Wypłacając pracownikowi wynagrodzenie za pracę za pełny miesiąc, składki ubezpieczeniowe od tej wypłaty pracodawca powinien naliczyć w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za miesiąc, w którym dokonano wypłaty. Przedłożenie przez pracownika po wypłacie pensji zaświadczenia lekarskiego o chorobowej niezdolności do pracy za część tego miesiąca wywołuje jednak wątpliwości, czy korygować te rozliczenia.

Świadczenia chorobowe

Pracownik, który jest niezdolny do pracy wskutek choroby trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, ma prawo do co najmniej 80% wynagrodzenia, zwanego wynagrodzeniem chorobowym. W przypadku natomiast pracownika, który ukończył 50. rok życia, wynagrodzenie to przysługuje przez okres do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego. Wynagrodzenie chorobowe pracodawca wypłaca z własnych środków, za każdy dzień chorobowej niezdolności pracownika do pracy.

Za kolejne dni tej niezdolności w danym roku kalendarzowym (czyli odpowiednio od 34. lub 15. dnia choroby) pracownikowi przysługuje już zasiłek chorobowy z ubezpieczenia społecznego (tj. ze środków ZUS).

ZUS za chorego pracownika

Składki społeczne oraz zdrowotną nalicza się pracownikowi od wypłaconego mu (lub postawionego do jego dyspozycji) wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca. Pracodawca nalicza też od niego ewentualne składki na FP, FGŚP i FEP. Natomiast od wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi za czas chorobowej niezdolności do pracy co prawda nie należy naliczać składek społecznych, ale trzeba uwzględnić kwotę takiej wypłaty w podstawie wymiaru składki zdrowotnej.

Od wypłaconego pracownikowi zasiłku chorobowego pracodawca nie nalicza żadnych składek do ZUS.

Nadpłata wynagrodzenia i składek

W przypadku gdy u pracodawcy termin wypłaty wynagrodzeń jest ustalony np. przed upływem danego miesiąca, może się zdarzyć, że pracownik za okres choroby otrzyma wynagrodzenie za pracę zamiast wynagrodzenia chorobowego czy zasiłku.

Wypłacone za okres choroby wynagrodzenie za pracę traktowane jest jako nadpłata, która podlega zwrotowi. Zwrot ten powinien nastąpić na zasadach określonych w art. 87 § 7 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666). Przepis ten pozwala odliczyć z wynagrodzenia za pracę, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

Jeśli więc pracownik dostarczy pracodawcy zwolnienie lekarskie obejmujące m.in. okres, za który powinien otrzymać np. wynagrodzenie chorobowe, a uzyskał już wynagrodzenie za pracę, odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia można dokonać bez zgody pracownika, ale tylko przy najbliższym terminie wypłaty wynagrodzenia (na następnej liście płac, np. za kolejny miesiąc).

Rozliczenie w raportach ZUS

W raportach ZUS sporządzonych za dany miesiąc pracodawca uwzględnia należne składki od wszystkich oskładkowanych wypłat, dokonanych pracownikowi lub postawionych do jego dyspozycji od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego raporty te dotyczą. Przedłożenie przez pracownika zaświadczenia lekarskiego o chorobowej niezdolności do pracy za część tego miesiąca nie ma wpływu na to rozliczenie.

Jeśli więc pracownik dostarczy zwolnienie lekarskie już po wypłacie wynagrodzenia i rozliczeniu składek, a będzie ono obejmowało dni, za które otrzymał wynagrodzenie za pracę, zamiast wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego, pracodawca nie musi sporządzać korekty dokumentów rozliczeniowych przekazanych już do ZUS. W takim przypadku w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za następny miesiąc (czyli na bieżąco) pracodawca rozliczy składki ubezpieczeniowe od wynagrodzenia za pracę uzyskanego przez pracownika w następnym miesiącu, pomniejszonego o nadpłatę wynagrodzenia za poprzedni miesiąc. Z kolei przysługujące pracownikowi wynagrodzenie chorobowe (lub zasiłek chorobowy) za poprzedni miesiąc pracodawca powinien wypłacić mu w najbliższym terminie wypłaty wynagrodzeń.

Wypłacając wynagrodzenie chorobowe pracodawca musi pamiętać, aby naliczyć składkę zdrowotną od tej wypłaty.

Jednak w przypadku długotrwałej choroby (np. związanej z ciążą) konieczna będzie korekta listy płac oraz raportów ZUS za miesiąc, w którym wynagrodzenie zostało nadpłacone.

autor: Dorota Wyderska
Gazeta Podatkowa nr 90 (1340) z dnia 2016-11-10

Świadczenia chorobowe dla pracowników. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl