Wydatki związane z używaniem samochodów osobowych do celów firmowych nie ograniczają się jedynie do tych typowo eksploatacyjnych. Poza ponoszonymi m.in. na paliwo, remonty, materiały i płyny eksploatacyjne czy przeglądy techniczne, należą do nich również opłaty za przejazdy autostradami i postoje w strefie płatnego parkowania. W podatku dochodowym sposób rozliczenia tych opłat determinuje osoba użytkownika samochodu oraz status samego auta ustanowiony na potrzeby tego podatku.

Pracownik ze zwolnionym przychodem

Powszechną praktyką jest korzystanie przez pracowników w podróżach służbowych odbywanych w ramach powierzonych im przez pracodawcę obowiązków z ich prywatnych samochodów osobowych. W tzw. rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) ponoszone przez pracowników w związku z takimi podróżami opłaty za autostrady i parkingi nie zostały zaliczone do wydatków związanych z używaniem samochodu – stanowią one inne niezbędne wydatki związane z podróżą służbową. Zgodnie bowiem z § 4 ust. 2 tego rozporządzenia w przypadku odbywania podróży samochodem niebędącym własnością pracodawcy ta kategoria wydatków obejmuje m.in. opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania oraz za miejsca parkingowe.

Opłaty za parkingi i płatne autostrady również organy podatkowe kwalifikują po stronie pracownika jako inne udokumentowane wydatki, których zwrot nie został przez ustawodawcę ograniczony co do wysokości, jak i rodzaju. W efekcie po stronie pracownika zwrot omawianych opłat stanowi przychód ze stosunku pracy, ale zwolniony od podatku w pełnej poniesionej wysokości (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 17.10.2016 r., nr ITPB2/4511-656/16-1/BK.

Pracodawca z ograniczonymi kosztami

W inny sposób organy podatkowe kwalifikują omawiane wydatki pod kątem możliwości obciążania nimi kosztów podatkowych. Uznają bowiem, że stanowią one u pracodawcy koszt podatkowy w ramach limitu tzw. kilometrówki, jako wydatek związany z używaniem prywatnego samochodu pracownika. W konsekwencji pracodawca, w opinii organu, nie może tego typu wydatków uwzględniać w firmowych kosztach podatkowych w wysokości faktycznie poniesionej.

Kalkulator tzw. kilometrówki dostępny jest w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl, w dziale Kalkulatory w podatku dochodowym.


Jak organy podatkowe uzasadniają swoje stanowisko w tej kwestii? W ich opinii, z uwagi na to, że ustawodawca w przepisach dotyczących należności za podróże służbowe – czyli art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o pdop – nie zdefiniował pojęcia „wydatków z tytułu używania” samochodów, należy w tej kwestii odwołać się do słownikowego znaczenia tego wyrażenia. Słownik języka polskiego wskazuje natomiast, że przez „wydatek” rozumie się „sumę, która ma być wydana” lub „sumę wydaną na coś”, natomiast „używać” oznacza „stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek”. Z tego organy podatkowe wywodzą, że wydatkami z tytułu używania przez pracownika w podróży służbowej samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy są wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania tego samochodu dla potrzeb pracodawcy. To w opinii organów podatkowych skutkuje koniecznością rozliczania w firmowych kosztach uzyskania przychodów opłat za przejazdy autostradą w ramach limitu kilometrówki, podobnie jak wydatków na zakup paliwa, materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczeń komunikacyjnych (OC i AC pojazdu), drobnych napraw i części zamiennych oraz przeglądów technicznych (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 27.01.2017 r., nr 1462-IPPB6.4510.609.2016.1.AG).

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że kosztu podatkowego nie może stanowić dodatkowa opłata parkingowa pobierana w oparciu o przepisy ustawy o drogach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1440 ze zm.). Ma ona bowiem charakter opłaty sankcyjnej – jest pobierana w wyniku naruszenia przepisów prawa przez niedokonanie przewidzianej w nich opłaty za postój. Tymczasem ustawodawca wprost wyłączył z kosztów podatkowych opłaty sankcyjne, które zgodnie z odrębnymi przepisami podlegają wpłacie do budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego (art. 23 ust. 1 pkt 50 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 54 ustawy o pdop).

Gdy podróż odbywa przedsiębiorca

Przedsiębiorca podróże w interesach odbywa zazwyczaj samochodem osobowym będącym środkiem trwałym lub samochodem prywatnym – własnym lub osób trzecich. Jeżeli w podróży korzysta z z samochodu będącego środkiem trwałym, wówczas wydatki poniesione w związku z tym pojazdem stanowią koszty podatkowe w pełnej poniesionej wysokości na warunkach wynikających z art. 22 ust. 1 ustawy o pdof i odpowiednio art. 15 ust. 1 ustawy o pdop. W przypadku takiego auta opłaty za parkingi i przejazdy płatnymi autostradami nie podlegają limitowaniu w kosztach podatkowych.

Z kolei gdy przedsiębiorca będący osobą fizyczną biznesowo podróżuje samochodem osobowym niezaliczonym do środków trwałych, wydatki związane z jego użytkowaniem, podobnie jak w przypadku wykorzystywanych do celów pracodawcy prywatnych samochodów osobowych pracowników, powinien w kosztach ograniczać. Limit tego ograniczenia wyznacza kwota wynikająca z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, właściwej dla danego pojazdu (art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof). Co równie istotne, w celu udokumentowania ilości przejechanych kilometrów podatnik obowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Jej brak skutkuje bowiem wyłączeniem z kosztów uzyskania przychodów wszystkich wydatków związanych z używaniem takiego samochodu.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2016 r. poz. 1888 ze zm.)

autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 42 (1396) z dnia 2017-05-25

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.VademecumKsiegowego.pl