Wartość posiłków finansowanych pracownikom przez pracodawcę stanowi dla nich przychód ze stosunku pracy. Taki przychód pracodawca powinien uwzględnić im w podstawie wymiaru składek ZUS. Jeżeli jednak spełnione zostaną określone warunki, wówczas takie świadczenie może korzystać ze zwolnienia z oskładkowania, niezależnie od tego, czy pracodawca dobrowolnie je finansuje czy zobowiązują go do tego przepisy bhp.

Posiłki profilaktyczne

Pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych pracodawca ma obowiązek zapewnić nieodpłatnie posiłki w formie jednego dania gorącego (zobowiązują go do tego przepisy bhp).

Wartość posiłków wydawanych pracownikom przez pracodawcę zobowiązanego do ich zapewnienia na podstawie przepisów bhp nie stanowi dla nich podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (także ubezpieczenie zdrowotne). Zwolnienie z oskładkowania wynika z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949), zwanego rozporządzeniem składkowym. Przepis ten ma zastosowanie także wówczas, gdy pracodawca zapewnia przyrządzenie posiłków przez pracowników we własnym zakresie z otrzymanych od niego produktów.

Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego zwolnione z oskładkowania są również bony, talony, kupony lub inne dowody uprawniające do otrzymania na ich podstawie gotowych posiłków profilaktycznych, jeśli pracodawca nie ma możliwości ich wydawania.

Natomiast ze zwolnienia składkowego nie może korzystać wartość udostępnianych pracownikom posiłków lub świadczeń w postaci bonów, talonów czy kuponów żywieniowych realizowanych po ich godzinach pracy. Posiłki profilaktyczne pracodawca powinien bowiem zapewnić pracownikom w czasie regulaminowych przerw w pracy (zasadniczo po 3-4 godzinach pracy). Stanowi o tym § 6 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. 1996 r. nr 60, poz. 279 ze zm.). Jeśli pracodawca nie ma możliwości wydawania pracownikom posiłków profilaktycznych, może im je m.in. zapewnić poprzez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku, ale również w czasie pracy (§ 2 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów…). Obowiązujące przepisy wprowadzają więc wyraźne ograniczenie nie tylko co do miejsca, ale i czasu realizacji obowiązku zapewnienia pracownikom posiłków profilaktycznych.

Zwolnienia składkowego na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego nie można też zastosować, gdy pracodawca zobowiązany przepisami bhp do wydawania pracownikom posiłków profilaktycznych, mimo że ma możliwość ich wydawania, zmieni sposób realizacji tego obowiązku poprzez wydawanie pracownikom np. kart przedpłaconych służących nabywaniu przez nich produktów żywnościowych celem przyrządzenia posiłków profilaktycznych (por. interpretację Oddziału ZUS w Gdańsku z dnia 16 marca 2020 r., znak: DI/100000/43/74/2020).

Posiłki do 190 zł

Zwolniona ze składek ZUS jest też wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu, do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190 zł. Takie zwolnienie wynika z § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego. Jednak przepis ten można zastosować tylko wtedy, gdy łącznie spełnione są następujące warunki:

• pracodawca udostępnia pracownikom posiłki, co oznacza, że z wyłączenia, o którym mowa, nie korzysta wartość posiłków przygotowywanych przez pracowników,
• udostępnianie posiłków nie może zostać zastąpione wypłatą ekwiwalentu za te świadczenia,
• wartość przedmiotowych świadczeń nie może przekraczać miesięcznie kwoty 190 zł,
• udostępnianie posiłków odbywa się np. poprzez przekazywanie bonów, talonów, kuponów lub kart żywieniowych uprawniających do otrzymania dań jedynie w postaci gotowej lub przetworzonej, co wyklucza zakup artykułów spożywczych służących do jego przygotowania,
• realizacja bonów, talonów, kuponów lub kart następuje wyłącznie w punktach gastronomicznych (np. barach, stołówkach, restauracjach).

Warto też zwrócić uwagę, że w tym przepisie ustawodawca posługuje się pojęciem „posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia”, tj. rozumianych jako usługa gastronomiczna, w szczególności w postaci dania gotowego do spożycia. Nie można zatem przyjąć, że ze zwolnienia na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego mogłaby również korzystać kwota dofinansowania przez pracodawcę udostępnionych pracownikom do spożycia wyłącznie napojów bezalkoholowych, np. w postaci soków czy wody. Oddział ZUS w Lublinie w interpretacji z dnia 8 stycznia 2020 r., znak: WPI/200000/43/1150/2019, wyjaśnił, że soki czy woda, kupowane i spożywane samodzielnie, nie stanowią posiłku w rozumieniu powołanego § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego i dlatego wartość takiego świadczenia należy uwzględnić pracownikom w podstawie wymiaru składek ubezpieczeniowych.

W treści § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego nie zostały wymienione formy zapewnienia pracownikom posiłków. Można więc sądzić, że dopuszcza się tutaj każdą formę ich finansowania, np. mogą to być karty lunchowe. Jeżeli będą one uprawniały pracowników do otrzymania wyłącznie dań gotowych do spożycia, to wtedy ich wartość będzie zwolniona ze składek ZUS na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego. Gdyby jednak takie karty uprawniały do otrzymania również produktów spożywczych, to wartość kart pracodawca powinien oskładkować. Szeroki zakres pojęcia „produkty spożywcze” powoduje bowiem, że można do nich zaliczyć także gumę do żucia czy dropsy, które trudno ująć w ramy tzw. posiłku czy nawet produktu do jego przygotowania. Tego typu działanie nie nosi znamion udostępniania pracownikom posiłków gotowych do spożycia (por. interpretację Oddziału ZUS w Gdańsku z dnia 18 maja 2015 r., znak: DI/100000/43/407/2015.

Gdy pracodawca wypłaci pracownikom środki pieniężne z przeznaczeniem na zakup posiłków, taką wypłatę powinien wliczyć im do podstawy wymiaru składek.

Prawa i obowiązki kontrolowanego przedsiębiorcy. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl