Prenumeratę czasopism czy gazet na przyszły rok jednostki wykupują już w bieżącym roku. Ma to na celu zapewnienie w firmie wszystkich numerów danego periodyku, już od stycznia nowego roku.
Ujęcie kosztu prenumeraty w 2013 r.
Zasadniczo prenumeratę wykupuje się na kwartał, pół roku lub rok. Co do zasady prenumerata jest płatna z góry, np. na podstawie faktury pro forma (która nie podlega ewidencji w księgach rachunkowych), a po zapłacie jednostce wystawiana jest faktura przez wydawcę.
Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Stanowi tak art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Oznacza to, że poniesienie kosztu (zapłata i otrzymanie faktury) powinno znaleźć odzwierciedlenie w zapisach księgowych. Jednak ponieważ koszt dotyczy przyszłych okresów (roku obrotowego), powinien obciążyć wynik finansowy dopiero w okresie, którego dotyczy. Wynika to z dwóch generalnych zasad rachunkowości: zasady memoriału i współmierności. Pierwsza stanowi, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Druga – że dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.
Poniesione w 2013 r. koszty prenumeraty na 2014 r. dotyczą 2014 r. Powinny więc obciążyć wynik finansowy przyszłego roku. Aby tego dokonać, w 2013 r. muszą zostać aktywowane na koncie 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”, a w 2014 r. odniesione w koszty.
W sytuacji, w której podatnik otrzymał fakturę po opłaceniu prenumeraty, prawo do odliczenia VAT z faktury za prenumeratę przysługuje za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał fakturę albo za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. W przypadku jednostki prowadzącej ewidencję kosztów działalności operacyjnej wyłącznie w zespole 4 lub jednocześnie w zespołach 4 i 5, ujęcie faktury za prenumeratę opłaconej i wystawionej w 2013 r. może wyglądać następująco:
1. WB – opłacenie prenumeraty czasopism na rok 2014:
– Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,
– Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący”.
2. Faktura dokumentująca zakup prenumeraty czasopism na 2014 r.:
a) wartość prenumeraty w cenie zakupu
– Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu
– Wn konto 22-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,
c) wartość brutto zobowiązania wobec dostawcy
– Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,
d) ujęcie kosztu
– Wn konto 40 „Koszty według rodzajów”,
– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
3. PK – przeksięgowanie kosztów prenumeraty do rozliczenia w czasie:
– Wn konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”,
– Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.
Trzeba dodać, że jednostki rozliczające koszty działalności operacyjnej tylko w zespole 4 lub w zespole 4 i 5 mogą ujmować koszty podlegające rozliczaniu w czasie bezpośrednio na koncie 64, z pominięciem wstępnego ujęcia na koncie 40. W takim przypadku salda konta 64 nie uwzględnia się przy ustalaniu zmiany stanu produktów. Koszty prenumeraty podlegałyby wtedy w 2013 r. następującemu ujęciu:
1. WB – opłacenie prenumeraty czasopism na rok 2014:
– Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,
– Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący”.
2. Faktura dokumentująca zakup prenumeraty czasopism na 2014 r.:
a) wartość prenumeraty w cenie zakupu
– Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu
– Wn konto 22-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,
c) wartość brutto zobowiązania wobec dostawcy
– Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,
d) ujęcie kosztu
– Wn konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”,
– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
Z kolei ewidencja księgowa kosztów zakupu prenumeraty na 2014 r. poniesionych w 2013 r. w jednostce prowadzącej ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 5 może przebiegać następująco:
1. WB – opłacenie prenumeraty czasopism na 2014 r.:
– Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,
– Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący”.
2. Faktura dokumentująca zakup prenumeraty czasopism na 2014 r.:
a) wartość prenumeraty w cenie zakupu
– Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu
– Wn konto 22-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,
c) wartość brutto zobowiązania wobec dostawcy
– Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,
d) ujęcie kosztu
– Wn konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”,
– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
Koszty prenumeraty poniesione w 2013 r., a dotyczące 2014 r., należy ująć w aktywach bilansu w wierszu B.IV „Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe”.
Rozliczenie kosztów w 2014 r.
W księgach rachunkowych koszty przyszłych okresów rozlicza się w czasie stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności (art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości). W praktyce jednostki uzależniają sposób rozliczenia w czasie kosztu prenumeraty od tego, czy stanowi on kwotę istotną. Jeśli tak, rozlicza się je co miesiąc przez cały okres, na jaki została zawarta. Łączną wartość kosztu dzieli się więc przez ilość miesięcy, których dotyczy, i w tych kwotach odpisuje co miesiąc z konta 64 na konto kosztów. Jeżeli natomiast koszty prenumeraty nie są w ocenie jednostki istotne, obciążają wynik finansowy jednorazowo.
Ujęcie księgowe rozliczenia kosztów prenumeraty na 2014 r. wykupionej w 2013 r., które zostały zaksięgowane w 2013 r. na koncie 64, w przypadku jednostki prowadzącej ewidencję kosztów działalności operacyjnej wyłącznie w zespole 4 wygląda następująco:
– Wn konto 49 „Rozliczenie kosztów”,
– Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.
W przypadku jednostek stosujących ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 5 lub równocześnie na kontach zespołu 4 i 5 odpis części prenumeraty w koszty ujmuje się zapisem:
– Wn konto zespołu 5,
– Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.
Jeśli jednak jednostka stosuje uproszczenie polegające na ujmowaniu kosztów podlegających rozliczaniu w czasie bezpośrednio na koncie 64, z pominięciem wstępnego ujęcia na koncie 40, ich rozliczenie ujmuje następująco:
a) w przypadku ewidencji kosztów działalności operacyjnej wyłącznie w zespole 4
– Wn konto 40 „Koszty według rodzajów”,
– Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”,
b) w przypadku ewidencji kosztów działalności operacyjnej w zespole 4 i jednocześnie 5
– Wn konto 40 „Koszty według rodzajów”,
– Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”
oraz równolegle
– Wn konto zespołu 5,
– Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.
Koszty prenumeraty w rachunku podatkowym
Wydatki na zakup prenumeraty prasy, służącej wyjaśnieniami w zakresie podstawowej działalności operacyjnej jednostki lub innej tematyki związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Są one kosztami pośrednio związanymi z uzyskiwanymi przychodami, a takie koszty uwzględnia się w rachunku podatkowym w momencie ujęcia kosztu w księgach rachunkowych (zaksięgowania) na podstawie otrzymanej faktury, rachunku lub innego dowodu. Oznacza to, że w zależności od tego, czy koszt w ocenie jednostki jest istotny, czy nie, będzie ujmowany w rachunku podatkowym w miesięcznych ratach lub jednorazowo.
Na jakim koncie ujmować koszty prenumeraty?
w zespole 4
Prenumerata gazet i czasopism może mieć formę papierową i wtedy księguje się koszty z nią związane w zespole 4 na koncie 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Zużycie materiałów). Coraz częściej jednak zdarza się, że prenumerata ma formę dostępu elektronicznego do czasopisma/gazety na stronie internetowej. W takim przypadku jej koszt ewidencjonuje się w zespole 4 na koncie 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Usługi obce).
w zespole 5
Zasadniczo prenumerata prasy jest ujmowana w zespole 5 na koncie 55 „Koszty zarządu”, bowiem najczęściej wspomaga działania kadry zarządzającej.
Przykład
Założenia
- W listopadzie 2013 r. jednostka opłaciła prenumeratę gazety na cały 2014 r. w wersji papierowej, do której wersja internetowa jest gratis. Otrzymała fakturę na kwotę 349 zł brutto, tj. 323,15 zł netto plus VAT podlegający odliczeniu 25,85 zł.
- Koszt uznano za nieistotny.
- Ewidencja kosztów prowadzona jest wyłącznie na kontach zespołu 4. Jednostka stosuje uproszczenie polegające na ujmowaniu kosztów podlegających rozliczaniu w czasie bezpośrednio na koncie 64, z pominięciem wstępnego ujęcia na koncie 40.
Dekretacja w listopadzie 2013 r.
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
|
1. WB – zapłata za prenumeratę gazety: |
349,00 zł | 21 | 13-0 |
|
2. Faktura za prenumeratę: |
|||
| – wartość netto | 323,15 zł | 30 | |
| – VAT podlegający odliczeniu | 25,85 zł | 22-2 | |
| – wartość brutto | 349,00 zł | 21 | |
|
3. Zarachowanie kosztów prenumeraty do rozliczenia w 2014 r.: |
323,15 zł | 64 | 30 |
Księgowania w listopadzie 2013 r.
Kwotę prenumeraty w kwocie wynikającej z konta 64 jednostka ujęła w bilansie za 2013 r. w pozycji B.IV aktywów „Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe”. Podatkowo nie uwzględniła kosztów prenumeraty w 2013 r.
Dekretacja w styczniu 2014 r.
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. PK – zarachowanie prenumeraty jednorazowo do kosztów: | 323,15 zł | 40 | 64 |
Księgowania w styczniu 2014 r.
Koszty prenumeraty gazety jednostka zaliczyła do kosztów uzyskania przychodów jednorazowo w styczniu 2014 r., analogicznie jak dla celów bilansowych.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.)
autor: Dorota Przybyszewska
Gazeta Podatkowa nr 90 (1027) z dnia 2013-11-12
Koszty i przychody bilansowe – zasady ewidencji i rozliczania. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl
Bardzo dobry artykuł :). Wyczerpujący, długi, z wykresami i wyjaśnieniami. Super!
Tylko mam pytanie – czy te przepisy nadal obowiązują teraz, w październiku 2015 roku, czy może coś się zmieniło?