunki, w jakich jest zatrudniony pracownik, oraz fakultatywnych zwiększeń określa art. 5 ust. 2-5a ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Naliczone zgodnie z tymi przepisami odpisy są przekazywane w dwóch częściach na rachunek bankowy ZFŚS. Pierwszą ratę, w wysokości co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych, należy przekazać do 31 maja danego roku kalendarzowego. Natomiast drugą, stanowiącą różnicę między pełnym odpisem (wraz ze zwiększeniami) a kwotą przekazaną do końca maja, wpłaca się w terminie do 30 września tego roku (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS).

Przeciętna liczba pracowników

Zasady ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2009 r. nr 43, poz. 349). W myśl § 3 tego aktu prawnego przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) należy dodać przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę podzielić przez 12. Podany sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na niepełny rok kalendarzowy.

Przepisy ustawy o ZFŚS mają też zastosowanie przy naliczaniu odpisu na Fundusz w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i innych spółdzielniach zajmujących się produkcją rolną. Podstawę jego ustalenia stanowi liczba członków spółdzielni według stanu na dzień naliczenia ZFŚS, skorygowana zgodnie ze stanem w dniu 31 grudnia danego roku do faktycznej liczby członków zarejestrowanych w spółdzielni.

Metody ustalania przeciętnego zatrudnienia

Rozporządzenie w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych nie określa metody, na podstawie której można byłoby ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach danego roku kalendarzowego. Pracodawcy stosują jedną z poniższych metod statystycznych, w zależności od zmian w stanie zatrudnienia w zakładzie. Są to metody:

• uproszczona, która polega na zsumowaniu dziennych stanów zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i podzieleniu otrzymanego wyniku przez 2 (stosowana w razie niewielkich zmian w stanie zatrudnienia),
• średniej arytmetycznej ze stanów dziennych, która polega na zsumowaniu stanów zatrudnienia ze wszystkich dni miesiąca i podzielenia uzyskanej sumy przez liczbę tych dni (stosowana w razie dużych wahań zatrudnienia),
• średniej chronologicznej, która polega na zsumowaniu połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca i podzieleniu otrzymanego wyniku przez 2 (stosowana w razie małych zmian w zatrudnieniu).

Wymienione metody statystyczne stosowane do obliczenia przeciętnej liczby zatrudnionych są dokładnie omówione w objaśnieniach do sprawozdawczości z zatrudnienia i wynagrodzeń (np. sprawozdanie Z-03). Sprawozdania te są dostępne na stronie internetowej GUS (www.stat.gov.pl).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.)

autor: Ewa Madejek
Gazeta Podatkowa nr 97 (1138) z dnia 2014-12-04

Rozliczanie umów cywilnych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl