ZUS ma prawo skontrolować płatnika składek. Podczas swojej wizyty sprawdza go pod kątem rzetelnego i prawidłowego wywiązywania się z nałożonych na niego zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych. O terminie przeprowadzanych oględzin organ rentowy powinien powiadomić płatnika składek będącego przedsiębiorcą co najmniej 7 dni przed podjęciem swoich czynności.

Kiedy następuje kontrola?

Inspektor kontroli ZUS może rozpocząć swoje czynności kontrolne u płatnika składek po uprzednim okazaniu legitymacji służbowej oraz doręczeniu stosownego upoważnienia. Wydaje je główny inspektor kontroli ZUS lub upoważnieni przez niego inspektorzy kontroli ZUS. Dokument taki zawiera w szczególności oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS, wskazanie podstawy prawnej, datę i miejsce wystawienia, dane (tj. imię i nazwisko) inspektora kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej. Ponadto powinny się na nim znaleźć też dane płatnika składek, okres trwania kontroli i jej zakres, a także podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji oraz pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek.

W przypadku gdy przedstawione płatnikowi składek upoważnienie nie będzie spełniało wymienionych wymagań, wówczas nie będzie stanowiło podstawy do przeprowadzenia czynności kontrolnych.

Datą wszczęcia kontroli jest dzień doręczenia płatnikowi składek upoważnienia do jej przeprowadzenia.

Kontrolujący ma obowiązek zapoznać płatnika składek z jego prawami i obowiązkami wynikającymi z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Fakt ten płatnik powinien potwierdzić podpisem na zawiadomieniu o wszczęciu działań kontrolnych.

Gdzie prowadzone są czynności?

Inspektor kontroli ZUS przeprowadza swoje czynności kontrolne w miejscach wskazanych w art. 90 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Może je prowadzić w siedzibie kontrolowanego płatnika składek bądź w miejscu faktycznego wykonywania przez niego działalności gospodarczej. Kontrole mogą być również wykonywane w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie, w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów.

Ponadto kontrola lub poszczególne jej czynności mogą być przeprowadzane również w siedzibie terenowej jednostki organizacyjnej ZUS. Jest tak wtedy, gdy:

• płatnik nie zapewnił odpowiednich warunków do przeprowadzenia kontroli, a także
• charakter prowadzonych czynności tego wymaga.

W takiej sytuacji płatnik składek zobowiązany jest – na żądanie inspektora kontroli ZUS – wydać określone przez niego dokumenty, związane z zakresem przeprowadzanej kontroli. Przy czym dokumenty te powinien udostępnić na czas niezbędny do przeprowadzenia czynności kontrolnych, nie dłuższy jednak niż 3 tygodnie. Z wydania dokumentów sporządza się protokół, który podpisuje również płatnik składek. Nie oznacza to jednak, że w tym czasie kontrolowany płatnik nie ma dostępu do tych dokumentów. Na jego żądanie ZUS musi bowiem zapewnić mu do nich dostęp. Powyższe wynika z art. 90 ust. 4, ust. 5 i ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Co podlega oględzinom?

O tym, co może zostać poddane kontroli przez inspektora ZUS, informuje art. 86 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Weryfikacja taka obejmować może m.in.:

• zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,
• prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek, do których pobierania zobowiązany jest ZUS.

Więcej na ten temat w GP nr 39 z dnia 16 maja 2013 r., str. 8.

Czas na prowadzenie czynności

Do kontroli płatnika składek będącego przedsiębiorcą, zgodnie z art. 92a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, stosuje się przepisy rozdziału 5 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. W akcie tym w art. 83 ust. 1 ustawodawca jednoznacznie sprecyzował czas trwania kontroli, uzależniając go od wielkości kontrolowanego podmiotu. Czas trwania wszystkich prowadzonych przez dany organ kontroli (w tym ZUS) w jednym roku kalendarzowym wynosi odpowiednio: 12 dni roboczych – dla mikroprzedsiębiorców, 18 dni roboczych – dla małych przedsiębiorców, 24 dni robocze – dla średnich przedsiębiorców, 48 dni roboczych – dla pozostałych przedsiębiorców.

Dwa tygodnie temu inspektor kontroli ZUS zakończył w mojej firmie kontrolę, która trwała 12 dni. Obecnie już ponad sześć dni czynności takie wykonuje pracownik Inspekcji Ochrony Środowiska. Czas trwania kontroli w mojej firmie wynosi 18 dni w roku kalendarzowym. Na jakiej więc podstawie druga kontrola może być prowadzona przez okres dłuższy niż ten limit?

Nie ma przeciwwskazań, aby pracownik Inspekcji Ochrony Środowiska nadal prowadził czynności kontrolne w firmie Czytelnika.

Ograniczenie czasu trwania kontroli odnosi się bowiem do wszystkich kontroli prowadzonych u przedsiębiorcy przez jeden organ kontrolujący, np. przez ZUS. Wobec tego każdej innej instytucji kontrolującej przedsiębiorcę przysługuje taki sam limit dni, tj. w omawianym przypadku 18.

Z treści pytania można wywnioskować, że Czytelnik jest małym przedsiębiorcą. Może w ciągu danego roku kalendarzowego być kontrolowany przez ZUS przez 18 dni roboczych. Przy czym limit ten dotyczy łącznie wszystkich kontroli prowadzonych przez ten organ w ciągu danego roku kalendarzowego. Może być ich zatem więcej, ważne jednak, aby łączny czas ich trwania nie przekroczył wskazanego dla Czytelnika ograniczenia czasowego.

Skoro ZUS przeprowadził już kontrolę i trwała ona 12 dni, to organ ten może jeszcze wykorzystać w tym roku pozostałe 6 dni. Natomiast Inspekcja Ochrony Środowiska może prowadzić u Czytelnika kontrole również przez 18 dni w danym roku kalendarzowym.

Kiedy dłuższa wizyta?

Dopuszczalna jest sytuacja, w której nastąpi przedłużenie czasu trwania kontroli określonego w upoważnieniu do jej przeprowadzenia. Następuje to jedynie z przyczyn niezależnych od organu kontroli i wymaga uzasadnienia na piśmie. Uzasadnienie takie doręcza się przedsiębiorcy i wpisuje do książki kontroli przed podjęciem dalszych czynności kontrolnych. Przedłużenie okresu trwania kontroli nie może jednak naruszać wymienionych wcześniej terminów. Są też przypadki, gdy przepisy dotyczące ograniczeń nie mają zastosowania (art. 83 ust. 2 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej).

Zwracam jednocześnie uwagę, że nie jest możliwe prowadzenie kilku kontroli jednocześnie. Nie można bowiem równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy (poza sytuacjami wymienionymi w art. 82 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej). Jeżeli zatem działalność gospodarcza byłaby już objęta kontrolą innego organu, wówczas organ kontroli ZUS odstąpi od podjęcia czynności kontrolnych oraz może ustalić z przedsiębiorcą inny termin ich przeprowadzenia.

„(…) przepis ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (…) w sposób jednoznaczny wskazuje, że określone w nim limity czasu trwania kontroli odnoszą się do wszystkich kontroli jednego organu kontroli w jednym roku kalendarzowym. (…)”.

Odpowiedź Ministerstwa Gospodarki z dnia 11.10.2012 r. na interpelację poselską nr 8597 w sprawie kontrowersji wokół maksymalnego czasu trwania kontroli w przedsiębiorstwie.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.)

Ustawa z dnia 2.07.2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2013 r. poz. 672)

autor: Aneta Dąbrowska

Gazeta Podatkowa nr 51 (988) z dnia 2013-06-27

Świadczenia chorobowe dla pracowników. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl