Zawodowe reprezentowanie podatników w postępowaniach przed organami podatkowymi jest zastrzeżone dla doradców podatkowych, adwokatów i radców prawnych. Pełnomocnicy działają w zakresie udzielonego upoważnienia. Koszty ustanowienia zastępcy pokrywa podatnik, chyba że został wyznaczony tymczasowy pełnomocnik szczególny.

W roli pełnomocnika

Podatnik ma prawo ustanowić pełnomocnika do prowadzenia spraw podatkowych.

Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Taką zdolność mają osoby pełnoletnie i nieubezwłasnowolnione. Należy jednak zaznaczyć, że zawodowe reprezentowanie podatników w postępowaniach przed organami podatkowymi zostało zastrzeżone dla doradców podatkowych, adwokatów i radców prawnych. Przewiduje to art. 3 ust. 2 ustawy o doradztwie podatkowym. Takie rozwiązanie ma gwarantować podatnikom należytą ochronę ich interesów. Postępowania przed organami podatkowymi często pociągają za sobą nieodwracalne skutki, np. kończą się określeniem zaległości podatkowej.

Podatnik nie może występować przez pełnomocnika, jeśli charakter czynności wymaga jego osobistego działania. Pełnomocnik nie ma prawa za mocodawcę złożyć zeznań w charakterze strony postępowania podatkowego czy dokonać „czynnego żalu” chroniącego go przed karą za popełnienie przestępstwa skarbowego.

Zakres działania

Podstawą działania pełnomocnika przed organami podatkowymi jest pełnomocnictwo ogólne (PPO-1) lub szczególne (PPS-1). Niekiedy podatnicy wyznaczają pełnomocnika tylko do odbioru urzędowej korespondencji (PPD-1).

Pełnomocnictwo ogólne upoważnia do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych (z wyjątkiem podpisywania deklaracji podatkowych). Informacje dotyczące tych pełnomocnictw trafiają do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych. Organy podatkowe mają dostęp do tej bazy i w każdej chwili mogą sprawdzić umocowanie danej osoby do reprezentowania podatnika. Pełnomocnictwo ogólne zgłasza się zasadniczo w postaci dokumentu elektronicznego za pośrednictwem konta na Portalu Podatkowym. Jedynie w przypadku wystąpienia problemów technicznych można je złożyć w formie papierowej na formularzu PPO-1 do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Wieluniu.

Ustanowienie pełnomocnika ogólnego nie pozbawia ani nie ogranicza prawa podatnika do występowania we własnej sprawie. Przepisy zwalniające z wymogu przedkładania pełnomocnictwa ogólnego do akt każdej sprawy należy rozumieć jako redukcję formalności biurokratycznych, a nie jako regulacje wymuszające udział pełnomocnika ogólnego w każdym postępowaniu toczącym się wobec podatnika (por. wyrok WSA w Poznaniu z dnia 25 stycznia 2018 r., sygn. akt I SA/Po 1088/17).

Pełnomocnictwo szczególne upoważnia do działania w określonej sprawie podatkowej lub innej wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego (z wyjątkiem podpisywania deklaracji podatkowych). Przedkłada się je na potrzeby danej sprawy. Pod pojęciem „wskazanej sprawy podatkowej” należy rozumieć każdą sprawę należącą do właściwości organu podatkowego, do której stosuje się przepisy Ordynacji podatkowej. Konieczne jest jednak złożenie pełnomocnictwa szczególnego do akt sprawy w konkretnym postępowaniu prowadzonym przed organem podatkowym (por. uchwałę NSA z dnia 25 kwietnia 2022 r., sygn. akt II FPS 1/22).

Podatnik ma obowiązek wyznaczyć pełnomocnika do doręczeń, jeżeli w kraju toczy się wobec niego postępowanie podatkowe, a on zmienia adres zamieszkania lub zwykłego pobytu na adres w państwie spoza UE. Wymóg taki istnieje także wtedy, gdy podatnik nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu w państwie członkowskim UE, a składa w Polsce wniosek o podjęcie postępowania podatkowego lub doręczono mu tutaj postanowienie o jego wszczęciu. Takiego pełnomocnika nie musi wyznaczać osoba, której pisma są doręczane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a także reprezentowana przez pełnomocnika ogólnego lub szczególnego.

Koszt zastępstwa

Koszty związane z ustanowieniem i działaniem pełnomocnika, w tym jego honorarium, ponosi podatnik. Obciążają go bowiem koszty, które zostały poniesione w jego interesie albo na jego żądanie, a nie wynikają z ustawowego obowiązku organów prowadzących postępowanie podatkowe. Wynika to z art. 267 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Odstępstwo od tej zasady stanowi wyznaczenie tymczasowego pełnomocnika szczególnego. Organ podatkowy wyznacza go dla osoby fizycznej, jeżeli jest nieobecna, a sprawa należy do niecierpiących zwłoki. Może nim być w pierwszej kolejności wskazany przez organ podatkowy członek rodziny osoby nieobecnej, jeżeli wyrazi na to zgodę, a w przypadku braku takiej zgody – adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy. Wyznaczenie tymczasowego pełnomocnika szczególnego dla osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej następuje natomiast wtedy, gdy wobec podmiotu nie może być wszczęte lub prowadzone postępowanie podatkowe z powodu braku powołanych do tego organów, niemożności ustalenia adresu siedziby lub miejsca prowadzenia działalności czy miejsca zamieszkania osób upoważnionych do reprezentowania jego spraw. Tymczasowym pełnomocnikiem szczególnym podmiotu zostaje adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy.

Organ podatkowy zwraca się o wyznaczenie adwokata do okręgowej rady adwokackiej, o wyznaczenie radcy prawnego – do okręgowej izby radców prawnych, a doradcy podatkowego – do Krajowej Rady Doradców Podatkowych. Koszty ustanowienia i działania adwokata, radcy prawnego lub doradcy podatkowego ustanowionego tymczasowym pełnomocnikiem szczególnym ponosi Skarb Państwa (art. 267 § 1a Ordynacji podatkowej).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.)

Ustawa z dnia 5.07.1996 r. o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 2021 r. poz. 2117)

autor: Małgorzata Żujewska
Gazeta Podatkowa nr 55 (1930) z dnia 2022-07-11

Koszty niestanowiące kosztów podatkowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl