Podatnicy VAT czynni są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej. Dodatkowo podatnicy zostali od 1 stycznia 2017 r. zobligowani do obowiązkowego prezentowania w ewidencji VAT NIP kontrahenta. Prawodawca wymaga też, aby podatnicy ujmowali również inne dane, które pozwolą na identyfikację poszczególnych transakcji.

NIP w ewidencji VAT

Jak wskazano w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT (w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2017 r.), ewidencja VAT powinna zawierać dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej, a w szczególności:

• dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu,
• a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 8 grudnia 2016 r., nr 0461-ITPP1.4512.761.2016.1.MN, wyjaśnił, że w przypadku transakcji, których stroną będzie kontrahent prowadzący działalność gospodarczą w kraju lub za granicą, z dniem 1 stycznia 2017 r. konieczne będzie przedstawienie w prowadzonej ewidencji VAT poszczególnych transakcji zawartych z podmiotami gospodarczymi i wpisanie numerów identyfikacji podatkowej, którymi się one posługują jako podmioty gospodarcze. Natomiast Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 20 grudnia 2016 r., nr 3063-ILPP1-2.4512.78.2016.2.AW, wskazał, że w sytuacji kiedy stroną transakcji będzie osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej i niebędąca podatnikiem podatku VAT, czyli osoba niewymagająca identyfikacji na potrzeby VAT lub podatku od wartości dodanej, to prowadzona ewidencja nie będzie wymagała podania jej numeru identyfikacyjnego, na podstawie którego miałaby być ona zidentyfikowana. Podatnik prowadząc ewidencję nie będzie więc zobowiązany od dnia 1 stycznia 2017 r., zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy, do wpisywania do ewidencji numerów PESEL osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, będących stronami umów z nim zawieranych.

Przedmiot transakcji w rejestrze VAT

Z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT wynika, że podatnik w prowadzonej ewidencji VAT musi uwzględnić również inne dane, które pozwolą na identyfikację poszczególnych transakcji. Przepis ten nie konkretyzuje, o jakie dane chodzi oraz jaki ma być poziom ich szczegółowości. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy we wcześniej przywołanej interpretacji wyjaśnił, że w prowadzonej ewidencji nie ma potrzeby prezentowania każdej pozycji faktury (sprzedaży i zakupu). Wystarczającym bowiem będzie dla identyfikacji poszczególnych transakcji zawarcie w ewidencji sprzedaży i zakupu danych stron transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej oraz numerów faktur i ich dat sprzedaży, które umożliwiają pełną identyfikację transakcji.

Ponadto w broszurze informacyjnej dotyczącej struktury JPK_VAT₍₂₎ zamieszczonej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl) wskazano, że ewidencja sprzedaży VAT w strukturze logicznej JPK obejmuje:

• część szczegółową zawierającą dla każdej pozycji m.in. następujące dane: datę sprzedaży, datę wystawienia, numer dokumentu, nazwę nabywcy, adres nabywcy, kwoty netto i kwoty podatku należnego w zależności od poszczególnych stawek,
• podsumowanie zawierające dane dotyczące liczby wierszy oraz podatek należny według ewidencji sprzedaży, w okresie którego dotyczy JPK.

Natomiast ewidencja zakupu VAT w strukturze logicznej JPK obejmuje:

• część szczegółową zawierającą dla każdej pozycji m.in. następujące dane: nazwę wystawcy, adres wystawcy, NIP lub inny numer służący identyfikacji podatkowej wystawcy, numer faktury, kwotę netto i kwotę podatku naliczonego, dodatkowe pozycje nieobowiązkowe obejmują datę wpływu faktury oraz kwoty korekty podatku naliczonego,
• podsumowanie zawierające dane dotyczące liczby wierszy ewidencji zakupu, w okresie którego dotyczy JPK oraz kwotę podatku naliczonego do odliczenia.

Dodatkowo wyjaśniono, że pola kwot netto oraz kwot podatku wskazane w strukturze JPK odpowiadają numeracji pól w deklaracji (np. pole nr 10 w deklaracji dotyczące podstawy opodatkowania w przypadku dostawy towarów oraz świadczenia usług na terytorium kraju, zwolnionych od podatku – odpowiada polu K_10).

Oznacza to, że w strukturze JPK_VAT nie wykazuje się nazwy towaru/usługi. Należy jednak dodać, że nazwę towaru/usługi trzeba ujmować w strukturze JPK przewidzianej dla faktur (JPK_FA). Na pytanie dotyczące obowiązkowego wskazywania w strukturze JPK_FA nazwy towaru/usługi, miary i ilości, Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że nazwa towaru może być podana w dowolnej formie, również jako nazwa handlowa, a faktury powinny pochodzić z systemów wykorzystywanych do ich wytworzenia z wszystkimi wymaganymi informacjami.

Wskazanie podatku do zapłaty lub przeniesienia

W art. 109 ust. 3 ustawy o VAT wskazano także, że ewidencja VAT powinna zawierać dane niezbędne do określenia kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu. W tym przypadku wydaje się, że w ewidencji mogą zostać ujęte jedynie kwoty podatku naliczonego i kwoty podatku należnego, których zsumowanie da kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu.

Ponadto, jeżeli podatnik w danym okresie rozliczeniowym wykazuje nadwyżkę do przeniesienia, to powinien ją wykazać w prowadzonym rejestrze VAT, gdyż będzie mu potrzebna do sporządzenia deklaracji za następny okres rozliczeniowy.

Ewidencjonowanie sprzedaży mieszanej

W ewidencji zakupu VAT ujmuje się te zakupy, od których podatnik w całości lub w części ma prawo do odliczenia podatku naliczonego. W związku z tym, jeżeli podatnik prowadzi sprzedaż mieszaną i przy odliczaniu podatku naliczonego określa proporcję wstępną, to, moim zdaniem, wystarczające jest, aby w ewidencji zakupu VAT w stosunku do zsumowanej kwoty podatku naliczonego podlegającej odliczeniu w danym okresie rozliczeniowym zastosował odpowiedni współczynnik. Jednak w sytuacji, gdy podatnik stosuje struktury JPK, to, moim zdaniem, najpraktyczniej będzie zastosować wskaźnik do każdej faktury zakupowej (związanej z działalnością mieszaną) i wyliczenie kwoty podlegającej odliczeniu.

Więcej na temat zmian w 2017 r. w zakresie rozliczania VAT na płycie „Rozliczanie VAT w 2017 r.”.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2016 r. poz. 710 ze zm.)

autor: Aleksandra Węgielska
Gazeta Podatkowa nr 23 (1377) z dnia 2017-03-20

Zawieranie umów zlecenia, o dzieło i kontraktów menedżerskich. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl