Od 1 marca 2013 r. diety za podróż służbową wyliczane są według wspólnego dla obu typów podróży służbowej rozporządzenia. W niektórych przypadkach nowe zasady ustalania diety wzbudzają jednak wątpliwości na etapie ich praktycznego stosowania. Nie wszystkie kwestie sporne, występujące już w poprzednim stanie prawnym, zostały też rozstrzygnięte przez nowe regulacje.
Dieta na przełomie lutego i marca
Z dniem 1 marca 2013 r. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w (…) jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej rozporządzenie o podróży) zastąpiło dwa poprzednie rozporządzenia dotyczące podróży służbowej. Na mocy nowych przepisów m.in. podwyższono stawki diet, w tym diety za krajową podróż służbową. Począwszy od 1 marca br. wzrosła ona do 30 zł za dobę podróży.
Przepisy rozporządzenia o podróży nie przewidziały jednak regulacji przejściowej, która wskazywałaby pracodawcom, jak mają rozliczyć podróż służbową przypadającą w nocy, na przełomie 28 lutego i 1 marca 2013 r. Nie wiadomo, czy w takim przypadku dietę należy ustalić według starej, czy nowej stawki. Pojawia się też koncepcja wyliczenia wysokości diety oddzielnie za czas do upływu 28 lutego 2013 r. i za czas od godz. 000 w dniu 1 marca br. Ze zgłaszanych propozycji najbardziej właściwa wydaje się koncepcja polegająca na rozliczeniu podróży proporcjonalnie do dwóch odcinków, tj. do upływu 28 lutego 2013 r., według obowiązujących w tej dacie zasad ustalania i wysokości diety, oraz od godz. 000 następnego dnia, już zgodnie z nowymi stawkami. Za wyborem takiego sposobu rozliczenia diety, niestety bardzo kłopotliwego w praktyce, przemawia istotny argument. Należy pamiętać, że nie można, bez upoważnienia wynikającego z przepisu przejściowego, stosować do danego stanu faktycznego regulacji nieobowiązującej w momencie jego wystąpienia. Do odcinka podróży służbowej (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) przypadającej od 1 marca 2013 r. (tj. od godz. 000 w tym dniu) trzeba więc stosować przepisy obowiązujące w tym momencie (przykład 1).
Dieta pomniejszona od całości lub połowy
W związku z wejściem nowych przepisów o podróżach służbowych, pracodawcy zostali zobowiązani do pomniejszania diety krajowej w razie zapewnienia pracownikowi częściowego wyżywienia w czasie podróży. I tak za śniadanie i kolację pracodawca „potrąca” 25% diety, a za obiad 50% diety. Pomniejszanie diety krajowej stanowi nowe rozwiązanie w zakresie rozliczania podróży krajowej, problem z jego zastosowaniem pojawia się jednak w przypadku, gdy pracownikowi, z uwagi na długość podróży, przysługuje tylko połowa diety. Literalne brzmienie § 7 ust. 4 rozporządzenia o podróży, przewidującego pomniejszanie diety krajowej, odsyła do diety w wysokości wskazanej w § 7 ust. 1 rozporządzenia, tj. na poziomie 30 zł. Nie jest natomiast uregulowana sytuacja, w której dieta, w przypadku podróży trwającej od 8 do 12 godzin, przysługuje w połowie tej kwoty. Brak jest rozstrzygnięcia, czy należy wówczas pomniejszać tę dietę o określony procent liczony od 30 zł czy też od 1/2 diety, tj. od 15 zł.
Należy jednak zauważyć, iż przyjęcie, że niezależnie od wysokości diety krajowej, jej procentowe pomniejszanie następuje zawsze od kwoty 30 zł, mogłoby doprowadzić do sytuacji, w której dieta należna byłaby inna niż podstawa, od której dokonano zmniejszenia. Nie wydaje się to uzasadnione, dlatego należy przyjąć, że pomniejszenie następuje o określony procent diety należnej w danym przypadku (przykład 2).
Przykład 1
Pracownik odbył krajową podróż służbową (bez zapewnienia posiłków) w dniach 28 luty – 1 marzec 2013 r. Podróż rozpoczęła się o godz. 1430 w dniu 28 lutego br., a zakończyła się o godz. 1400 w dniu następnym. Należne diety należy obliczyć proporcjonalnie do czasu podróży przypadającej do godz. 2400 w dniu 28 lutego br. (9,5 godz.) i od godz. 000 w dniu 1 marca 2013 r. (14 godz.), jednak bez dzielenia tej podróży na dwa niezależne odcinki. Należy więc ustalić proporcje, według których stosuje się dietę w starej i nowej wysokości, a następnie wyliczyć łączną wysokość diet.
Pracownikowi za całą podróż służbową (23,5 godz.) przysługuje jedna dieta, z tym że według starej stawki należy obliczyć 0,40 diety (9,5 godz. : 23,5 godz.), a według nowej 0,60 diety (14 godz. : 23,5 godz.). Wysokość diety wynosi łącznie 27,20 zł, zgodnie z wyliczeniem: 1 dieta × 23 zł × 0,40 = 9,20 zł; 1 dieta × 30 zł × 0,60 = 18 zł; 9,20 zł + 18 zł = 27,20 zł.
Przykład 2
Pracownik odbył krajową podróż służbową w dniu 4 marca 2013 r. w godz. od 1000 do 1900. W podróży przebywał 9 godzin, stąd przysługiwała mu połowa diety (15 zł). Pracownikowi w czasie podróży zapewniono obiad, kwota diety uległa więc zmniejszeniu o 50%. Jej wysokość po uwzględnieniu pomniejszenia wynosi 7,50 zł (50% × 15 zł = 7,50 zł; 15 zł – 7,50 zł = 7,50 zł).
Jak liczyć krajowe części podróży zagranicznej?
Służby kadrowe od dawna borykają się z rozliczaniem krajowych „kawałków” zagranicznej podróży służbowej. W tej kwestii brakuje bowiem pewności, czy krajowe odcinki podróży do granicy i od granicy kraju należy liczyć łącznie, czy rozdzielnie. Zastosowanie określonej metody w sposób wyraźny wpływa na liczbę i wysokość diet.
Przed wydaniem nowego rozporządzenia spotykane były różne interpretacje dotyczące tego problemu, w tym stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy, zgodnie z którym poszczególne, krajowe odcinki podróży zagranicznej należy rozliczać oddzielnie, chyba że przypadają one w tej samej dobie podróży służbowej.
Nowe przepisy nie rozwiały wszystkich wątpliwości, stanowiąc jedynie, że do krajowej części zagranicznej podróży służbowej należy odpowiednio stosować przepisy dotyczące podróży krajowej. Wydaje się, że do czasu wydania przez MPiPS opinii w tej sprawie (o którą wystąpiło nasze Wydawnictwo) należy stosować interpretację przyjętą przez inspekcję pracy.
Podstawa prawna
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167)
autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 22 (959) z dnia 2013-03-18
Płace w sytuacjach wątpliwych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl
I jaka została wyadana interpretacja MPiPS w sprawie podróży zagranicznej dla jej odcinka krajowego?