Gazeta PodatkowaZakłady pracy dokonujące wypłat oraz stawiające do dyspozycji pracowników należności ze stosunku pracy, zobowiązane są do poboru od wartości tych świadczeń zaliczek na podatek dochodowy. Jednym z elementów mających wpływ na dochód pracownika, a co za tym idzie również na wysokość zaliczki, są uwzględnione przy jej obliczaniu tzw. pracownicze koszty uzyskania przychodu.

Tylko zryczałtowane

Koszty uzyskania przychodów, które pracodawca jako płatnik może zastosować na etapie ustalania zaliczki na podatek, są ustalone w sposób zryczałtowany. Ich wysokość została określona w art. 22 ust. 2 pkt 1 oraz pkt 3 ustawy o pdof. Z uregulowań tych wynika, że mogą one być stosowane w wysokości podstawowej lub podwyższonej. Na etapie ustalania zaliczek pracodawca nie ma natomiast możliwości uwzględnienia jako kosztów wydatków faktycznie poniesionych przez pracownika.

Koszty pracownicze w podstawowej wysokości przysługują pracownikowi z mocy prawa z tytułu uzyskania przychodu ze stosunku pracy. W efekcie wypłata lub postawienie do dyspozycji wynagrodzeń pracowniczych zobowiązuje płatnika do ich zastosowania.

Podstawowe koszty w 2015 r. wynoszą 111,25 zł miesięcznie z tytułu jednej umowy – niezależnie od ilości wypłat dokonanych w ramach tej umowy w jednym miesiącu.

Koszty podwyższone, które w 2015 r. wynoszą 139,06 zł miesięcznie, w przeciwieństwie do podstawowych nie przysługują pracownikowi automatycznie. Ponadto nie każdy pracownik może z nich skorzystać. Aby pracodawca mógł je zastosować, pracownik musi mu w tej sprawie złożyć oświadczenie, z którego będzie wynikać, że:

  • jego miejsce zamieszkania (stałe lub czasowe) jest położone poza miejscowością, w której znajduje się dany zakład pracy,
  • nie uzyskuje dodatku za rozłąkę,

czyli, że spełnia łącznie warunki określone w art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o pdof.

Oświadczenia uprawniającego pracodawcę do stosowania podwyższonych kosztów nie trzeba składać przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym. Podatnik spełniający ustawowe warunki do ich uwzględniania może je złożyć w dowolnym czasie. Natomiast płatnik ze swojej strony ma obowiązek pomniejszania przychodu o podwyższone koszty dopiero od momentu złożenia tego oświadczenia przez pracownika (art. 32 ust. 5 ustawy o pdof). Stąd, nawet gdy warunki do ich stosowania pracownik spełniał od stycznia, ale oświadczenie złoży np. w marcu, płatnik będzie stosować podwyższone koszty od tego miesiąca, gdyż nie ma uprawnień do korygowania kosztów wstecz.

Pracownik nie ma obowiązku składania przedmiotowego oświadczenia co roku. Jednak w sytuacji, gdy stan faktyczny z niego wynikający uległ zmianie, musi o tym fakcie powiadomić zakład pracy, aby ten mógł zaprzestać stosowania podwyższonych kosztów i uwzględniał jedynie podstawowe.


Szczegółowe tabele z pracowniczymi kosztami uzyskania przychodów dostępne są w serwisie www.wskazniki.gofin.pl.

Więcej niż jedna wypłata

Może się zdarzyć, że pracownik zatrudniony u danego pracodawcy na umowę o pracę (jedną) otrzymuje w miesiącu wynagrodzenie za więcej niż jeden miesiąc. Do takich sytuacji dochodzi z różnych przyczyn, m.in. w związku ze zmianą terminu wypłaty wynagrodzenia lub nieregularnymi wypłatami. W takim przypadku wszystkie wypłacone (postawione do dyspozycji) w danym miesiącu wynagrodzenia stanowią przychód tego miesiąca i mają do nich zastosowanie, na etapie ustalania zaliczki na podatek, koszty miesięczne w pojedynczej wysokości. Koszty nieuwzględnione w trakcie roku zostaną rozliczone dopiero w zeznaniu rocznym przez pracownika lub w PIT-40 przez pracodawcę.

Koszty przy kilku etatach

Jeżeli pracownik ma zawartych więcej umów o pracę, wówczas obowiązek zastosowania miesięcznych pracowniczych kosztów uzyskania powstaje w stosunku do przychodów uzyskanych z każdej z nich.

W efekcie gdy zakład pracy zawarł z pracownikiem np. dwie umowy o pracę, a pracownik w danym miesiącu uzyskał przychód z obu z nich, to przy obliczaniu zaliczki płatnik stosuje mu koszty w podwójnej wysokości. Analogicznie uwzględnia się pracownicze koszty w przypadku, gdy pracownik uzyska w danym miesiącu przychód z dwóch umów zawartych z różnymi pracodawcami. Wówczas każdy z nich ustalając zaliczkę na podatek ma obowiązek zastosować miesięczne koszty. Jeżeli natomiast pracownik spełnia ustawowe warunki, nie ma przeszkód, aby każdy z nich uwzględnił koszty w podwyższonej wysokości.

Co prawda u tzw. wieloetatowców koszty roczne podlegają limitowaniu do kwoty 2.002,05 zł (koszty podstawowe) lub kwoty 2.502,56 zł (koszty podwyższone), jednak nie odbywa się to na etapie ustalania zaliczek na podatek. Ograniczenia dokonuje sam pracownik dopiero w rozliczeniu rocznym.

Świadczenie pracy a koszty

Brak świadczenia pracy przez cały miesiąc kalendarzowy (np. z powodu choroby czy urlopu) nie oznacza braku możliwości zastosowania kosztów pracowniczych od dokonanych pracownikowi w tym miesiącu wypłat. Ich stosowanie jest bowiem uzależnione od uzyskania przez pracownika przychodu ze stosunku pracy.

Wynagrodzenie za czas choroby stanowi przychód ze stosunku pracy. Obliczając od niego zaliczkę, pracodawca powinien zastosować tzw. koszty pracownicze. To samo dotyczy wypłat tzw. nadgodzin dokonanych w danym miesiącu za poprzednie miesiące, dla przebywających na urlopach wychowawczych lub bezpłatnych.

Natomiast wypłacany przez pracodawcę zasiłek chorobowy stanowi przychód z innych źródeł, podobnie jak zasiłek macierzyński oraz świadczenie rehabilitacyjne. Jeżeli są one jedynymi świadczeniami wypłacanymi pracownikowi w danym miesiącu, pracodawca obliczając zaliczkę nie może zastosować pracowniczych kosztów. Podobnie gdy pracownik nie uzyskał w danym miesiącu żadnych przychodów ze stosunku pracy (np. na urlopie bezpłatnym lub urlopie wychowawczym) koszty za ten miesiąc nie mogą być stosowane.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 18 (1163) z dnia 2015-03-02

Podatek dochodowy w interpretacjach podatkowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>