Prawo do odliczenia VAT od wydatków związanych z pracownikami jest uzależnione generalnie od tego, w jakim zakresie dotyczą one wykonania przez pracodawcę czynności opodatkowanych VAT (oczywiście biorąc pod uwagę wyłączenia ustawowe do odliczania VAT). Podatnik, chcąc odliczyć VAT od tych wydatków, musi także zwrócić uwagę na to, czy wydatki te są związane z zaspokajaniem potrzeb osobistych pracowników.

Warunki odliczania VAT

Podatnik VAT ma prawo do odliczenia VAT wówczas, gdy zostaną spełnione warunki określone w ustawie o VAT, czyli odliczenia dokonuje czynny podatnik VAT, a zakupione towary czy usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika. Przy czym realizacja tego prawa jest możliwa, gdy nie wystąpią sytuacje wymienione w art. 88 ustawy o VAT, np. gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku, a także wówczas, gdy faktura dokumentuje nabycie usług noclegowych i gastronomicznych (z wyłączeniem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób oraz usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a ustawy o VAT).

Dla realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego niezbędne jest istnienie związku pomiędzy dokonywanymi zakupami towarów i usług a prowadzoną działalnością opodatkowaną generującą podatek należny. Przy czym związek wydatku z czynnościami opodatkowanymi VAT może być bezpośredni lub pośredni. Związek bezpośredni występuje wówczas, gdy np. nabywane towary służą dalszej odsprzedaży lub też nabyte usługi są niezbędne do wytworzenia towarów/usług. Natomiast o związku pośrednim mówimy, gdy ponoszone wydatki wiążą się z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa. Aby jednak można było wskazać, że określone zakupy mają chociażby pośredni związek z działalnością, musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów czy usług a powstaniem obrotu.

Odliczenie VAT z tytułu zakupu artykułów spożywczych

W praktyce zdarzają się sytuacje, że podatnicy zakupują artykuły spożywcze, które wystawione są w trakcie spotkań służbowych z kontrahentami. Czy w takim przypadku podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupu tych artykułów?

Organy podatkowe uznają, że przysługuje prawo do odliczenia VAT z tytułu zakupu produktów spożywczych na potrzeby spotkań wewnętrznych z pracownikami, członków zarządu czy spotkań z kontrahentami. Przykładowo Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 12 lutego 2024 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.771.2023.2.PRP, stwierdził że w zakresie, w jakim nabyte, a następnie udostępnione w trakcie spotkań organizowanych przez podatnika w ramach zespołów projektowych, szkoleń wewnętrznych i narad ze zleceniodawcami, w których udział bierze personel, artykuły spożywcze: woda, kawa, herbata, mleko, soki, napoje słodzone, orzeszki, krakersy, wafle ryżowe, ciastka, czekoladki, herbatniki, paluszki, cukierki, owoce i warzywa są wykorzystywane przez podatnika do czynności opodatkowanych VAT, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia tych artykułów spożywczych.

Także w interpretacji indywidualnej z dnia 4 lutego 2025 r., nr 0114-KDIP4-2.4012.795.2024.1.KS, Dyrektor KIS wyjaśnił, że artykuły spożywcze zużywane podczas narad i spotkań, na których omawiane są sprawy związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, stanowią wydatek wykazujący pośredni związek z działalnością podatnika i wykonywaniem czynności opodatkowanych. Jako dotyczący ogólnego funkcjonowania firmy może przyczyniać się do generowania obrotu. W opinii organu w zakresie, w jakim nabyte, a następnie udostępnione w trakcie wewnętrznych narad, spotkań pracowników, spotkań ze współpracownikami oraz z kontrahentami artykuły spożywcze, takie jak: kawa, herbata, cukier, mleko, napoje bezalkoholowe, słodycze, owoce, jogurty, pieczywo, sery oraz produkty mięsne (gotowane) będą wykorzystywane przez podatnika do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu ich nabycia.

Przy czym, zdaniem organów podatkowych, podatnikom VAT nie przysługuje prawo do odliczenia VAT, wynikającego z faktur dokumentujących nabycie posiłków wyłącznie dla pracowników, które są ogólnodostępne w biurze. Organy podatkowe przyjmują, że w takim przypadku zakupy te nie są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i służą jedynie celom osobistym pracowników.

Także Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 7 grudnia 2022 r., sygn. akt I FSK 2134/19, stwierdził, że dostarczenie posiłku służy zaspokojeniu osobistych potrzeb pracownika, którego prywatna korzyść (w relacji do potrzeb przedsiębiorstwa) ma charakter dominujący. Tym samym oferowanie pracownikom artykułów spożywczych do swobodnej konsumpcji w ogólnodostępnym pomieszczeniu socjalnym w normalnym toku pracy nie wykazuje związku z działalnością gospodarczą podatnika, który uprawniałby ją do dokonywania odliczeń podatku VAT od wydatków na zakup danych produktów w myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.

Zapewnienie posiłków pracownikom na podstawie przepisów bhp

W myśl art. 232 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.) pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. I tak przykładowo, zgodnie z § 1 pkt 1 i § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. z 1996 r. nr 60, poz. 279 ze zm.), pracodawca w okresie zimowym, tj. od 1 listopada do 31 marca, ma obowiązek zapewnić posiłki profilaktyczne pracownikom wykonującym prace na otwartej przestrzeni związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1.500 kcal (6.280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1.000 kcal (4.187 kJ) u kobiet.

Posiłki powinny być wydawane w formie jednego dania gorącego w czasie regulaminowych przerw w pracy, w zasadzie po 3-4 godzinach pracy. Jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych pracodawca nie ma możliwości wydawania pracownikowi posiłku w tej formie, powinien zapewnić pracownikowi możliwość spożycia posiłku w czasie pracy w inny sposób, w szczególności przez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku (§ 2 ust. 2 rozporządzenia).

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 23 stycznia 2025 r., nr 0114-KDIP4-2.4012.743.2024.2.MŻA, uznał, że potrzebami osobistymi są te, których realizacja nie jest związana ze stosunkiem pracy. Potrzeby osobiste to te, których zaspokojenie wynika z dobrej woli pracodawcy. Natomiast potrzeby pracownicze to te, których spełnienie nie wynika z autonomii woli stron, ale do zaspokajania których pracodawca jest zobowiązany na podstawie przepisów prawa, np.: przepisów Kodeksu pracy, przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy itp.

Zatem, pomimo tego, że przepisy dotyczące bhp zobowiązują pracodawcę do zakupu posiłków profilaktycznych, to w sytuacji, gdy podatnik VAT – pracodawca nabędzie te posiłki w ramach zakupu usługi gastronomicznej, to i tak nie ma on prawa do odliczenia VAT od ich zakupu. Natomiast prawo do odliczenia VAT przysługuje mu w sytuacji, gdy nabędzie posiłki dla pracowników w ramach zakupu usługi kateringowej czy też gdy zakupi produkty do sporządzenia tych posiłków.

Spotkania integracyjne dla pracowników

Dość powszechną praktyką stosowaną przez pracodawców jest organizowanie swoim pracownikom (nieraz wraz z rodziną) spotkań integracyjnych. Są to spotkania, których celem jest m.in. zwiększenie efektywności sprzedaży z uwagi na pogłębienie relacji w zespole, poprawa atmosfery pracy, a także zwiększenie motywacji do pracy.

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 28 października 2025 r., nr 0113-KDIPT1-1.4012.726.2025.3.MG, wskazał, że ważna jest w takim przypadku intencja nabycia produktów czy usług związanych z organizacją takiego spotkania. Zdaniem organu, jeśli dany towar (usługa) ma służyć wykonywaniu czynności opodatkowanych, wówczas – po spełnieniu wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT wymogów formalnych – odliczenie VAT jest prawnie dozwolone, oczywiście jeżeli nie wyłączają go inne przepisy o VAT. W opinii organu, jeśli spotkanie takie ma wpłynąć na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości, tj. zwiększenie efektywności, zwiększenie sprzedaży opodatkowanej w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, poprawę atmosfery pracy, zwiększenie motywacji do pracy, umacnianie więzi pracowników z pracodawcą, wówczas wydatki na organizację spotkań integracyjnych są pośrednio związane ze sprzedażą opodatkowaną VAT. Organ przy tym podkreślił, że w świetle art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, podatek naliczony z tytułu nabycia usług noclegowych i gastronomicznych, co do zasady, nie podlega odliczeniu. Tym samym z prawa do odliczenia VAT od wydatków związanych z organizacją spotkań integracyjnych należy wyłączyć m.in. zakupione usługi gastronomiczne, o których mowa w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

Okulary korekcyjne dla pracowników

Jeśli chodzi o prawo do odliczenia VAT z faktur dokumentujących nabycie okularów korekcyjnych dla pracowników, to organy podatkowe jednogłośnie twierdzą, że zakupu okularów nie można zaliczyć do wydatków związanych bezpośrednio ani pośrednio z opodatkowaną działalnością gospodarczą. Według organów bezpośrednim celem, jaki jest związany z ponoszeniem tego rodzaju wydatków, jest ochrona wzroku. Wydatki na poprawę zdrowia należą do wydatków o charakterze osobistym (w tym celu wydatki te ponoszą również inne osoby) i są związane z funkcjonowaniem danej jednostki w życiu społecznym, a ich poniesienie uwarunkowane jest innymi względami aniżeli wzrost sprzedaży opodatkowanej. Zakup okularów korekcyjnych będący wydatkiem o charakterze osobistym, niezależnym od prowadzenia działalności, jako taki nie może stanowić podstawy do odliczenia VAT w ramach prowadzonej działalności.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.)

Gazeta Podatkowa nr 39 (2331) z dnia 2026-05-14

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.OdliczeniaVAT.pl