Przedłużające się postępowanie administracyjne często uniemożliwia załatwienie konkretnej sprawy lub opóźnia planowaną inwestycję. Jakie są terminy rozpoznania sprawy przez urząd i jak można doprowadzić do szybszego jej zakończenia?

Planując konkretną inwestycję należy także wkalkulować czas na załatwienie wymaganych przepisami pozwoleń i decyzji. W tym celu konieczne jest posiadanie wiedzy, ile czasu urząd ma na załatwienie sprawy oraz jakie są możliwości przyspieszenia postępowania i zapobiegania ewentualnej bezczynności urzędów.

Ile czasu na załatwienie sprawy?

Określenie trybu załatwiania spraw oraz terminów, w jakich powinny one zostać przez urząd rozpoznane, zostały uregulowane w Kodeksie postępowania administracyjnego. Organy administracji publicznej zobowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki (art. 35 K.p.a.). Ponadto niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie.

Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania (art. 35 § 3 K.p.a.).

Do wymienionych terminów nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, a także okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu. Do przekroczenia terminu nie dojdzie zatem, jeżeli strona pomimo wezwania nie uzupełniła braków formalnych wniosku (np. nie dołączyła brakującej mapy lub innych niezbędnych dokumentów).

Obowiązki organu

Niezależnie od rodzaju prowadzonej sprawy, w przypadku niezałatwienia jej w terminie organ zobowiązany jest poinformować o tym strony postępowania, podając jednocześnie przyczyny zwłoki oraz informując o nowym terminie załatwienia sprawy. W praktyce często zdarza się, że organ kilkakrotnie informuje o przesunięciu terminu załatwienia sprawy, nie przywołuje jednak żadnych konkretnych okoliczności, a nowy termin także jest przesuwany. Ponieważ K.p.a. stanowi, iż załatwienie sprawy skomplikowanej, co do zasady, nie powinno trwać dłużej niż 2 miesiące, w przypadku zwłoki lub bezczynności organów administracji publicznej strona ma możliwość złożenia zażalenia na niezałatwienie sprawy w terminie.

Jak i do kogo napisać zażalenie?

Na niezałatwienie sprawy w wymienionych terminach lub na postępowanie prowadzone przewlekle stronie służy zażalenie do organu wyższego stopnia. Wykaz organów wyższego stopnia znajduje się w art. 17 K.p.a., gdyż różnią się one w zależności od organu rozpatrującego sprawę w I instancji. Stronie przysługuje także wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, które składa się do organu rozpoznającego sprawę, jeżeli nie ma nad nim organu wyższego stopnia (art. 37 § 1 K.p.a.).

Zażalenie powinno spełniać ogólne wymogi określone w art. 63 § 2 K.p.a., tzn. zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie, którym w tym przypadku będzie wyznaczenie organowi prowadzącemu sprawę ostatecznego terminu do jej załatwienia. Należy także zawrzeć krótkie uzasadnienie, wskazujące w szczególności kiedy zostało wszczęte postępowanie administracyjne i kiedy minął termin na jego zakończenie, natomiast w przypadku wezwania do usunięcia naruszenia prawa – wskazanie, iż doszło do przewlekłości postępowania.

Konsekwencje złożenia zażalenia

Zażalenie rozpatrywane jest przez organ wyższego stopnia. Może on stwierdzić, że zażalenie jest bezzasadne, a do przewlekłości postępowania nie doszło z powodu nieprawidłowego działania strony, np. w postaci złożenia niekompletnego wniosku lub nieuzupełnienia braków formalnych. Jednak jeżeli w ocenie organu zażalenie jest uzasadnione, wyznacza on dodatkowy termin załatwienia sprawy oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych niezałatwienia sprawy w terminie, a w razie potrzeby także podjęcie środków zapobiegających naruszaniu terminów załatwiania spraw w przyszłości. Uznając zażalenie za zasadne, organ ma obowiązek stwierdzić, czy niezałatwienie sprawy w terminie miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa (art. 38 K.p.a.). Niezałatwienie sprawy w terminie ma także konsekwencje porządkowe lub dyscyplinarne dla urzędnika, który z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwił sprawy na czas lub nie dopełnił obowiązku zawiadomienia strony o niezałatwieniu sprawy w terminie i wyznaczeniu nowego terminu. Najważniejszym skutkiem uznania zażalenia jest jednak wyznaczenie przez organ nadrzędny terminu do załatwienia sprawy, co wiąże się z przyspieszeniem postępowania.

W ostateczności pozostaje sąd

Jeżeli pomimo złożenia przez strony zażalenia na bezczynność organów nie zostało ono uwzględnione, stronie pozostaje jeszcze możliwość złożenia skargi do sądu administracyjnego. Zgodnie z art. 52 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, skargę do sądu można wnieść, gdy stronie nie przysługuje żaden środek zaskarżenia, taki jak zażalenie, odwołanie lub wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy, przewidziany w ustawie.

Termin do wniesienia skargi wynosi 30 dni od otrzymania rozstrzygnięcia organu II instancji, bądź po upływie 60 dni od dnia wniesienia wezwania o usunięcie naruszenia prawa, jeżeli organ pozostawił je bez odpowiedzi. Opłata od skargi wynosi 100 zł. Uznając skargę za zasadną sąd stwierdza, czy bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa, a także zobowiązuje organ do dokonania czynności w określonym terminie (art. 149 § 1 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 14.06.1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267)

Ustawa z dnia 30.08.2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2012 r. poz. 270 ze zm.)

autor: Łukasz Wilmiński

Gazeta Podatkowa nr 40 (977) z dnia 2013-05-20

Porady ekspertów na temat rozliczania kosztów podatkowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl