Grudzień w firmie to przede wszystkim czas podsumowań i analiz związanych z mijającym rokiem oraz planowania różnych zadań na rok nadchodzący. Jednak, mimo natłoku obowiązków z tym związanych, przedsiębiorcy starają się równocześnie pamiętać, że jest to także czas świąteczny. Stąd gwiazdkowe dekoracje w biurach, świąteczne gratyfikacje dla pracowników czy życzenia i drobne upominki dla kontrahentów oraz spotkania o charakterze integracyjnym. Takie działania wymagają ponoszenia wydatków, które nie pozostają obojętne podatkowo.

Świąteczny wystrój

Świąteczne aranżacje najczęściej można spotkać w miejscach, w których firma przyjmuje partnerów biznesowych oraz tam, gdzie pojawia się najwięcej klientów. Stąd biura, restauracje, banki, hotele, kawiarnie oraz galerie handlowe prześcigają się w pomysłach na ich wykonanie. Oprócz okolicznościowych dekoracji w niektórych branżach, w tym zwłaszcza w handlu, można również zauważyć pracowników w specjalnych strojach ze świątecznymi elementami.

Chociaż firmowe wydatki na świąteczny wystrój, którego symbolem są choinki i girlandy, stanowią element szeroko rozumianych działań marketingowych, nie można uznać, że mają one charakter reprezentacyjny, co z kolei powodowałoby konieczność wyłączenia ich z kosztów podatkowych. Rzeczywiście, przyczyniają się do określonego sposobu postrzegania firmy przez klientów i współpracowników, jednak nie można uznać, że są to wydatki niestandardowe. Praktyka gospodarcza wypracowała i ustanowiła w tym zakresie określone zachowania i zwyczaje. Celem podejmowania działań związanych ze świątecznym wystrojem firmy jest przede wszystkim stworzenie przyjaznej atmosfery poprzez nawiązanie do tradycji i kultury obyczajowej. Mają one ponadto zachęcić klientów do skorzystania z firmowej oferty. W konsekwencji nie ma przeszkód, aby przedsiębiorcy zaliczali w ciężar kosztów podatkowych wydatki związane ze świątecznym udekorowaniem firmy.

Spotkania integracyjne

Koszty podatkowe w firmie na ogólnych zasadach mogą obciążać firmowe wydatki związane ze zorganizowaniem grudniowego spotkania integracyjnego dla pracowników. Jednak firma rozliczając je w kosztach jako organizator powinna zadbać o to, aby posiadać dowody dokumentujące integrujący i motywacyjny charakter imprezy pracowniczej. W tym celu podatnik powinien dysponować dokumentacją, z której jednoznacznie będzie wynikać charakter danego spotkania (np. ramowym programem imprezy integracyjnej), zakres zrealizowanej usługi oraz która będzie potwierdzać, do kogo zostało ono skierowane.

W wielu przypadkach w spotkaniach integracyjnych, oprócz pracowników, uczestniczą zaproszeni goście, w tym członkowie rad nadzorczych i organów stanowiących oraz przedstawiciele właścicieli. Tymczasem z ustawy o pdop wynika m.in., że wydatki na rzecz przedstawicieli udziałowców i członków rady nadzorczej nie są kosztami podatkowymi. Wydatki na rzecz udziałowców podlegają wyłączeniu z kosztów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o pdop. Natomiast wydatki na rzecz członków rady nadzorczej wyłącza z kosztów art. 16 ust. 1 pkt 38a powołanej ustawy. W konsekwencji przedsiębiorca, który na spotkanie integracyjne zaprosi takich gości, musi ustalić, jaka część wydatków na jego organizację ich dotyczy, czyli jaka ich część nie podlega zaliczeniu w ciężar kosztów podatkowych. Organy podatkowe zasadniczo kwestionują również możliwość zaliczania do kosztów podatkowych wydatków związanych z uczestnictwem w imprezie integracyjnej zaproszonych kontrahentów.

Po stronie pracownika uczestnictwo w imprezie integracyjnej nie powoduje powstania przychodu z nieodpłatnych świadczeń. Problem ten został rozstrzygnięty w wyroku TK z dnia 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13. Trybunał wskazał w nim m.in., że dla powstania pracowniczego przychodu z nieodpłatnych świadczeń istotne jest otrzymanie świadczenia. Bez tego elementu nie można w ich przypadku mówić o powstaniu przychodu, gdyż nie mogą one być jedynie postawione do dyspozycji. Ponadto bez skonkretyzowanego i indywidualnie przypisanego świadczenia brak jest podstaw do określenia jego wysokości.

Upominki dla kontrahentów

W okresie świątecznym wiele firm przygotowuje dla kontrahentów drobne, zwyczajowe upominki. Kosztowa kwalifikacja tego typu wydatków zależy od tego, czy mają charakter reprezentacyjny, czy reklamowy. Cech reprezentacyjnych nie można przypisać działaniom polegającym na wręczaniu klientom (kontrahentom) niskocennych tzw. gadżetów opatrzonych logo firmowym (m.in. długopisów, smyczy, notesów, kubków, kalendarzy, pen-drivów). One bowiem przede wszystkim mają na celu rozpowszechnianie marki. Spełniają zatem przesłanki do uznania ich za wydatki reklamowe podlegające zaliczeniu do kosztów podatkowych. Trzeba jednak wyraźnie podkreślić, że charakteru reklamowego nie mają eleganckie i wartościowe upominki wręczane tylko wyselekcjonowanym kontrahentom, jak również coraz popularniejsze tzw. kosze prezentowe zawierające markowe słodycze oraz alkohole. Tego typu prezenty stanowią wyłączone z kosztów wydatki reprezentacyjne.

Pracownicze gratyfikacje pieniężne

W okresie przedświątecznym pracodawcy przyznają pracownikom różnego rodzaju świadczenia mające zrekompensować ponoszone w tym okresie zwiększone wydatki. Najprostszym z punktu widzenia pracodawcy sposobem gratyfikacji pracowniczej jest świąteczna premia pieniężna, która charakterem zbliżona jest do nagrody uznaniowej. Koszty związane z realizacją tego rodzaju świadczeń kwalifikują się do kategorii tzw. kosztów pracowniczych i mogą być ujęte w kosztach uzyskania przychodów na zasadach ogólnych.

Po stronie pracownika, który otrzymuje taką premię, powstaje przychód ze stosunku pracy, gdyż zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o pdof, przychodami z tego źródła są m.in. wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne otrzymane od zakładu pracy. Przychód ten podlega opodatkowaniu.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.)

autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 96 (1137) z dnia 2014-12-01

Koszty podatkowe w firmie – wybrane zagadnienia. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl