Nierozerwalnie z załatwianiem firmowych interesów związane są podróże służbowe. Zarówno pracownik, jak i przedsiębiorca, z uwagi na mobilność, niezależność i oszczędność czasu najczęściej wyruszają w nie samochodem. To z kolei związane jest z ponoszeniem szeregu wydatków. Wśród nich są należności za przejazdy autostradami i postoje w strefie płatnego parkowania. Sposób podatkowego rozliczenia tych opłat zależy od tego, jakim samochodem i kto udał się w biznesową podróż.

Pracownikom odbywającym podróże służbowe własnym samochodem osobowym zwracamy m.in. koszty opłat za przejazdy autostradami i parkingi w takiej podróży. Czy po stronie pracowników należności te korzystają ze zwolnienia od podatku w pełnej poniesionej wysokości, czy tylko w ramach limitu tzw. kilometrówki?

Pracowniczy zwrot kosztów przejazdów autostradami oraz opłat za parkingi ponoszonych w podróży służbowej korzysta ze zwolnienia od podatku w pełnej poniesionej wysokości.

Przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) nie zaliczają opłat za autostrady i parkingi ponoszonych w podróży służbowej do wydatków związanych z używaniem samochodu. Zgodnie z § 4 ust. 2 tego rozporządzenia traktują je jako inne niezbędne wydatki związane z podróżą służbową. Zatem opłaty za parkingi czy za przejazd płatną autostradą są rozliczane poza tzw. kilometrówką i przysługują pracownikowi oddzielnie, w wysokości faktycznie poniesionej. To z kolei oznacza, że po stronie pracownika zwrot omawianych opłat stanowi przychód zwolniony od podatku w pełnej poniesionej wysokości, a nie w ramach limitu kilometrów związanego z używaniem samochodu. Takie podejście do omawianej kwestii potwierdzają organy podatkowe (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 25.08.2014 r., nr ILPB1/415-532/14-4/AMN).

Naszym pracownikom odbywającym podróże służbowe prywatnymi samochodami osobowymi wypłacamy należności w oparciu o rozporządzenie w sprawie podróży służbowej w przewidzianej tam wysokości. Czy zwracane im opłaty za przejazdy autostradą i płatne parkowanie możemy rozliczać w kosztach w pełnej zwróconej wysokości?

NIE. W przeciwieństwie do rozstrzygnięć dokonywanych w zakresie zwolnienia od podatku po stronie pracowników, w odniesieniu do kosztów podatkowych pracodawcy organy podatkowe, a w ślad za nimi orzecznictwo administracyjne, uznają, że zwrot pracownikom ponoszonych w nich opłat za autostrady i parkingi stanowi u pracodawcy koszt podatkowy w ramach tzw. kilometrówki, jako wydatek związany z używaniem prywatnego samochodu. To z kolei oznacza, że nie może on być uwzględniany w kosztach w wysokości faktycznie poniesionej.

Ponieważ w przepisach art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o pdop i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) ustawy o pdof dotyczących należności za podróże służbowe ustawodawca nie zdefiniował pojęcia „wydatków z tytułu używania” samochodów, fiskus i sądy wskazują, że ma ono szerszy znaczeniowo zakres niż koszty eksploatacji. W konsekwencji w ich opinii obejmuje ono wszelkie wydatki związane z korzystaniem z samochodu przez pracownika dla potrzeb podatnika, co wiąże się z ograniczeniem możliwości rozliczania w kosztach opłat za przejazdy autostradą i parkowanie limitem kilometrówki (por. wyrok WSA w Warszawie z dnia 30.06.2014 r., sygn. akt II SA/WA 158/14 – orzeczenie prawomocne).

Pracownik, który odwoził dokumenty do księgowej, zaparkował firmowe auto w strefie płatnego parkowania i z pośpiechu nie wykupił biletu parkingowego. W związku z tym za nieopłacony postój wymierzona została dodatkowa opłata. Czy jej wartość może stanowić firmowy koszt podatkowy?

NIE. Ustawa o drogach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 260 ze zm.) wskazuje, że użytkownicy dróg publicznych mają obowiązek ponoszenia opłat za parkowanie pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania. Gdy tego obowiązku nie dopełnią, wówczas pobierana jest opłata dodatkowa. Wysokość tej opłaty (z zastrzeżeniem, że nie może przekroczyć 50 zł) określa rada gminy (rada miasta), a pobiera ją zarząd drogi, natomiast w przypadku jego braku zarządca drogi (art. 13 ust. 1 pkt 1 i art. 13f przywołanej ustawy).

Jak z powyższego wynika, dodatkowa opłata parkingowa jest pobierana w wyniku nieuiszczenia przewidzianej we wskazanych uregulowaniach opłaty za postój, które stanowi naruszenie przepisów prawa i decyduje o jej sankcyjnym charakterze. Natomiast podatkowo opłaty sankcyjne, które zgodnie z odrębnymi przepisami podlegają wpłacie do budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego, nie stanowią kosztów firmowych (art. 23 ust. 1 pkt 50 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 54 ustawy o pdop).

Czy przedsiębiorca będący osobą fizyczną odbywający autem osobowym w prowadzeniu własnej firmy podróże biznesowe, może związanymi z nimi opłatami za autostrady i parkowanie obciążać koszty podatkowe w pełnej poniesionej wysokości?

Odpowiedź na pytanie uzależniona jest od tego, czy środkiem transportu w takiej podróży jest samochód osobowy będący środkiem trwałym, czy też nie. Jeżeli jest to środek trwały, wówczas wydatki poniesione w związku z tym pojazdem stanowią koszty podatkowe w pełnej poniesionej wysokości, o ile tylko spełniają definicję kosztu. W efekcie opłaty za parkingi i przejazdy płatnymi autostradami takim samochodem podczas odbywania podróży nie podlegają limitowaniu w kosztach podatkowych. Natomiast gdy auto nie jest środkiem trwałym, wówczas wydatki związane z jego użytkowaniem, w tym opłaty za parkingi i autostrady, podobnie jak w przypadku wykorzystywanych do celów pracodawcy prywatnych samochodów osobowych pracowników, podlegają w kosztach limitowaniu w ramach kilometrówki (art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.)

autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 32 (1177) z dnia 2015-04-20

Koszty podatkowe w firmie – wybrane zagadnienia. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl