Komputery, telefony czy samochody służbowe to coraz bardziej powszechne narzędzia pracy. Jednak mimo że znajdują się one na wyposażeniu zdecydowanej większości zakładów pracy, ich wykorzystywanie nie jest uregulowane przez powszechne prawo pracy. Wobec braku zapisów ustawowych szczególnego znaczenia nabierają firmowe zasady korzystania ze służbowego sprzętu. Mogą się one opierać na konkretnych zapisach w aktach zakładowych, postanowieniach umownych czy też praktyce zakładowej.

Służbowe zasady korzystania ze sprzętu

Pracownik podejmujący pracę na rzecz konkretnego pracodawcy ma prawo oczekiwać od niego zapewnienia przez niego materiałów i urządzeń koniecznych do realizowania obowiązków służbowych. Do standardowego wyposażenia stanowiska pracy należy dzisiaj komputer oraz telefon. Coraz częściej na biurku pracownika pojawia się też drukarka i faks. Wszystkie te urządzenia znajdują się na ogół w ciągłym użytkowaniu, stąd duże ryzyko ich uszkodzenia czy korzystania z nich niezgodnie z zasadami bezpiecznej eksploatacji. Nie można też wykluczyć występującej niekiedy sytuacji wykorzystywania przez pracownika mienia pracodawcy niezgodnie z jego „służbowym” przeznaczeniem. Te wszystkie okoliczności sprawiają, że korzystnym dla obu stron stosunku pracy rozwiązaniem jest unormowanie na poziomie zakładu pracy zasad pracy ze służbowym sprzętem.

Pracodawca może wprowadzić w tej kwestii odpowiednie regulacje w przepisach zakładowych, odrębnym regulaminie lub ewentualnie w umowie o pracę. Ich przedmiotem mogą być przykładowo warunki monitorowania przez pracodawcę sposobu korzystania przez pracowników z komputera służbowego. Wspomniane regulacje mogą też dotyczyć wykorzystywania sprzętu służbowego do celów prywatnych. Co ważne, postanowienia takich wewnętrznych regulacji nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż powszechne prawo pracy. Jeżeli będą odbiegać „na minus” od rozwiązań ustawowych, wówczas z mocy prawa będą nieważne (art. 9 K.p.). Skutkiem nieważności dotknięty będzie np. zapis regulaminowy, zgodnie z którym pracownik wyraża zgodę na potrącenie nieznanej jeszcze co do wysokości kwoty z tytułu przyszłych, potencjalnych szkód w mieniu służbowym.

Prywatne korzyści ze służbowego mienia

W wielu wypadkach charakter wykonywanej pracy powoduje, że trudno jest wyraźnie oddzielić czas pracy, w trakcie którego pracownik korzysta ze służbowego sprzętu, od sfery prywatnej tego pracownika. Przedstawiciele zawodów mobilnych, wykonujący pracę w terenie oraz w warunkach częstego przemieszczania się, zazwyczaj korzystają z powierzonego im samochodu czy telefonu służbowego także w celach prywatnych. W takich mobilnych branżach trudno jest bowiem oddzielić czas służbowy od prywatnego, tak jak ma to miejsce w przypadku klasycznej pracy w biurze. Szczególnie wówczas celowe jest „uporządkowanie” spraw związanych z prywatnym korzystaniem z mienia służbowego na poziomie zakładu pracy. W odniesieniu do telefonu służbowego pracodawcy stosują niekiedy rozwiązanie w postaci limitu rozmów (najczęściej kwotowego) na cele prywatne, do wysokości którego pracodawca pokrywa koszty takich rozmów. Innym wariantem rozwiązania kwestii rozmów prywatnych ze służbowej komórki jest ustalenie, że koszt rozmowy prywatnej jest w całości pokrywany przez pracownika bądź że takie rozmowy ze sprzętu służbowego są zakazane.

Odnośnie zwrotu kosztów prywatnego korzystania z samochodu służbowego, to w praktyce zakładowej spotyka się wyznaczanie limitu kilometrów, w ramach którego pracodawca ponosi koszty używania samochodu służbowego przez pracownika w celach prywatnych. Ponadto zdarza się zobowiązywanie pracowników do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Przykładowy fragment regulaminu pracy w zakresie korzystania z komputera służbowego

Rozdział 9

§ 16

Korzystanie przez pracownika z komputera służbowego jest dopuszczalne jedynie w celach służbowych. W szczególności nie jest dopuszczalne wykorzystywanie służbowej poczty elektronicznej w celach prywatnych.

§ 17

Instalowanie jakiegokolwiek nowego oprogramowania albo zmiana (aktualizacja) oprogramowania zainstalowanego na komputerze służbowym pracownika może być dokonywana tylko przez pracownika działu informatycznego. Potrzebę zainstalowania nowego oprogramowania, aktualizacji dotychczasowego oprogramowania lub zmiany w jego konfiguracji należy zgłaszać pisemnie do kierownika działu informatycznego.

§ 18

Zabronione jest wnoszenie przez pracowników na teren zakładu pracy komputerów prywatnych oraz korzystanie z tych komputerów w czasie pracy.

§ 19

Zabronione jest wykorzystywanie przez pracowników komputerów służbowych w celu tworzenia, przechowywania lub rozpowszechniania materiałów niezwiązanych z wykonywaną pracą.

§ 20

Pracodawca ma prawo monitorować sposób korzystania przez pracowników z komputerów służbowych, z zastrzeżeniem poszanowania dóbr osobistych pracownika, przepisów o ochronie danych osobowych oraz innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Warunkiem monitorowania pracy na stanowisku komputerowym jest uprzednie poinformowanie o tym pracownika. Nie jest dopuszczalne monitorowanie prywatnej poczty elektronicznej pracownika.

§ 21

Pracownik ponosi odpowiedzialność materialną za przekazany mu do użytkowania komputer służbowy na zasadach odpowiedzialności za mienie powierzone. Fakt utraty, uszkodzenia lub zniszczenia komputera należy niezwłocznie zgłosić bezpośredniemu przełożonemu pracownika.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

autor: Agata Barczewska

Gazeta Podatkowa nr 41 (978) z dnia 2013-05-23

Układy zbiorowe i regulaminy stosowane w zakładach pracy. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl