Od dzisiejszego numeru GP rozpoczynamy akcję Bilans 2014. W celu rzetelnego i terminowego sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego, a także jego zatwierdzenia i udostępnienia jednostka musi wykonać wiele czynności, których rodzaj i termin wykonania szczegółowo określa ustawa o rachunkowości. Dlatego na początek prezentujemy harmonogram prac związanych z zamknięciem ksiąg rachunkowych i sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego za 2014 r. Harmonogram ten dotyczy jednostek, których rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym.
Pierwszymi czynnościami, jakich należy dokonać w związku z zamknięciem ksiąg rachunkowych za dany rok obrotowy i sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego, są przeprowadzenie inwentaryzacji oraz – w przypadku jednostek zobowiązanych poddać sprawozdanie finansowe badaniu przez biegłego rewidenta – wybór podmiotu uprawnionego do badania. Należy pamiętać, że zawarcie umowy z podmiotem uprawnionym do przeprowadzenia badania powinno nastąpić w terminie umożliwiającym udział biegłego rewidenta w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych (art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Wyboru tego, na mocy art. 66 ust. 4 wymienionej ustawy, dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki, chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej. Zarząd jednostki nie może dokonać takiego wyboru. Następnie kierownik jednostki zawiera z podmiotem uprawnionym do badania sprawozdania finansowego umowę o badanie i powiadamia go o terminach inwentaryzacji.
Czyje sprawozdania za 2014 r. podlegają badaniu?
Obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta podlegają sprawozdania finansowe jednostek wymienionych w art. 64 ustawy o rachunkowości. Są to m.in. kontynuujące działalność w 2015 r. spółki akcyjne (z wyjątkiem spółek będących w organizacji), a także spółki cywilne, spółki jawne, spółki partnerskie, spółki komandytowe, spółki komandytowo-akcyjne, spółki z o.o., przedsiębiorstwa osób fizycznych, które w 2013 r. spełniły co najmniej dwa z trzech następujących warunków:
a) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
b) suma aktywów bilansu na koniec 2013 r. stanowiła co najmniej 10.368.000 zł,
c) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za 2013 r. stanowiły co najmniej 20.736.000 zł.
Badaniu podlegają również sprawozdania finansowe spółek przejmujących i spółek nowo zawiązanych, sporządzone za rok obrotowy, w którym nastąpiło połączenie, a także roczne sprawozdania finansowe sporządzone zgodnie z MSR.
Jest też grupa jednostek, których obowiązek poddania rocznego sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta nie wynika z ustawy o rachunkowości. Są to jednostki, które dla celów podatku dochodowego różnice kursowe ustalają na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości.
Przeprowadzenie inwentaryzacji
Metody oraz terminy przeprowadzania inwentaryzacji zostały określone w art. 26 ustawy o rachunkowości. Z przepisu tego wynika, że inwentaryzacja dokonywana jest, co do zasady, na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się jednak za dotrzymane, gdy inwentaryzację składników aktywów rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku (art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości). W takim przypadku ustalenie stanu powinno nastąpić przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między dniem spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym, tj. po dniu 31 grudnia 2014 r.
Należy pamiętać, że ten sposób inwentaryzacji nie dotyczy aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości, tj. odpisywanych w koszty z chwilą ich zakupu lub wytworzenia, a także aktywów i pasywów inwentaryzowanych drogą weryfikacji. Muszą być one zinwentaryzowane na ostatni dzień roku obrotowego.
Przykładowe druki inwentaryzacyjne dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Rachunkowość.
W przypadku innych składników aktywów termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzacja została przeprowadzona:
- zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – raz w ciągu 2 lat,
- nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – raz w ciągu 4 lat,
- zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki oraz zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – raz w roku.
Trzeba zaznaczyć, że na koniec roku, w którym nie przypadał termin ich spisu z natury, podlegają one weryfikacji.
Ujawnione w trakcie prac inwentaryzacyjnych różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć, stosownie do art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji, tj. w 2014 r.
Pozostałe obowiązki
Aby dopełnić wszystkich obowiązków związanych z rocznym sprawozdaniem finansowym za 2014 r., jednostki muszą wykonać również wiele innych obowiązków. Wiążą się one nie tylko ze sporządzeniem sprawozdania finansowego, ale także z jego zatwierdzeniem i udostępnieniem.
Rodzaj czynności, jakie należy wykonać, wraz z ostatecznym terminem ich wykonania dla jednostek, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, zaprezentowano w tabeli.
| Lp. | Termin wykonania | Rodzaj czynności i podstawa prawna | ||||
| 1. | IV kwartał 2014 r. | Wybór podmiotu uprawnionego do badania rocznego sprawozdania finansowego za 2014 r. (art. 66 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości). | ||||
| 2. | Od 1 października 2014 r. do 15 stycznia 2015 r. | Inwentaryzacja składników aktywów wymienionych w art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Ten termin dotyczy inwentaryzacji dokonywanej w drodze spisu z natury lub potwierdzenia salda. | ||||
| 3. | Na dzień bilansowy, tj. na dzień 31 grudnia 2014 r. | Inwentaryzacja aktywów i pasywów (art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości), w tym m.in. aktywów pieniężnych, produktów w toku produkcji, materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości oraz aktywów i pasywów inwentaryzowanych drogą weryfikacji. | ||||
| 4. | Na dzień inwentaryzacji | Zestawienie sald inwentaryzowanej grupy aktywów.Służy to porównaniu danych rzeczywistych ustalonych w drodze inwentaryzacji z danymi księgowymi (art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości). | ||||
| 5. | Przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za 2014 r., nie później niż do 26 marca 2015 r. | Porównanie wyników inwentaryzacji ze stanem księgowym, wyjaśnienie, rozliczenie i ujęcie w księgach rachunkowych 2014 r. ujawnionych różnic inwentaryzacyjnych (zgodnie z art. 27 w związku z art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości). | ||||
| 6. | Nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym, tj. do 26 marca 2015 r. | Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za 2014 r. (art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości). | ||||
| 7. | Nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, tj. do 31 marca 2015 r. | Zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych na dzień 31 grudnia 2014 r. (art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości). | ||||
| 8. | Na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego ten rok, tj. do 31 marca 2015 r. | Zamknięcie ksiąg rachunkowych za 2014 r. (art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości).Stan wynikający z zamkniętych ksiąg rachunkowych za 2014 r. stanowi podstawę do sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego za 2014 r. | ||||
| 9. | Nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 31 marca 2015 r. | Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego za 2014 r. (art. 45 ust. 1 i art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości). | ||||
| 10. | Po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego za 2014 r., nie później niż do 31 marca 2015 r. | Podpisanie rocznego sprawozdania finansowego za 2014 r. (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości).Sprawozdanie finansowe podpisuje, podając zarazem datę podpisu, osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. | ||||
| 11. | Nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 31 marca 2015 r. | Sporządzenie sprawozdania z działalności (art. 45 ust. 4 w powiązaniu z art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości).Sprawozdanie to obowiązkowo przygotowują spółki kapitałowe (z o.o. i akcyjne), spółki komandytowo-akcyjne, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółdzielnie i przedsiębiorstwa państwowe. | ||||
| 12. | Do 30 kwietnia 2015 r. | Złożenie rocznego sprawozdania finansowego za 2014 r. w urzędzie skarbowym przez podatników podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe (art. 45 ust. 5 ustawy o pdof – Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.) – wraz z zeznaniem o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w 2014 r. | ||||
| 13. | Nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 30 czerwca 2015 r. | Badanie rocznego sprawozdania finansowego za 2014 r. (art. 64 ust. 1 w powiązaniu z art. 53 ust. 1 i art. 68 ustawy o rachunkowości).Ponieważ w niektórych jednostkach, m.in. w spółkach z o.o., akcyjnych i spółdzielniach, istnieje obowiązek udostępnienia wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom opinii i raportu biegłego rewidenta, badanie musi być ukończone najpóźniej 15 dni przed terminem ich zgromadzenia. W pozostałych jednostkach badanie ukończyć się musi przed terminem zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2014 r. | ||||
| 14. | Najpóźniej na 15 dni przed terminem zgromadzenia wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków, tj. do 15 czerwca 2015 r. | Udostępnienie rocznego sprawozdania finansowego za 2014 r. (art. 68 ustawy o rachunkowości).Niektóre jednostki, w tym m.in. spółki z o.o., spółki akcyjne i spółdzielnie, mają obowiązek udostępnić wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom roczne sprawozdanie finansowe za 2014 r. i sprawozdanie z działalności wraz z opinią i raportem biegłego rewidenta (jeżeli podlegało ono obowiązkowemu badaniu). Spółki akcyjne udostępniają dodatkowo sprawozdanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej. | ||||
| 15. | W ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, tj. nie później niż do 30 czerwca 2015 r. | Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego za 2014 r. przez organ zatwierdzający (art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości). | ||||
| 16. | Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za 2014 r. | Podział lub pokrycie wyniku finansowego za 2014 r. (art. 53 ust. 3 i 4 ustawy o rachunkowości). | ||||
| 17. | W ciągu 10 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2014 r. | Złożenie rocznego sprawozdania finansowego za 2014 r. w urzędzie skarbowym przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych (art. 27 ust. 2 ustawy o pdop – Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.). | ||||
| 18. | W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego, nie później niż do 15 lipca 2015 r. | Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych za 2014 r. (art. 12 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości).Polega ono na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. | ||||
| 19. | W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego za 2014 r., nie później niż do 15 lipca 2015 r. | Złożenie w KRS rocznego sprawozdania finansowego za 2014 r. oraz innych dokumentów (art. 69 ustawy o rachunkowości).Jeżeli sprawozdanie finansowe za 2014 r. nie zostanie zatwierdzone do 30 czerwca 2015 r., to należy je złożyć w rejestrze sądowym dwukrotnie: niezatwierdzone do 15 lipca 2015 r., zatwierdzone 15 dni po jego zatwierdzeniu. | ||||
| 20. | W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2014 r., nie później niż do 15 lipca 2015 r. | Złożenie do ogłoszenia sprawozdania finansowego za 2014 r. oraz innych dokumentów (jeżeli sprawozdanie podlegało obowiązkowemu badaniu):
|
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.)
autor: Monika Kuźbińska
Gazeta Podatkowa nr 90 (1131) z dnia 2014-11-10
Rozliczanie umów cywilnych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl
To zestawienie terminów bądzie bardzo pomocne. Dziękuję.
Świetny Artykuł! Zresztą jak większość tutaj