Sprawny proces sądowy to nie tylko niezwłoczne rozpoznawanie spraw i wyznaczanie szybkich terminów rozpraw, ale także prawidłowe doręczanie korespondencji sądowej. Przez wynikającą z K.p.c. fikcję doręczenia, postępowanie listonosza może wpłynąć pośrednio na wynik procesu. Dlatego duże emocje wywołuje informacja o ogłoszeniu kolejnego przetargu na obsługę korespondencji sądowej.

W dniu 15 czerwca 2015 r. mija termin składania ofert na obsługę kontraktu dotyczącego doręczania korespondencji sądów powszechnych. Przetarg dotyczy obsługi korespondencji w latach 2016-2019. Skutki ogłoszonego przetargu będą odczuwalne nie tylko dla samych zainteresowanych, ale także dla każdego obywatela, który ma styczność z wymiarem sprawiedliwości. Prawidłowość procesu doręczeń jest bowiem bardzo istotna dla przebiegu każdej sprawy sądowej.

Obecnie PGP

Zniesienie monopolu Poczty Polskiej na doręczanie przesyłek o wadze do 50 g doprowadziło do wolnej konkurencji na tym rynku, a wskutek złożenia korzystniejszej finansowo oferty pierwszy raz w historii obsługą korespondencji sądowej w latach 2014-2015 zajmuje się Polska Grupa Pocztowa S.A. (PGP).

Zmiana doręczyciela korespondencji z sądów i prokuratur wywołała liczne dyskusje, w większym stopniu zaczęto także zwracać uwagę na przypadki nieprawidłowych doręczeń i sposób ich dokonywania. W odróżnieniu jednak od poprzedniego przetargu, w którym jedynym kryterium wyboru wykonawcy była cena, obecnie jej wpływ na wybór oferty wynosi 70%. Pozostałe kryteria to: kwestie społeczne (zatrudnienie pracowników na umowę o pracę), terminowość, gwarantowany termin zwrotu przesyłki do nadawcy i obszar dostępności Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru (EPO).

Fikcja prawna doręczenia

Chociaż przeciętnego obywatela nie interesuje wynik przetargu i zależy mu jedynie na sprawnym doręczaniu korespondencji oraz oszczędnym wydatkowaniu środków z budżetu, to nie sposób zaprzeczyć, iż ma on decydujący wpływ na przebieg postępowań sądowych. Z art. 139 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego wynika bowiem tzw. fikcja doręczenia. Rozwiązanie to pozwala uznać za doręczoną korespondencję, która, pomimo dwukrotnego awiza, nie została odebrana.

W praktyce sądowej bardzo często występują sytuacje, gdy jedna ze stron nie wzięła udziału w postępowaniu, a sąd wydał w stosunku do niej wyrok, uznając na podstawie przywołanego przepisu, że korespondencja kierowana do strony została skutecznie doręczona wskutek podwójnego awizowania. Oczywiście domniemanie, że doręczenie zostało dokonane prawidłowo można obalić, a adresat może dowodzić, iż pisma nie otrzymał i o nim nie wiedział, gdyż nie został o nim zawiadomiony przez doręczyciela w formie awiza, jest to jednak bardzo skomplikowane.

Rola doręczyciela

Przepisy regulujące fikcję doręczenia są dość kontrowersyjne, poprawiają jednak sprawność postępowań, uniemożliwiając ich przedłużanie poprzez celowe unikanie listonosza i nieodbieranie korespondencji. Odmowa przyjęcia pisma powoduje natomiast, iż doręczający powinien uczynić na nim adnotację o odmowie przyjęcia, a doręczenie uważa się za dokonane (art. 139 § 2 K.p.c.).

Na osobach doręczających pisma sądowe ciąży szczególna odpowiedzialność, a ponadto obowiązują je zasady wynikające z rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym. W sytuacji gdy doręczyciel (listonosz) nie zastanie adresata w miejscu, do którego ma dostarczyć korespondencję, zobowiązany jest do pozostawienia awiza, a w przypadku gdy poweźmie informację, iż adresat nie zamieszkuje w lokalu, powinien uczynić stosowną adnotację. Niewywiązanie się z tych obowiązków rodzi falę konsekwencji i najczęściej skutkuje przedłużaniem się procesów sądowych np. na skutek niestawiennictwa świadka, który nie został prawidłowo zawiadomiony o terminie. Nieprawidłowe doręczenia mogą rodzić także konieczność wznawiania zakończonych już procesów sądowych, gdy pozwany dowiaduje się o zapadłym wyroku np. dopiero na skutek wszczęcia egzekucji przez komornika i dopiero na tym etapie podejmuje obronę w sprawie.

Czas na EPO

Niezależnie od opinii na temat skutków „urynkowienia” usługi doręczania przesyłek sądowych niewątpliwym pozytywnym jej skutkiem jest wprowadzanie EPO, czyli Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru.

Obecnie projekt ten ma charakter pilotażowy, w przeciągu kilku lat należy jednak spodziewać się jego upowszechnienia. Polega on na zastąpieniu tradycyjnych „żółtych” potwierdzeń odbioru, potwierdzeniami elektronicznymi, o których informacja trafia bezpośrednio do sądu za pośrednictwem systemu informatycznego.

Upowszechnienie EPO spowoduje nie tylko przyspieszenie postępowań sądowych (wprowadzenie EPO ma skrócić średni okres doręczeń), ale także zmniejszy liczbę rozpraw zdjętych z wokandy z powodu problemów z doręczeniem. Powinno też przynieść oszczędności w systemie doręczeń.

Korespondencja do sądu za pośrednictwem poczty

Należy pamiętać, iż zarówno obecnie, jak i po rozstrzygnięciu przetargu na obsługę korespondencji z sądów, w celu wysyłania korespondencji do sądu korzystać można z usług Poczty Polskiej, jak również  innych doręczycieli. Przy czym jedynie nadanie pisma do sądu za pośrednictwem Poczty Polskiej powoduje skutki, o których mowa w art. 165 § 2 K.p.c., tzn. data nadania pisma jest równoznaczna z datą złożenia go w sądzie.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 17.11.1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 101 ze zm.)

autor: Łukasz Wilmiński
Gazeta Podatkowa nr 42 (1187) z dnia 2015-05-25

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.RozliczeniaPodatkowe.pl